Vragen (communicatie tussen backoffice en gebruiker)

De Postbus in Yuki fungeert als de directe communicatielijn tussen de backoffice en de gebruikers in een domein. Om de privacy en efficiëntie te waarborgen, is de toegang tot deze communicatie strikt geregeld op basis van gebruikersrollen.

Zichtbaarheid van vragen per gebruikersrol

Wie welke vragen en antwoorden kan inzien, hangt af van de toegekende rol binnen het domein:

• Standaardgebruikers: Kunnen uitsluitend hun eigen gestelde vragen en de daarop ontvangen antwoorden bekijken en afhandelen.
• Directie, Externe accountant of Financiële administratie: Hebben volledige inzage. Zij kunnen alle vragen en antwoorden van alle gebruikers binnen het domein zien en beheren.
• Backoffice: Kan alle aan hem of haar toegewezen vragen vanuit het accountant portaal bekijken en direct binnen het specifieke domein afhandelen.

E-mailnotificatie

Zodra de backoffice een vraag stelt, een mededeling plaatst of een antwoord verstuurt, ontvangt de gebruiker direct een notificatie op zijn of haar inlog-e-mailadres met een veilige, directe link naar het bericht in Yuki.

Toegang tot Vragen

Om toegang te krijgen:

• klik je op het icoon Postbus in de navigatiebalk
• klik je in het nu geopende scherm onder Vragen op Totaaloverzicht
  
  

Overzicht Vragen

De statussen die in dit overzicht worden getoond zijn afhankelijk van je rol. Een gebruiker met de rol 'Backoffice' krijgt een ander scherm te zien dan alle andere gebruikers.

In dit overzicht worden de volgende statussen van vragen getoond:

Backoffice

• Openstaande vragen: vragen die actie of antwoord vereisen
• Vragen doe nog door klant beantwoord moeten worden; vragen die door de gebruiker nog beantwoord moeten worden.

Gebruiker

• Openstaande vragen voor jezelf: vragen die van jou actie of antwoord vereisen.
• Antwoorden van Yuki (backoffice): vragen die door de backoffice zijn beantwoord en klaarstaan voor jouw beoordeling.
• Vragen in behandeling voor Yuki: vragen die jij hebt ingestuurd en die momenteel door de backoffice worden verwerkt.

Nieuwe vraag stellen

Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen twee soorten vragen:

• algemene vraag
• vraag over specifiek document, banktransactie of boeking,

Voor een uitgebreide beschrijving over de afhandeling van een algemene vraag zie artikel Vraag van backoffice aan gebruiker of Vraag van gebruiker aan backoffice.

Algemene vraag stellen

Dit is een losstaande vraag die niet direct gekoppeld is aan een specifiek document, banktransactie of boeking.

Om zelf een nieuwe algemene vraag te stellen:

• klik je op het icoon Postbus in de navigatiebalk
• klik je bovenin het nu geopende scherm op de knop Vraag
  
  
  OF
  
  
• klik je in het nu geopende scherm onder Vragen op Totaaloverzicht
• klik je bovenin het nu geopende scherm op de knop Nieuw.

LET OP!

Het invoerscherm dat opent, is afhankelijk van je rol. Een gebruiker met de rol 'Backoffice' krijgt een ander scherm te zien dan alle andere gebruikers.

Vraag over specifiek document, banktransactie of boeking stellen

Wanneer een vraag betrekking heeft op een specifieke inkoopfactuur, verkoopfactuur, banktransactie of boeking, kun je de vraag hier direct aan koppelen.

Backoffice

• Open het desbetreffende document, banktransactie of boeking in Yuki
• Klik op de knop Vraag aan gebruiker.

Gebruiker

• Open het desbetreffende document, banktransactie of boeking in Yuki
• Klik op de knop Stel een vraag aan de backoffice.

Voordeel: De backoffice of de gebruiker ziet direct over welk document, banktransactie of boeking de vraag gaat, wat zorgt voor een snellere afhandeling.

LET OP!

Het invoerscherm dat opent, is afhankelijk van je rol. Een gebruiker met de rol 'Backoffice' krijgt een ander scherm te zien dan alle andere gebruikers.