Banktransacties aanleveren

Naast inkoop- en verkoopfacturen bestaat een administratie voor het grootste gedeelte uit banktransacties. Zorg ervoor dat Yuki op de hoogte is van al je zakelijke bankrekeningen, creditcardrekeningen en eventuele online betalingsproviders.

Zakelijk en privé strikt scheiden

Het komt bij elke onderneming wel eens voor dat zakelijke- en privétransacties door elkaar lopen. Voor Yuki is dit in principe geen probleem, maar het is raadzaam om de administratie zo zuiver mogelijk te houden.

Enkele tips om dit beter te regelen:

• Aparte rekening: Open een aparte bankrekening voor je zakelijke uitgaven. Betaal zakelijke transacties hiervan en privézaken van je privérekening.
• Zakelijke bankpas: Vraag een zakelijke pas aan en sta bij het pinnen bewust stil bij het karakter van de transactie (zakelijk of privé).
• Incidentele creditcarduitgaven: Gebruik je je creditcard maar zelden zakelijk? Stuur dan enkel de losse rekeningen (facturen/bonnetjes) op en vermeld hierop dat je deze privé hebt betaald.
• Meerdere firmanten/partners: Doen meerdere partners privé-uitgaven of privéonttrekkingen van de zakelijke rekening? Vermeld dan altijd duidelijk in de omschrijving voor wie dit was.

Drie methodes om banktransacties aan te leveren

Er zijn drie manieren om je transacties in Yuki aan te leveren. Hieronder vind je de details per methode.

Methode 1. Automatische boekhoudkoppeling (Aanbevolen)

Als je bankiert bij ABN AMRO, Rabobank, ING of Knab, kun je je mutaties dagelijks automatisch bij laten werken in Yuki via een directe boekhoudkoppeling.

Voor een uitgebreide beschrijving van de ABN AMRO, ING en Knab boekhoudkoppeling zie categorie Koppelingen.

Voor een uitgebreide beschrijving van de Rabobank boekhoudkoppeling zie artikel Rabobank boekhoudkoppeling.

Methode 2. Bankbestanden downloaden en uploaden

Vrijwel alle banken bieden de mogelijkheid om transacties over een bepaalde periode te exporteren. 

Dit bestand kun je vervolgens handmatig uploaden in Yuki via de Postbus.

Bankbestand van bankrekening, creditcard of online betalingsprovider downloaden

Wanneer je bestanden handmatig downloadt bij de bank en uploadt in Yuki, zijn dit de twee belangrijkste controlestappen om fouten te voorkomen:

• De datumcheck: Kijk in Yuki bij de bankrekening naar de datum van de laatste transactie. Deze datum vind je in de laatste kolom van het overzicht van alle bankrekeningen in Yuki.
  Zorg dat het nieuwe exportbestand bij de bank exact aansluit op die datum om gaten of dubbele boekingen te voorkomen.
  
  
• Het juiste exportformaat: Kies bij het exporteren in de bankomgeving altijd voor CAMT.053 of MT940. Kies pas voor CSV als de andere twee echt niet beschikbaar zijn, omdat CSV-bestanden gevoeliger zijn voor importfouten.
  
  Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Lijst met ondersteunde exportformaten van banken en online betalingsproviders.
  
  Geen origineel bankbestand beschikbaar?
  Als je niet beschikt over een origineel exportbestand voor je 'historische transacties, kun je gebruikmaken van het standaard Yuki bank importformaat.

  
  

  Voor een uitgebreide beschrijving en een voorbeeld van dit standaard Yuki bank importformaat zie artikel Standaard Yuki bank importformaat.

Bankbestand uploaden

Upload het gedownloade bestand direct in de Yuki Postbus. Yuki herkent het bankformaat automatisch en maakt (indien het een nieuw rekeningnummer betreft) direct een nieuwe bankrekening aan in de administratie.

Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Bestanden uploaden vanuit Postbus.

Methode 3. Bankafschriften en creditcards scannen (enkel bij hoge uitzondering)

Yuki accepteert gescande papieren afschriften enkel bij hoge uitzondering, wanneer de transacties niet (meer) elektronisch digitaal beschikbaar zijn.

Zakelijke creditcards

Lever alleen afschriften van je zakelijke creditcard aan. Afschriften van een privé creditcard horen niet in Yuki thuis (zakelijke kosten hiervan boek je handmatig in via de losse bon of factuur).

• Scan de creditcardafschriften in als er geen elektronische boekhoudkoppeling is.
• Lever altijd zoveel mogelijk de achterliggende bonnen of facturen aan i.v.m. het terugvorderen van de btw.

TIP!

 Creditcardafschriften van de ING bank kunnen worden aangeleverd via een te downloaden pdf-bestand.