Deze functionaliteit is alleen beschikbaar voor een gebruiker met een 'Backoffice' rol in het domein en biedt de backoffice medewerker specifieke functionaliteit zoals o.a. de kwaliteitsmonitor en de checklist.
Klik in de navigatiebalk op het icoon Backoffice en het startscherm van Backoffice wordt geopend:
In dit startscherm zie je een vervolgmenu met de belangrijkste functies van Backoffice.
Overzichten
Backoffice workflow
De backoffice workflow bestaat uit de bundelbak, te verwerken documenten, te verwerken banktransacties en openstaande vragen. Daarnaast kan hier een overzicht van alle verwerkte documenten in het domein worden bekeken en de historie van alle maandelijkse administratiecontroles.
Hier zie je alle klantspecifieke opmerkingen die door de backoffice in het domein zijn vastgelegd over een administratie, grootboekrekening en/of relatie.
Overzicht van alle verwerkte transacties in het domein: automatisch verwerkt, handmatig verwerkt of gewijzigd door gebruiker.
De kwaliteitsmonitor controleert elke nacht automatisch de volgende onderdelen van een domein:
- Bank
- Inkoop
- Verkoop
- Btw
- Personeel
- Activa
- Verwerking.
De Automatiseringsmonitor geeft een inzicht in de automatische verwerkingsgraad van documenten in het domein.
De automatische verwerkingsgraad van de afgelopen 30 dagen wordt getoond op basis van de scores van de volgende drie indicatoren: automatiseringsconfiguratie, prestatie en andere indicatoren zoals UBL-facturen, bonnen die zijn geupload via de Yuki Assistant app en de aanwezigheid van een bankkoppeling.
Acties
Btw-aangifte
Hier vind je een overzicht van alle btw-aangiften die in het verleden werden verstuurd. Van de lopende periode wordt permanent de concept btw-aangifte automatisch bijgewerkt zodat je al in de loop van de maand of het kwartaal kunt zien hoe de btw-aangifte zich ontwikkelt.
Memoriaal
Hier kun je handmatig memorialen in de administratie(s) aanmaken of deze importeren via een financieel importbestand. In het overzicht zie je alle memorialen die al zijn aangemaakt:
- Memoriaal (bijv. loonjournaalpost of afschrijving)
- Beginbalans
- Eindejaarscorrectie
- Fiscale correctie.
Exporteren
In Yuki kun je financiële transacties eenvoudig exporteren. Voor verschillende doeleinden worden verschillende exportformaten ondersteund zoals Excel formaat, CSV formaat en PDF. Daarnaast zijn o.a. ook de volgende exportformaten mogelijk: ASCII, Audition, XML, Nextens, XAF 3,2, AFAS en FiscaalGemak.
Importeren
Yuki biedt de mogelijkheid om naast financiële importbestanden (memoriaalboekingen) ook historische data vanuit andere software te importeren.
Rekeningschema
Je kunt hier het rekeningschema van je domein bekijken. In de basis is dat een vast schema maar er kunnen wel bepaalde rekeningen worden geactiveerd of gedeactiveerd. Daarnaast kan een duplicaat van rekeningen worden gemaakt.
Het is ook mogelijk om het rekeningschema van een ander domein te gebruiken als sjabloon.
Checklist
Inconsistenties
Hier zie je een overzicht van de financiële inconsistenties in het domein. Yuki controleert van een groot aantal financiële gegevens of deze financieel consistent zijn zoals transactieregels, financiële links, bankafschriftregels, financiële documenten, btw transacties etc.
Bank
In dit overzicht zie je alle zakelijke rekeningen, creditcards en/of online betalingsproviders van één of meer administraties in een domein.
Het rapport volledigheid van de bank kan drie meldingen bevatten:
- Beginsaldo onbekend: het saldo van een bankrekening aan het begin van het boekjaar is niet bekend bij Yuki, hierdoor klopt het eindsaldo niet
- Missende banktransacties: er ontbreken banktransacties in het totaal van de banktransacties die we van je ontvangen hebben (missend afschrift of onvolledige export)
- Bankrekening is niet bijgewerkt: je hebt al enige tijd geen nieuwe banktransacties (minimaal 1 maand) meer aangeleverd.
In dit overzicht wordt een totaaloverzicht gegeven van alle openstaande transacties op de volgende tussenrekeningen:
- Betalingen onderweg (interne overboekingen)
- Tussenrekening pinbetalingen
- Tussenrekening creditcardbetalingen
- Tussenrekening iDeal betalingen
- Tussenrekening online betalingen
- Tussenrekeningen van zelf aangemaakte betaalwijzen.
In het rapport volledigheid van de inkoop worden de volgende zaken weergegeven:
- Openstaande betalingen waarbij geen inkoopfactuur is gevonden
- Openstaande betalingen gegroepeerd per relatie
- Het saldo per relatie, opgebouwd uit openstaande betalingen en inkoopfacturen
- Acties om per betaling aan te geven wat er met deze betaling moet gebeuren.
