Documenten aanleveren

Je administratie in Yuki wordt opgebouwd aan de hand van de documenten en banktransacties die je aanlevert. In dit artikel wordt beschreven hoe je dit zo efficiënt mogelijk voor documenten kunt doen.

Gouden regel van Yuki: "Alles is zakelijk"

Het is niet altijd direct duidelijk of een uitgave zakelijk of privé is. Yuki hanteert daarom een simpel uitgangspunt: alle bonnetjes en facturen die je aanlevert, worden als zakelijk geboekt.

TIP!

Mocht je accountant achteraf van mening zijn dat bepaalde kosten toch privé waren? Geen probleem, dit kan achteraf heel eenvoudig worden gecorrigeerd naar privé.

Documenten direct aanleveren

Wacht niet tot het einde van het kwartaal, maar houd je administratie zo actueel mogelijk:

• Zakelijke pdf-facturen: Stuur deze direct bij ontvangst door naar het unieke Yuki e-mailadres voor documenten van je administratie.
  
  LET OP!
  Alleen bestanden in de e-mail die groter zijn dan 100 KB worden in Yuki als document toegevoegd aan de workflow voor te verwerken documenten.
  
  
• Zakelijke bonnetjes: Scan deze direct (of elke avond) met de Yuki Assistant app op je telefoon.
• Papieren post en Belastingdienst: Scan brieven van de Belastingdienst en papieren facturen direct in en mail ze naar je Yuki-mailadres.
• Handmatige bankbestanden: Kan een bankrekening niet gekoppeld worden met Yuki? Lever de gedownloade bankbestanden dan zeer regelmatig aan (minimaal elk kwartaal).

Juiste volgorde en sortering

Eerst documenten, dan pas de banktransacties

Voor een optimale automatische herkenning door Yuki is het essentieel dat je eerst de facturen aanlevert en pas daarna de banktransacties. Hierdoor kan Yuki de betalingen direct aan de juiste factuur koppelen.

Sorteren per administratie en documenttype

Heb je meerdere BV's of administraties binnen je Yuki-domein?

• Sorteer de documenten vooraf per administratie.
• Sorteer ze vervolgens per documenttype voordat je gaat uploaden of scannen (bijv. eerst alle verkoopfacturen, dan inkoopfacturen, dan bonnetjes, en tot slot de bankbestanden).

Belangrijke richtlijnen per documenttype

Inkoopfacturen and pdf's

• 1 factuur = 1 pdf: Zorg ervoor dat je per pdf-bestand maar één factuur aanlevert. Bestaat een factuur uit drie pagina's? Scan deze dan in als één document van drie pagina's.
• Geen splitsing achteraf: Yuki kan een eenmaal aangeleverde pdf achteraf niet meer opsplitsen.
• Controle: Controleer na het uploaden in het overzichtscherm altijd of het aantal geüploade documenten klopt met wat je hebt geteld.

Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Bestanden uploaden vanuit Postbus.

Bonnetjes (Parkeren, lunch, tanken)

• Weinig bonnetjes? Scan ze gewoon direct stuk voor stuk met de Yuki Assistant app.
• Veel bonnetjes? Verzamel ze en maak één keer per week of maand een verzamellijst per categorie (bijv. alle parkeerbonnen). Vermeld de datum, het bedrag en de btw per bon, inclusief een eindtotaal.
  
  Je kunt meerdere bonnen als één document scannen als aan een aantal voorwaarden is voldaan.
  
  Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Meerdere bonnen als één document scannen.
  
  Yuki heeft ook een elektronisch onkostendeclaratieformulier, waarop je zelf alle uitgaven die je privé hebt betaald in één keer kunt declareren.
  
  Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Elektronische onkostendeclaratie aanmaken.

Tankbonnen

Als je veel zakelijke kilometers rijdt, is het raadzaam om een tankkaart te gebruiken. Dit zorgt voor minder administratief werk (en dus kostenbesparing) en dient beter als bewijs voor de belastingdienst. Kijk bijvoorbeeld eens op www.mkb-brandstof.nl.

Scanners

• Sommige scanners beschikken over software waarmee je documenten rechtstreeks naar Dropbox of Google Drive kunt scannen. Als je Dropbox of Google Drive met Yuki hebt gedeeld, vind je de gescande documenten in de Postbus onder Historie of Digitale post.
• Als je scanner over een e-mailfunctie beschikt, kun je ook het e-mailadres voor documenten in Yuki gebruiken om je documenten aan te leveren. 

Herinneringen en aanmaningen

Deze hoeven normaal gesproken niet in de administratie te worden opgenomen.

Uitzondering: Lever de aanmaning wél aan als er een boete of rente op staat die je moet betalen.

Ontbreekt de originele factuur nog? Vraag dan een kopie op bij de leverancier; Yuki heeft deze nodig voor de btw-aftrek.

Verkoopfacturen

• Via Verkoop functionaliteit: Maak je je facturen via de ingebouwde Yuki Verkoop functionaliteit? Dan worden ze direct automatisch geboekt en gearchiveerd.
  Deze functionaliteit is alleen beschikbaar wanneer een gebruiker met de rol 'Directie' de bundel Small, Medium, Large of Unlimited heeft gekozen via de Yuki Store in het domein.
• Buiten Yuki om: Maak je facturen in Word, Excel of een ander programma? Lever ze dan aan als pdf of scan. Zorg er altijd voor dat je KvK-nummer, btw-nummer en bankrekeningnummer duidelijk op de factuur staan.

TIP!

Wanneer je gebruikt maakt van briefpapier maar de verkoopfacturen op blanco papier of als pdf aanlevert aan Yuki, kun je deze rechtstreeks in de ordner 'Verkoop' plaatsen.

Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Geprinte verkoopfacturen (zonder briefpapier) aanleveren.

Salaris & Overige documenten

• Salarisverwerking: Verwerkt de accountant de salarissen? Lever dan de loonjournaalposten en andere salaristransacties aan.
• Overig: Denk aan belastingaanslagen, boetes, treinkaartjes, etc. De regel is hier: liever één document te veel aangeleverd dan één te weinig!