Scannen en uploaden, synchroniseren en/of mailen van documenten

Er zijn vijf manieren om informatie aan Yuki ter verwerking aan te leveren: scannen en uploaden, synchroniseren met Dropbox of Google Drive, mailen en via de Yuki Assistant app.

Bestanden kunnen worden aangeleverd in de volgende bestandsformaten: .PNG, .JPG, .JPEG, .PDF, .CSV en .DOCX (Word).

Voor een uitgebreide beschrijving van het aanleveren van documenten zie artikel Documenten aanleveren.

Scannen en uploaden

Je kunt de documenten eerst scannen naar je computer om ze vervolgens naar je domein te uploaden.

TIPS!

• Sommige scanners hebben software waarmee je ook kunt scannen naar Dropbox of Google Drive. Wanneer je Dropbox of Google Drive hebt gedeeld met Yuki vind je de gescande documenten terug in de Postbus bij Historie of Digitale post.
• Heeft je scanner een mailfunctie dan je ook gebruik maken van het e-mailadres voor documenten in Yuki om je documenten aan te leveren. Dit e-mailadres vind je in 'Mijn domein'.
  
  LET OP!
  Alle bestanden in de e-mail die groter zijn dan 100 KB komen als document in de te verwerken documenten workflow in Yuki terecht.

Uploaden is het versturen van bestanden van je computer naar je domein op het internet. Dat kun je gebruiken om eerder gescande documenten te versturen of om bijvoorbeeld de bestanden die je van je banktransacties hebt aangemaakt te versturen naar Yuki.

De centrale plaats voor het versturen van documenten en bestanden is de Postbus. 

Voor een uitgebreide beschrijving van het uploaden van bestanden zie artikel Bestanden uploaden vanuit Postbus.

Via gedeelde Dropbox of Google Drive folder synchroniseren

De meest gebruikte aanlevermethoden zijn het aanleveren via Dropbox en Drive. Beide zijn (in de basis) gratis opslagmedia in de cloud. Als je al Dropbox of Drive hebt kun je in je Dropbox of Drive directory een folder aanmaken die je vervolgens deelt met '[email protected]' of voor Drive met '[email protected]'.

Als de gedeelde folder door Yuki is geaccepteerd, zullen we onder de aangemaakte folder allerlei subfolders creëren die de indeling van je digitale archief volgen. Als je vervolgens documenten in de folder(s) plaatst zal Yuki deze oppikken en in de juiste ordner plaatsen.

Als je Dropbox gebruikt zullen deze vervolgens verwijderd worden van de Dropbox folder. Maak je gebruik van Google Drive dan worden de documenten nadat Yuki ze heeft opgehaald in de drive map 'verwerkt' geplaatst.(deze kun je zelf weer leeg maken).

Lees hier wat je moet doen om de Dropbox folder te delen met Yuki.

Lees hier wat je moet doen om de Google Drive folder te delen met Yuki. 

Documenten naar administratie mailen

Je kunt ook documenten mailen (of laten mailen). Je domein heeft een eigen email-adres: <domeinnaam>@yukiworks.nl. Heb je leveranciers die hun facturen elektronisch aan je sturen, dan kun je er ook voor kiezen om ze rechtstreeks naar dit e-mailadres te laten sturen. Je kunt ze natuurlijk zelf ook doorsturen naar dit adres.

Naast het versturen van documenten per e-mail naar Yuki via <domeinnaam>@yukiworks.nl, zijn er nu de volgende extra mogelijkheden:

• Als er meerdere administraties in je domein zijn, kun je via <administratienaam>.<domeinnaam>@yukiworks.nl je documenten rechtstreeks naar de juiste administratie e-mailen. Hierin is administratienaam de naam van de administratie, met alle spaties en puntjes vervangen door streepjes, en zonder B.V. of andere achtervoegsels. Bijv. het e-mail adres voor jouw Bedrijf B.V. wordt jouw-bedrijf.<domeinnaam>@yukiworks.nl (bijv. [email protected]). De documenten worden dan in de map 'Uitzoeken Yuki' geplaatst.
• Via mijn.<domeinnaam>@yukiworks.nl (waar domein jouw eigen Yuki domein-naam is, bijv. [email protected]), kun je documenten rechtstreeks naar je eigen deel van het Yuki archief sturen (naar de 'Zelf te ordenen' ordner, hier zijn geen kosten aan verbonden).
• Iedere administratie heeft dus z'n eigen e-mailadres, maar het domein heeft maar een mijn.<domeinnaam>@yukiworks.nl adres. Omdat de documenten aangeleverd in 'Zelf te ordenen' door de gebruiker zelf worden afgehandeld, verwacht Yuki geen administratienaam.

LET OP!

Alle bestanden in de e-mail die groter zijn dan 100 KB komen als document in de te verwerken documenten workflow in Yuki terecht.

E-mailadressen aanpassen

De domeinnaam is dus in eerste instantie leidend bij het opstellen van het e-mailadres maar soms heeft dit onmogelijk lange e-mailadres namen tot gevolg waarbij fouten snel gemaakt zijn en documenten naar een onbekend adres gestuurd worden en niet in het domein aankomen. Vandaar dat Yuki het mogelijk heeft gemaakt de domein/administratie e-mailadressen aan te passen. 

De voor jouw domein geldende e-mailadressen kun je wijzigen in 'Mijn domein'.

'Mijn domein' kan vanuit verschillende plaatsen in Yuki worden geopend:

• Klik boven de navigatiebalk op het icoon Wissel domein en vervolgens op Mijn domein
• Klik linksboven in het scherm op de naam van het domein en vervolgens op de tegel Mijn domein
• Klik in de navigatiebalk op het icoon Start en vervolgens op de tegel Mijn domein
• Klik in de navigatiebalk op het icoon Instellingen en vervolgens in het nu geopende scherm op Mijn domein.

Het volgende scherm wordt geopend:

Yuki toont je nu een overzicht van de administraties in het domein.

Hier vind je in de kolom E-mailadres voor documenten het voor de administratie geldende e-mailadres. 

Deze adressen zijn door Yuki automatisch samengesteld maar je kunt die als volgt aanpassen:

• Open de administratie door te kikken op de naam van de administratie
• Klik op de knop Bewerken en en wijzig op het tabblad Algemeen in het veld E-mailadres voor documenten het e-mailadres.
  
  
  TIP!
  In het door Yuki aangemaakte e-mailadres zijn alleen letters en cijfers toegestaan.
  
  
• Klik op Bewaren om de instellingen op te slaan.

Mailen via Yuki Assistant app

Een foto gemaakt met de Yuki Assistant app wordt altijd naar het domein e-mailadres gestuurd. In die app wordt namelijk het e-mailadres opgebouwd aan de hand van de bij de instellingen ingegeven domeinnaam. Het algemene e-mailadres [email protected] blijft dus altijd bestaan. 

Voor een uitgebreide beschrijving van de Yuki Assistant app zie artikel Yuki Assistant app.

Mail ontvangen in Yuki

Als er aan een e-mail één bijlage gekoppeld is dan wordt het document automatisch in 'Uitzoeken Yuki' geplaatst.

De grote diversiteit aan mogelijke e-mailadres namen heeft er toe geleid dat Yuki de mails aangeboden aan een [email protected] adres eerst centraal ontvangt en pas daarna doorstuurt naar de desbetreffende domeinen. 

TIP!

Het e-mailadres van Yuki kun je niet in de BCC opnemen. Dit adres wordt niet meegegeven in de mailheader zodat de mail niet in het domein terecht zal komen.