Met nieuw domein starten (ondernemer)

Gewijzigd op Do, 27 Jun om 10:45 AM

Als je voor het eerst inlogt in je eigen domein, met één of meer administratie(s), merk je dat die vrijwel leeg is. De accountant weet nog niets van je bedrijf en heeft nog geen documenten van je ontvangen. Yuki werkt helemaal op basis van informatie die jij aan Yuki aanlevert. Alle informatie die niet wordt aangeleverd kan vanzelfsprekend ook niet worden geboekt in je administratie. Het is dus belangrijk dat je aan Yuki alles aanlevert wat relevant is voor je administratie. Liever iets te veel dan iets te weinig.

In de opstartfase vragen we je dan ook de nodige informatie over je onderneming aan je accountant te verstrekken zodat de backoffice medewerkers goed begrijpen met wat voor bedrijf ze te maken hebben en welke zaken specifiek zijn.

TIP!

Hoe vaker je informatie aan Yuki aanlevert, hoe betrouwbaarder de informatie in Yuki is. Wij adviseren om één keer per week alles aan te leveren. Kies daarvoor een vaste dag. Als dat niet lukt, zorg er dan voor dat je minimaal maandelijks je spullen aanlevert. Dat bespaart je ook extra kosten.

Voordat je begint controleer je even of je hard- en software aan de systeemeisen voldoet!

Dit artikel is bedoeld om jou stap voor stap tijdens het starten met je domein te begeleiden. Lees de verschillende stappen zorgvuldig door en volg de instructies zoveel mogelijk op. Je krijgt ook regelmatig tips die ervoor zorgen dat je administratie(s) juist, volledig en tijdig kan worden bijgewerkt.

Verwerkersovereenkomst

Met de komst van de GDPR is het voor een accountantskantoor noodzakelijk om een zogenaamde verwerkersovereenkomst met je af te sluiten. Op 25 mei 2018 is deze nieuwe overeenkomst bij het accountantskantoor in werking getreden.

In de verwerkersovereenkomst staan de afspraken die worden gemaakt over de verwerking van persoonsgegevens, procedure rondom datalekken, recht op audit en de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen die zijn genomen in de software.

Zodra het accountantskantoor de verwerkersovereenkomst beschikbaar heeft gesteld, dient deze te worden bevestigd door de eigenaar van het domein of een gebruiker met de rol 'Directie'.

Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Verwerkersovereenkomst voor domein bevestigen.

Stap 1. Informatie over bedrijf aanleveren

Tijdens de opstartfase met de accountant moet de volgende informatie over je bedrijf (administratie in Yuki worden aangeleverd:

Stap 2. Wie gaat de btw-aangifte verzorgen?

Tijdens de opstartfase met de accountant moet worden vastgelegd wie de btw-aangifte gaat verzorgen:

Stap 3. domein instellen

In een domein kan elke gebruiker zijn of haar persoonlijke voorkeuren vastleggen, deze hebben weinig invloed op de werking van Yuki. Daarnaast kunnen er ook instellingen vastgelegd worden die de werking van Yuki wel beïnvloeden.

Stap 4. Te verwerken documenten en banktransacties aanleveren

Om echt met een boekhouding te beginnen, is het belangrijk dat alle documenten (zoals facturen en bankafschriften) en banktransacties worden aangeleverd in Yuki:

Stap 5. Verwerkte documenten en banktransacties bekijken/controleren

Na het verwerken van je documenten en banktransacties door de accountant heb je de mogelijkheid om de verwerkte gegevens te bekijken en eventueel te bewerken. Dit laatste is afhankelijk van je rol en de daarbij behorende rechten in een domein:

Stap 6. Vragen stellen aan accountant

Wanneer je een vraag of een opmerking hebt over een verwerkt document of een banktransactie kun je deze in Yuki vanuit verschillende plaatsen aan je accountant stellen: