Kassa, bedrijfskas of contante transacties

Contante inkomsten en uitgaven vergen altijd bijzondere aandacht. Omdat privé- en zakelijk geld hierbij snel door elkaar lopen, is het risico op ontbrekende transacties groot.

Hoe je contante transacties verwerkt in Yuki, hangt af van hoe je binnen het bedrijf met contant geld omgaat. Je accountant legt de gekozen optie vast in de Administratie Wizard onder het tabblad 'Kas'.

LET OP!

De situatie die je kiest, heeft directe invloed op de manier waarop financiële documenten in je domein worden geboekt.

Kies hieronder welke van de drie situaties het beste past bij jouw bedrijfsvoering:

1. Wij werken met contant geld (verwerking via kasstaat)
2. Wij hebben een bedrijfskas (betaalwijze 'Contant' beschikbaar)
3. Het bedrijf heeft geen eigen kas (betaalwijze 'Uit privé' beschikbaar).

1. Wij werken met contant geld (verwerking via kasstaat)

Deze optie is bedoeld voor bedrijven waarbij de kassa een essentieel onderdeel van de bedrijfsvoering is en er zeer regelmatig contante betalingen plaatsvinden. Dit is de meest controleerbare methode.

Werkwijze

Je controleert dagelijks of wekelijks het kassa-saldo. Bedragen kunnen alléén in en uit de kas worden geboekt via documenten van het type 'Kasstaat'.

Aanleveren

Je vult periodiek (bij voorkeur wekelijks) een kasstaat in en scant of e-mailt deze naar Yuki. (Een voorbeeld van een kasstaat in Excel of PDF vind je onderaan dit artikel).

Boekingen

Verkoopfacturen die als 'contant betaald' worden aangemerkt, gaan naar een tussenrekening. Dit geldt ook voor contante opnamen en/of stortingen vanaf een banktransactie.

TIP!

Als er een kas wordt aangemaakt in Yuki, is het altijd mogelijk om deze later weer op inactief te zetten.

2. Wij hebben een bedrijfskas (betaalwijze 'Contant' beschikbaar)

Deze optie wordt geadviseerd wanneer er sprake is van beperkt kasverkeer, zoals een kantoorkas voor kleine, incidentele uitgaven.

Werkwijze

Er is een zakelijke kas met een klein bedrag aan contant geld voor kleine uitgaven. Facturen en bonnen met de betaalwijze 'Contant' worden direct uit deze kas geboekt. Eventuele contante opnamen of stortingen vanaf de zakelijke bankrekening worden direct met deze kas verrekend.

Aanleveren

Je hoeft GEEN kasstaat aan te leveren. Wel moet je álle bonnetjes die contant zijn betaald en alle stortingsbewijzen (van contante inkomsten of privéstortingen) aanleveren in Yuki.

LET OP!

Vermeld op de bonnen en stortingsbewijzen duidelijk dat ze contant zijn voldaan. De stortings- of opnamebewijzen van de bank zelf hoef je niet in te scannen; Yuki boekt deze automatisch via de banktransacties.

3. Het bedrijf heeft geen eigen kas (betaalwijze 'Uit privé' beschikbaar)

Deze optie is uitermate geschikt voor kleine bedrijven met één eigenaar of zzp'ers die zelden of nooit zakelijk contant geld in beheer hebben.

Werkwijze

Alle contante betalingen en inkomsten worden behandeld als privétransacties.

Boekingen

Contant betaalde facturen en bonnen worden beschouwd als 'uit privé betaald' (een privéstorting). Contante opnamen bij een geldautomaat worden gezien als een privé-opname.

Voordeel

Je hoeft geen kasverantwoording bij te houden. Alles wordt automatisch verrekend via de rekening courant van de eigenaar/directeur.