In het rapport volledigheid van de verkoop worden de volgende zaken weergegeven:
- Openstaande betalingen waarbij geen verkoopfactuur is gevonden
- Openstaande betalingen gegroepeerd per relatie
- Het saldo per relatie, opgebouwd uit openstaande betalingen en verkoopfacturen
- Acties om per betaling aan te geven wat er met deze betaling moet gebeuren.
In het rapport status vraagposten worden de volgende zaken weergegeven:
- Inkoop- en/of verkoopfacturen die zijn geboekt op 'vraagposten'
- Banktransacties die zijn geboekt op 'vraagposten'
- Financiële boekingen die zijn geboekt op 'vraagposten'
- Acties om per factuur, banktransactie of financiële boeking aan te geven op welke grootboekrekening de 'vraagpost' geboekt moet worden.
In het overzicht 'Openstaande posten' kun je alle openstaande posten bekijken van debiteuren. Deze openstaande posten zijn in Yuki:
- Alle verkoopfacturen die verwerkt zijn met betaalwijze 'Overschrijving' of 'Incasso'
Geboekte verkoopfacturen met betaalwijze 'Incasso' staan ook in de lijst 'Te incasseren' (Yuki Incasso is alleen beschikbaar wanneer een gebruiker met de rol 'Directie' de bundel Large of Unlimited heeft gekozen via de Yuki Store in het domein) - Alle bank- of kastransacties die zijn geboekt op rekening '13000 Debiteuren'.
In het overzicht 'Openstaande posten' kun je alle openstaande posten bekijken van crediteuren. Deze openstaande posten zijn in Yuki:
- Alle inkoopfacturen die verwerkt zijn met betaalwijze 'Overschrijving', 'Pinpas', 'Creditcard' of 'Incasso'
Geboekte inkoopfacturen met betaalwijze 'Overschrijving' staan ook in de betaallijst (Yuki Betaalservice (Betaallijst) is alleen beschikbaar wanneer een gebruiker met de rol 'Directie' de bundel Small, Medium, Large of Unlimited heeft gekozen via de Yuki Store in het domein) - Alle bank- of kastransacties die zijn geboekt op rekening '16000 Crediteuren'.
In dit overzicht staan alle transacties, openstaande posten en gekoppelde transacties van en voor de Belastingdienst betreffende de volgende grootboekrekeningen:
- 16000 Crediteuren: Dit is voor het boete- en rentedeel van naheffingsaanslagen, aanmaningen en dwangbevelen omzetbelasting (F…) en loonbelasting (A…).
- 17110 Belastingschulden LB: Hierop zijn de aangiften loonheffing geboekt.
- 24000 Belastingschulden btw: Hierop zijn de aangiften omzetbelasting geboekt.
In het overzicht kun je alle posten bekijken die tijdelijk zijn geboekt op grootboekrekening '23020 Vraagposten'. Deze vraagposten zijn in Yuki:
- Inkoop- en/of verkoopfacturen die zijn geboekt op 'vraagposten'
- Banktransacties die zijn geboekt op 'vraagposten'
- Financiële boekingen die zijn geboekt op 'vraagposten'.
Te betalen salarissen
In dit overzicht zie je de te betalen salarissen per maand, per jaar, per artikel of per relatie (werknemer).
In dit overzicht wordt op maandniveau de aansluiting gecontroleerd tussen de aangifte loonheffing en de loonjournaalpost per maand. Van belang is natuurlijk dat de maandelijkse loonjournaalpost en de aangifte loonheffing aanwezig zijn.
In het overzicht 'Openstaande posten' kun je alle openstaande posten bekijken van RC personeel. Deze openstaande posten zijn in Yuki:
- Alle declaraties of salarisstroken die verwerkt zijn met betaalwijze 'Overschrijving', 'Pinpas', 'Creditcard' of 'Incasso'
- Alle bank- of kastransacties die zijn geboekt op rekening '20000 RC personeel'.
In dit overzicht worden op maandniveau de boekingen (transacties) gecontroleerd tussen de administraties die in Yuki een RC-verhouding met elkaar hebben.
In dit overzicht worden alle inkoopfacturen, verkoopfacturen of declaraties getoond die op dit moment als een mogelijk duplicaat door Yuki zijn aangemerkt.
.
Verwijderde transacties
In dit overzicht zie je alle verwijderde transacties met de datum waarop de transactie is verwijderd en door welke gebruiker. Daarnaast worden er nog verschillende andere gegevens van de transactie getoond zoals het documenttype, evt. grootboekrekening en btw-aangifte.
Relatiecontrole.
In dit overzicht worden alle relaties in een domein getoond die op dit moment door Yuki als dubbel worden aangemerkt.
In dit overzicht worden alle verwerkte documenten in het domein getoond.
Maandelijkse kwaliteitscontroles
In dit overzicht staan alle kwaliteitscontroles die al zijn uitgevoerd in de administratie.
Was dit artikel nuttig?
Dat is fantastisch!
Hartelijk dank voor uw beoordeling
Sorry dat we u niet konden helpen
Hartelijk dank voor uw beoordeling
Feedback verzonden
We stellen uw moeite op prijs en zullen proberen het artikel te verbeteren