Scannen en uploaden, synchroniseren en/of mailen van documenten

Het aanleveren van documenten aan Yuki kan op verschillende efficiënte manieren. Hieronder vind je een gestructureerd overzicht van de vijf methoden, de ondersteunde bestandsformaten en de belangrijkste instellingen.

Ondersteunde bestandsformaten

Je kunt documenten in de volgende formaten aanleveren:

• Afbeeldingen: .PNG, .JPG, .JPEG
• Documenten: .PDF, .DOCX (Word).

Voor een uitgebreide beschrijving van het aanleveren van documenten zie artikel Documenten aanleveren.

Methode 1. Scannen en uploaden

Je kunt de documenten eerst scannen naar je computer om ze vervolgens via de Postbus in Yuki naar je domein te uploaden.

Scanners

• Sommige scanners hebben software waarmee je ook kunt scannen naar Dropbox of Google Drive. Wanneer je Dropbox of Google Drive hebt gedeeld met Yuki vind je de gescande documenten terug in de Postbus bij Historie of Digitale post.
• Heeft je scanner een mailfunctie dan je ook gebruik maken van het e-mailadres voor documenten in Yuki om je documenten aan te leveren.

Voor een uitgebreide beschrijving van het uploaden van bestanden zie artikel Bestanden uploaden vanuit Postbus.

Methode 2. Via gedeelde Dropbox folder synchroniseren

Eén van de meest gebruikte aanlevermethode is het aanleveren via Dropbox. Dit is (in de basis) gratis opslagmedia in de cloud. Als je al Dropbox hebt kun je in je Dropbox directory een folder aanmaken die je vervolgens deelt met 'support@yuki.nl'.

Als de gedeelde folder door Yuki is geaccepteerd, zullen we onder de aangemaakte folder allerlei subfolders creëren die de indeling van je digitale archief volgen. Als je vervolgens documenten in de folder(s) plaatst zal Yuki deze oppikken en in de juiste ordner plaatsen.

Deze documenten zullen vervolgens verwijderd worden van de Dropbox folder. 

Voor een uitgebreide beschrijving van het delen van een Dropbox folder zie artikel Dropbox.

Methode 3. Via gedeelde Google Drive folder synchroniseren

Eén van de meest gebruikte aanlevermethode is het aanleveren via Google Drive. Dit is (in de basis) gratis opslagmedia in de cloud. Als je al Google Drive hebt kun je in je Google Drive directory een folder aanmaken die je vervolgens deelt met  'support@yukisoftware.nl'.

Als de gedeelde folder door Yuki is geaccepteerd, zullen we onder de aangemaakte folder allerlei subfolders creëren die de indeling van je digitale archief volgen. Als je vervolgens documenten in de folder(s) plaatst zal Yuki deze oppikken en in de juiste ordner plaatsen.

Deze documenten worden nadat Yuki ze heeft opgehaald in de drive map 'verwerkt' geplaatst. Deze map kun je zelf weer leeg maken.

Voor een uitgebreide beschrijving van het delen van een Google Drvie folder xie artikel Google Drive.

Methode 4. Documenten e-mailen

Je kunt documenten op drie verschillende manieren naar Yuki mailen, afhankelijk van het doel en de gewenste map:

Aandachtspunten

• De 100 KB grens: Bestanden moeten groter zijn dan 100 KB om in de te verwerken documenten workflow te komen. Dit is een ingebouwde filter zodat je administratie niet vervuilt raakt met Twitter-icoontjes of logo's uit de e-mailhandtekening van je leverancier. Dit betekent wel dat je heel kleinepdf-bonnetjes soms handmatig moet uploaden als ze onder deze grens vallen.

• Eén bijlage = direct naar 'Uitzoeken Yuki': Bestaat de mail uit exact één bijlage? Dan slaat Yuki een aantal tussenstappen over en zet het document direct klaar in de map 'Uitzoeken Yuki' zodat er meteen naar gekeken kan worden.

• Geen BCC gebruiken: Mail je een factuur naar een klant en wil je deze direct in Yuki hebben? Zet het Yuki-adres dan in de CC (of stuur hem apart door), maar nooit in de BCC. Omdat Yuki mails centraal filtert, 'ziet' Yuki een BCC-adres niet in de mailheader en raakt je document onherroepelijk kwijt.
  
  

Belangrijke regels voor opbouw van administratie e-mailadres

Wanneer je specifiek naar een administratie mailt, moet de <administratienaam> aan de volgende voorwaarden voldoen:

• Vervang alle spaties en puntjes door een streepje (-).
• Laat toevoegingen zoals B.V. of andere achtervoegsels weg.
  
  Voorbeeld
  "Jouw Bedrijf B.V." in het domein "aribabv" wordt: jouw-bedrijf.aribabv@yukiworks.nl.

E-mailadres van domein of administratie(s) inkorten of aanpassen

Je kunt het e-mailadres van je domein of administratie(s) wijzigen naar een kortere of beter herkenbare naam om fouten bij het handmatig overtypen of doorsturen te voorkomen.

De voor jouw domein geldende e-mailadressen kun je wijzigen bij de Instellingen in de sectie 'Domein'.

De sectie 'Domein' kan vanuit verschillende plaatsen in Yuki worden geopend:

• klik boven de navigatiebalk op het icoon Wissel domein en vervolgens op Mijn domein
  OF
• klik in de navigatiebalk op het icoon Instellingen.
  
  
• klik vervolgens in het nu geopende scherm in de sectie Domein op Administraties.

Het volgende scherm wordt geopend:

Yuki toont je nu een overzicht van de administraties in het domein.

Hier vind je in de kolom E-mailadres voor documenten het voor de administratie geldende e-mailadres. 

Deze adressen zijn door Yuki automatisch samengesteld maar je kunt die als volgt aanpassen:

• Open de administratie door te kikken op de naam van de administratie
• Klik op de knop Bewerken en en wijzig op het tabblad Algemeen in het veld E-mailadres voor documenten het e-mailadres.
  
  
  TIP!
  In het door Yuki aangemaakte e-mailadres zijn alleen letters en cijfers toegestaan.
  
  
• Klik op Bewaren om de instellingen op te slaan.
  
  

Methode 5. Yuki Assistant app

Met de Yuki Assistant app kun je snel foto’s van bonnen of facturen aanleveren.

Foto's die je maakt met de app worden automatisch naar het algemene e-mailadres (<domeinnaam>@yukiworks.nl) gestuurd en komen dus in de te verwerken documenten workflow terecht.

Voor een uitgebreide beschrijving van de Yuki Assistant app zie artikel Yuki Assistant app.