Rol van ondernemer en accountant in Yuki

De Yuki software neemt een deel van het invoerwerk van ondernemers of accountants voor haar rekening. Dit leidt wel eens tot de vraag of daarmee niet de rol van de accountant door Yuki software wordt overgenomen. Niets is minder waar. De accountant is en blijft de vertrouwenspersoon die zorgt voor een zorgvuldige controle, jaarafsluiting, fiscale aangifte en die je met raad en daad bijstaat en behoedt voor onverantwoorde risico's. 

Het opzetten en bijhouden van de administratie is verdeeld in heldere taken voor zowel de ondernemer (de klant) als het administratiekantoor (de accountant).. Hieronder wordt de taakverdeling in het tot stand komen van een administratie beschreven.

Taken van ondernemer

Als ondernemer ben jij de eigenaar van de brongegevens. Jouw taken richten zich vooral op het aanleveren van informatie en het bewaken van de dagelijkse realiteit:

• Opstartgegevens aanleveren: Het aanleveren van de basisgegevens (zoals het boekjaar en de startdatum) en de beginstand van de administratie (de beginbalans en openstaande posten van debiteuren en crediteuren).
• Domein & Algemene voorwaarden: De domeininstellingen vastleggen en de verwerkersovereenkomst voor het domein digitaal bevestigen.
• Informatie ter verwerking aanleveren: Het dagelijks of wekelijks scannen, uploaden, synchroniseren of mailen van documenten (facturen, bonnen) en kas- of banktransacties.
• Monitoren & Vragen beantwoorden: Controleren of de cijfers in Yuki een reëel beeld geven van de werkelijkheid (openstaande posten en gekozen kosten- of omzetcategorieën) én openstaande vragen van de accountant beantwoorden.

Taken van accountant

De accountant houdt de kwalitatieve en fiscale regie. De taken van de accountant zijn op te delen in vier fasen:

1. De Opstartfase

• Het aanmaken en inrichten van het domein en de administratie(s) in Yuki.
• Gebruikers binnen het accountantskantoor aanmaken en de ondernemer uitnodigen en toegang geven met de juiste rollen.
• Het administratieprofiel invoeren en de administratie(s) technisch verder inrichten.

2. Verwerking (volgens vaste standaarden)

• Het verwerken en controleren van documenten (via de digitale 'bundelbak').
• Het verwerken van banktransacties en het koppelen van Yuki met banken (zoals ING, ABN AMRO, Rabobank en Knab).
• Het matchen van facturen met de bijbehorende betalingen.
• Optioneel: Het koppelen van salarissoftware (zoals Nmbrs of Loket) als de loonadministratie via het kantoor loopt.

3. Controle & Btw-aangifte

• Periodieke controle uitvoeren op de verwerkte transacties en de volledigheid van de administratie (vaak in de aanloop naar de btw-aangifte).
• Gerichte vragen stellen aan de ondernemer over onduidelijke documenten of ontbrekende stukken.
• Het voorbereiden, controleren en (afhankelijk van de gemaakte afspraken) verzenden van de periodieke btw-aangifte.

4. Boekjaar afsluiten (Jaarwerk)

• Het verwerken van loonjournaalposten en overige salaristransacties.
• Het uitvoeren van het echte jaarwerk (zoals het boeken van afschrijvingen, overlopende posten en rente op rekening-courant).
• Toepassen van speciale fiscale regelingen en het indienen van eventuele btw-suppleties.
• Het opmaken van de jaarrekening, publicatiestukken voor de KvK en de fiscale aangiften (Inkomstenbelasting en Vennootschapsbelasting).