Documentbewerking voor ondernemer

Binnen Yuki vormt het document de absolute basis van je administratie. Alle documenten worden digitaal bewaard in het Archief, netjes georganiseerd in ordners en tabbladen. Om documenten nog sneller terug te vinden, kun je ze koppelen aan specifieke projecten of voorzien van eigen tags.

Ondersteunde bestandstypen

Yuki wijst aan elk document een type toe (zoals Inkoop, Verkoop of Bankafschrift). In principe worden bijna alle bestandstypen ondersteund (o.a. .pdf, .jpg, .png, .doc, .xls, .csv).

LET OP!

Bestanden groter dan 5 MB of formaten zoals .ppt (presentaties) en .mov (video/audio) worden afgeraden. Te grote bestanden kunnen het verwerkingsproces verstoren of ernstig vertragen.

Beschikbare bewerkingen

Wanneer je een document opent, zie je bovenin het scherm een knoppenbalk. Welke knoppen er exact zichtbaar zijn, hangt af van het type document, het bestandstype en jouw gebruikersrechten (rollen).

TIP!

Beweeg met de muis boven een icoon om de uitleg (tooltip) van de knop te bekijken.

Hieronder worden alle bewerkingen beschreven die mogelijk zijn in de documenttypen 'Inkoopfactuur' en 'Verkoopfactuur'.

Algemene en inkoopfactuurbewerkingen

In dit scherm (documenttype 'Inkoopfactuur') kun je de volgende knoppen gebruiken:

Bestandsbeheer

        1. Upload een nieuw document

        2. Bewerk de informatie van het document

        3. Verplaats het document naar een andere ordner of tabblad

        4. Toon het PDF document in een apart scherm in de PDF Viewer

        14. Voeg de inkoopfactuur toe aan de Desktop

Navigatie

        5. Ga naar het vorige of volgende document

Boeken en Betalen

        6. Koppel een factuur aan een betaling

        7. Factuurbewerkingen: voer diverse acties uit die bepalen hoe een factuur wordt geboekt

        8. Bekijk de details van de boeking (journaalpost en de eventuele factuurregels)
            De factuur kan vanuit dit scherm ook naar UBL (.XML) worden geëxporteerd.

Communicatie

        9. Maak een taak aan voor dit document

        10. Attendeer een andere gebruiker op dit document

        11. Stel een vraag aan de backoffice (over de administratie of melden van foutief verwerkt document).

Betaalbeveiliging

        12. De factuur is vrijgegeven voor betaling 

        13. De factuur is nog niet vrijgegeven voor betaling.

LET OP!

• Rechten journaalpost: De knop voor boekingsdetails (8) is alléén zichtbaar voor gebruikers met de rol Backoffice, Financiële administratie of Externe accountant.
• Betaalbeveiliging: De knoppen voor het (de)blokkeren van betalingen (12 en 13) zijn alleen beschikbaar voor de rol Directie mits de bundel Small, Medium, Large of Unlimited is geactiveerd via de Yuki Store.
  
  

Specifieke verkoopfactuurbewerkingen

Wanneer een verkoopfactuur is aangemaakt en verwerkt binnen Yuki, heb je naast de bovenstaande basisfuncties ook toegang tot deze specifieke acties

1. Maak een herinnering aan voor deze verkoopfactuur
2. Maak een creditfactuur aan waarbij deze verkoopfactuur in zijn geheel wordt gecrediteerd
3. Maak een kopie van deze verkoopfactuur
4. Genereer een contract (periodieke facturen) op basis van de gegevens van deze verkoopfactuur 
5. Verstuur de oorspronkelijke verkoopfactuur opnieuw per e-mail
   
   TIP!
   Je kunt hier handmatig een afwijkend e-mailadres invoeren voor deze specifieke verzending. Het hoofd e-mailadres op de relatiekaart van de klant wordt hierdoor niet aangepast.
   
   Overige documenten opnieuw versturen
   De functie om een e-mail opnieuw te versturen werkt ook bij andere documenttypen:

• Herinneringen: Open de herinnering en gebruik de verzendknop (5) om deze nogmaals te mailen.
• Offertes: Een openstaande offerte stuur je opnieuw door in het menu te kiezen voor de optie Verstuur offerte opnieuw.