Met nieuw domein starten (Ondernemer)

Wanneer je voor het eerst inlogt in je Yuki-domein, is je domein, met één of meer administraties, nog zo goed als leeg. Yuki werkt volledig op basis van de documenten en gegevens die jij aanlevert; wat niet wordt aangeleverd, kan niet worden geboekt. Liever iets te veel dan te weinig.

Het is daarom belangrijk om in de opstartfase alle relevante informatie over je bedrijf met je accountant te delen zodat de backoffice medewerkers weten met wat voor soort bedrijf ze te maken hebben en welke zaken specifiek zijn. 

Hoe vaker je documenten aanlevert, hoe betrouwbaarder je cijfers zijn. Wij adviseren om wekelijks op een vaste dag alles aan te leveren. Lukt dit niet? Zorg dan dat je dit minimaal maandelijks doet om extra kosten te voorkomen.

Controleer voordat je begint of je hardware en software voldoen aan de actuele systeemeisen!

Verwerkersovereenkomst bevestigen

Met de komst van de GDPR is het voor een accountantskantoor noodzakelijk om een zogenaamde verwerkersovereenkomst met je af te sluiten. 

In de verwerkersovereenkomst staan afspraken over de verwerking van persoonsgegevens, procedure rondom datalekken, recht op audits en de softwarebeveiliging.

Zodra het accountant de verwerkersovereenkomst heeft klaargezet, dient deze digitaal te worden bevestigd door de eigenaar van het domein of een gebruiker met de rol 'Directie'.

Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Verwerkersovereenkomst voor domein bevestigen.

Starten met je domein (met één of meer administraties)

Om je domein zo efficiënt mogelijk in te richten, alle relevante gegevens (waaronder documenten en banktransacties) van je bedrijf aan te leveren en deze na verwerking te controleren en indien nodig hierover een vraag te stellen, doorloop je de volgende stappen:

1. Bedrijfsinformatie aanleveren
2. Wie gaat de btw-aangifte verzorgen?
3. Domein instellen
4. Documenten en banktransacties aanleveren
5. Gegevens bekijken en controleren
   
6. Vragen stellen aan accountant.

Lees de verschillende stappen zorgvuldig door en volg de instructies zoveel mogelijk op. Je krijgt ook regelmatig tips die ervoor zorgen dat je administratie(s) juist, volledig en tijdig kan worden bijgewerkt.

Stap 1. Bedrijfsinformatie aanleveren

De backoffice heeft basisgegevens nodig om te begrijpen hoe jouw bedrijf in elkaar steekt. Lever in de opstartfase de volgende zaken aan:

• NAW gegevens en rechtsvorm
• Boekjaar en startdatum van administratie
• Beginstand van administratie (beginbalans, openstaande debiteuren en crediteuren)
• Kassa, bedrijfskas of contante transacties in administratie.

Stap 2. Wie gaat de btw-aangifte verzorgen?

Samen met je accountant leg je vast wie de btw-aangifte gaat verzorgen en indienen:

• Doet de accountant de aangifte voor jou, of ga je dit zelf doen?
• Als je het zelf doet, richt je dit in via de specifieke btw-instellingen in Yuki.

Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Wie verzorgt de btw-aangifte: de accountant of jijzelf? en Zelf als ondernemer btw-aangifte doen in Yuki.

Stap 3. Domein instellen

Richt je domein in Yuki in naar de behoeften van jouw bedrijf:

• persoonlijke instellingen: elke gebruiker kan eigen voorkeuren instellen (dit heeft geen invloed op de werking van Yuki).
• functionele instellingen: leg instellingen vast die de werking van Yuki beïnvloeden en maak de benodigde extra gebruikers aan in het domein.

Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Instellingen domein en Gebruiker(s) aanmaken in mijn domein.

Stap 4. Documenten en banktransacties aanleveren

Om met de daadwerkelijke boekhouding te beginnen, is het belangrijk dat alle documenten (zoals facturen en banktransacties worden aangeleverd in Yuki:

• scannen, handmatig uploaden via je computer of mobiele telefoon
• automatisch synchroniseren met je bank
• documenten rechtstreeks e-mailen naar je unieke Yuki e-mailadres.

Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Scannen, uploaden, synchroniseren en/of mailen van documenten. Documenten aanleveren en Banktransacties aanleveren.

Stap 5. Gegevens verwerkte documenten en banktransacties bekijken/controleren

Nadat de accountant je documenten en banktransacties heeft verwerkt, kun je de resultaten inzien. Afhankelijk van jouw gebruikersrol en bijbehorende rechten kun je:

• documenten en transacties bekijken
• documentgegevens bewerken
• documenten eventueel verwijderen (indien onjuist aangeleverd).

Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Documentgegevens voor ondernemer,  Documentbewerking voor ondernemer en Document verwijderen door gebruiker.

Stap 6. Vragen stellen aan accountant

Wanneer je een vraag of een opmerking hebt over een verwerkt document, een banktransactie of een boeking kun je vanaf verschillende plekken in Yuki direct een vraag stellen aan de accountant:

• rechtstreeks vanuit specifiek document, banktransactie of boeking
• centraal via de Postbus.

Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Vraag stellen en Vragen (communicatie tussen backoffice en gebruiker).