Banktransacties aanleveren

Naast de inkoop- en verkoopfacturen bestaat je administratie voor het grootste gedeelte uit banktransacties. Zorg dat Yuki op de hoogte is van al je zakelijke bankrekeningen, creditcardrekeningen en eventueel online betalingsproviders.

Het komt bij elke ondernemer en onderneming wel eens voor dat zakelijke transacties en privétransacties door elkaar lopen. Op zich hoeft dat voor Yuki geen probleem te zijn, maar het is raadzaam om zoveel mogelijk alleen de zakelijke transacties aan Yuki aan te bieden. Enkele tips om dat beter te regelen:

• Open een aparte bankrekening voor je zakelijke uitgaven en betaal zoveel mogelijk je zakelijke transacties van die rekening en je privétransacties van je privérekening.
• Vraag daar ook een zakelijke bankpas op aan. Denk ook bij het pinnen na of het om een zakelijke of privétransactie gaat.,
•  Gebruik je je creditcard maar zelden voor zakelijke transacties, stuur dan enkel de rekeningen (facturen en bonnetjes) voor zakelijke uitgaven op en vermeld daarop dat je die privé betaald hebt.

Zijn er meerdere firmanten of partners die wel eens privé-uitgaven of privéonttrekkingen van de zakelijke bankrekening doen, vermeld dan duidelijk in de omschrijving voor wie dit was.

Hoe lever je banktransacties aan? Er zijn drie mogelijke methodes:

1. Door Yuki te machtigen ze automatisch bij je bank op te halen via een boekhoudkoppeling. Dit is momenteel enkel mogelijk voor ING, Rabobank, ABN AMRO en Knab rekeningen 
2. Door ze te downloaden via het Internetbankieren van je bank en vervolgens te uploaden in je administratie in Yuki
3. Door de papieren bankafschriften te scannen (enkel bij hoge uitzondering).

Deze drie methodes worden hieronder beschreven.

Methode 1:  banktransacties automatisch ophalen bij je bank

Als je een rekening hebt bij ABN AMRO, Rabobank, ING of Knab dan is het mogelijk om via de bank je mutaties dagelijks automatisch bij te laten werken in Yuki. Dit gebeurt door een zogenaamde boekhoudkoppeling tussen je bank en Yuki.

Voor een uitgebreide beschrijving van de ABN AMRO, ING en Knab boekhoudkoppeling zie categorie Koppelingen.

Voor een uitgebreide beschrijving van de Rabobank boekhoudkoppeling zie artikel Rabobank boekhoudkoppeling.

TIP!

Het is ook mogelijk om alle bankrekeningen volgens de PSD2- en GDPR-regelgeving op een veilige en betrouwbare manier via Ponto aan Yuki te koppelen.

Een gelijktijdige koppeling van een bankrekening aan Ponto én met de boekhoudkoppeling met ABN AMRO, Rabobank, ING of Knab zal dubbele transacties in de administratie veroorzaken!
De boekhoudkoppeling met ABN AMRO, Rabobank, ING of Knab moet in dat geval worden stopgezet.

Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Ponto PSD2-koppelingen. 

Methode 2:  banktransacties downloaden en uploaden

Vrijwel alle banken bieden in hun internet portaal de mogelijkheid om de transacties van een bepaalde periode te exporteren (of downloaden) en op te slaan in een bestand. Dat bestand kun je weer uploaden naar Yuki. 

Bankbestanden exporteren/downloaden vanuit eigen bankomgeving

Controleer voordat je de banktransacties exporteert tot en met welke datum je dat gedaan hebt. Je kunt dat zien in de laatste kolom van het overzicht van alle bankrekeningen in Yuki. Indien een bankrekening nog niet bestaat zal deze automatisch worden aangemaakt. Je moet dan alleen nog aangeven in welke administratie die thuis hoort.

Yuki ondersteunt diverse exportformaten van een aantal banken.

Naam bank      Ondersteund exportformaat

Voor een uitgebreide beschrijving van het downloaden van bestanden vanuit je eigen bankomgeving zie artikel Lijst met ondersteunde exportformaten banken. 

Als je niet beschikt over een origineel bestand van de bank om je historische transacties te importeren kun je gebruik maken van het standaard Yuki bankformaat voor het importeren van banktransacties.

Voor een uitgebreide beschrijving en een voorbeeld van dit standaard Yuki bankformaat zie artikel Standaard Yuki bankformaat (import).

Bankbestanden uploaden in Yuki

Voor een uitgebreide beschrijving van het uploaden van bestanden naar Yuki zie artikel Bestanden uploaden vanuit Postbus.

Methode 3:  bankafschriften scannen

Yuki accepteert enkel aanlevering van gescande papieren afschriften als de transacties niet (meer) elektronisch beschikbaar zijn.

Voor een uitgebreide beschrijving van het scannen van documenten zie artikel Documenten scannen met Scan Wizard.

Creditcardafschriften

Het gaat alleen om de zakelijke creditcard. Afschriften van een privé creditcard dienen niet aangeleverd te worden. Eventuele zakelijke uitgaven daarop worden geboekt via het bonnetje of de factuur.

Is de mogelijkheid van elektronische aanlevering niet beschikbaar, scan dan de creditcardafschriften gewoon in. Zorg ervoor dat je ook zoveel mogelijk de bonnen of facturen van de creditcard uitgaven aanlevert. Dit i.v.m. het terugvorderen van de btw.

TIP!

De creditcardafschriften van de ING bank kunnen worden aangeleverd in een te downloaden PDF-bestand.

Enkel de onderstaande creditcardafschriften kunnen elektronisch opgevraagd worden.

Naam bank                                                                                 Ondersteund exportformaat

TIP!

De ABN AMRO Professional creditcard is voor particulieren en kan niet als CSV-bestand worden aangeleverd.

Online betalingsproviders

Yuki ondersteunt ook de volgende betalingsproviders:

 Naam bank                        Ondersteund exportformaat