Documentbewerking voor ondernemer

Het document vormt de basis voor de administratie. Documenten worden in het digitale Archief opgeborgen in ordners en tabbladen en kunnen gekoppeld worden aan projecten. Je kan ook zelf nog tags toewijzen aan een document.

Yuki kent aan elk document een zogenaamd documenttype toe zoals 'Standaard', 'Inkoop', 'Bankafschrift' etc. Een document kan van elk bestandstype zijn zoals .PDF, .JPG, PNG, .TFF, .DOC, .XLS, .CSV etc. Bestanden groter dan 5 MB of van het bestandstype .PPT en .MOV dus presentaties, beeld en audio worden afgeraden maar wel ondersteund. Te grote bestanden kunnen de verwerking verstoren of vertragen.

Vanuit een geopende document zijn er veel bewerkingen mogelijk. Door met de muis boven het icoon te zweven verschijnt de toelichting over de knop (tooltip). De beschikbare knoppen bovenin je scherm zijn afhankelijk van het type document, het bestandstype en de rechten (rollen) van de gebruiker.

Hieronder worden alle bewerkingen beschreven die mogelijk zijn in de documenttypen 'Inkoopfactuur' en 'Verkoopfactuur'.

Bewerkingen inkoopfactuur

In dit scherm (documenttype 'Inkoopfactuur') kun je de volgende knoppen gebruiken:

1. Upload een nieuw document
2. Bewerk de informatie van het document
3. Verplaats het document naar een andere ordner of tabblad
4. Toon het PDF document in een apart scherm in de PDF Viewer.
5. Ga naar het vorige of volgende document
6. Koppel een factuur aan een betaling
7. Factuurbewerkingen: voer diverse acties uit die bepalen hoe een factuur wordt geboekt
8. Bekijk de details van de boeking (journaalpost en de eventuele factuurregels)
   De factuur kan vanuit dit scherm ook naar UBL (.XML) worden geëxporteerd
9. Maak een taak aan voor dit document
10. Attendeer een andere gebruiker op dit document
11. Stel een vraag aan de backoffice (over de administratie of melden van foutief verwerkt document)
12. De factuur is vrijgegeven voor betaling (alleen beschikbaar wanneer een gebruiker met de rol 'Directie' de bundel Small, Medium, Large of Unlimited heeft gekozen via de Yuki Store in het domein)
13. De factuur is nog niet vrijgegeven voor betaling (alleen beschikbaar wanneer een gebruiker met de rol 'Directie' de bundel Small, Medium, Large of Unlimited heeft gekozen via de Yuki Store in het domein)
14. >Voeg de inkoopfactuur toe aan de Desktop.

LET OP!

Details boeking (knop 8) is alleen beschikbaar voor een gebruiker met een 'Backoffice' rol in het domein of de rol 'Financiële administratie' of 'Externe accountant'.

Bewerkingen verkoopfactuur

In het scherm van het documenttype 'Verkoopfactuur' kun je behalve de knoppen die bij het documenttype 'Inkoopfactuur' zijn beschreven ook de volgende knoppen gebruiken wanneer de verkoopfactuur is aangemaakt en verwerkt in Yuki:

1. Maak een herinnering aan voor deze verkoopfactuur
2. Maak een creditfactuur aan waarbij deze verkoopfactuur in zijn geheel wordt gecrediteerd
3. Maak een kopie van deze verkoopfactuur
4. Genereer een contract (periodieke facturen) op basis van de gegevens van deze verkoopfactuur 
5. Verstuur de oorspronkelijke verkoopfactuur opnieuw per e-mail
   Er kan hierbij een ander e-mailadres van de ontvanger worden ingevoerd. Het e-mailadres dat in Yuki is vastgelegd bij de relatie (ontvanger) wordt hierdoor niet gewijzigd.

LET OP!

E-mail opnieuw versturen (knop 5) is ook beschikbaar in documenttype 'Herinnering'. 

Een openstaande offerte kan opnieuw per e-mail worden verstuurd door de menuoptie Verstuur offerte opnieuw te selecteren.