Automatiseringsmonitor

De Automatiseringsmonitor biedt een gedetailleerd overzicht van hoe goed documenten automatisch worden verwerkt binnen het domein. Dit overzicht is gebaseerd op de prestaties van de afgelopen 30 dagen, gemeten aan de hand van verschillende indicatoren.

Hoofdindicatoren

1. Automatiseringsconfiguratie:

• Controles van Algemene configuratie: bekijkt of de standaardinstellingen correct zijn ingesteld voor optimale prestaties.
• Controles van Kwaliteit van relaties: evalueert de integriteit en juistheid van relatiegegevens binnen het systeem.
• Controles van OCR-herkenningsregels: controleert de nauwkeurigheid en effectiviteit van Optical Character Recognition-regels die gebruikt worden voor documentverwerking.

2. Prestatie

3. Andere Indicatoren:

• UBL-facturen: meet de mate van automatisering bij het verwerken van UBL-geformatteerde facturen.
• Bonnen geüpload door Yuki Assistant app: geeft inzicht in de verwerking van bonnetjes die via de Yuki Assistant app zijn geüpload.
• Bankkoppeling: beoordeelt de effectiviteit van automatische bankkoppelingen voor regelmatige transactie-updates.

LET OP!

Alle controles worden één keer per dag uitgevoerd.

Alleen een gebruiker met een 'Backoffice' rol in het domein kan de Automatiseringsmonitor bekijken en indien nodig acties uitvoeren om de score van de automatische verwerkingsgraad van documenten te verhogen.

Klik op de video om 'Automatiseringsmonitor' te bekijken! 

Score van Automatiseringsmonitor verhogen

Om de automatische verwerkingsgraad van documenten in een domein te verhogen, kun je daarvoor via één van de controles van de automatiseringsconfiguratie de benodigde acties uitvoeren.

De desbetreffende controles worden elk in een apart artikel uitvoerig beschreven.

Toegang tot Automatiseringsmonitor

Om toegang te krijgen:

• klik je met je muis op het icoon Backoffice in de navigatiebalk
• klik je vervolgens op Automatiseringsmonitor.

Startscherm Automatiseringsmonitor

Hieronder volgt een uitgebreide beschrijving van de drie indicatoren.

1. Automatiseringsconfiguratie: scores en verbeteringen

De Automatiseringsmonitor biedt inzicht in de totaalscore van de automatiseringsconfiguratie binnen het domein. Deze totaalscore is het gemiddelde van de scores binnen drie hoofdgebieden: 

• Algemene configuratie
• Kwaliteit van relaties
• OCR-herkenningsregels.

Algemene Configuratie en scores

De totaalscore komt van twee controles: 'Niet automatisch verwerken' en 'Ontbrekend KvK-nummer'. Deze controles zijn gericht op standaardwaarden en instellingen die automatisering kunnen verhinderen.

Voor een uitgebreide beschrijving van de algemene configuratie in het domein zie artikel Algemeen (Automatiseringsmonitor).

Kwaliteit van relaties en scores

De totaalscore is gebaseerd op vijf controles, waaronder dubbele relatienamen, dezelfde btw- of KvK-nummers, ontbrekende informatie, ongebruikte relaties, en validering van relaties.

Voor een uitgebreide beschrijving van de kwaliteit van de relaties in het domein zie artikel Kwaliteit van relaties (Automatiseringsmonitor).

OCR-herkenningsregels: en scores

In Yuki kunnen documenten automatisch efficiënter worden verwerkt door gebruik te maken van OCR-herkenningsregels (Optical Character Recognition). Dit proces ondersteunt de herkenning en verwerking van tekst in afbeeldingen en kan de automatische verwerkingsgraad van documenten in een domein verbeteren.

Op basis van de OCR herkende gegevens wordt onder andere de documentsoort en de relatie van een document bepaald.

Voor een uitgebreide beschrijving van de OCR-herkenningsregels in een domein zie artikel Lokale OCR-herkenningsregels.

De totaalscore wordt bepaald op basis van zes controles over OCR-regelinstellingen, zoals ontbrekende regels voor relaties, facturen of documenttype, onjuiste input, onjuiste relaties of onjuist documenttype.

Voor een uitgebreide beschrijving van de OCR-herkenningsregels in het domein zie artikel OCR-herkenningsregels (Automatiseringsmonitor).

Scores van Automatiseringsconfiguratie verhogen

Om de details van één van de controles te bekijken en indien nodig actie te ondernemen om de score van de automatische verwerkingsgraad van documenten te verhogen, klik je op de tegel Algemeen, Kwaliteit van relaties of OCR-herkenningsregels.

2. Prestatie

Volledige automatisering

Hier wordt het automatiseringspercentage van de afgelopen 30 dagen getoond.

Proces trechter

In de procestrechter wordt van links naar rechts het aantal en percentage getoond van de:

• facturen die zijn aangeleverd
• facturen die juist zijn geclassificeerd
• facturen waarvan de relatie is herkend
• facturen waarvan de bedragen juist zijn herkend
• facturen waarvan de grootboekrekeningen juist zijn herkend
• facturen die uiteindelijk automatisch zijn verwerkt.
  
  

3. Andere indicatoren

Andere indicatoren die de automatische verwerkingsgraad van documenten in een domein beïnvloeden zijn:

• UBL-facturen: het aantal ontvangen UBL-facturen in de afgelopen 30 dagen
  (voor een uitgebreide beschrijving zie artikel UBL-factuur)
  
  
• Bonnen geupload door Yuki Assistant app: het aantal bonnen geupload via de Yuki Assistant app
  (voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Yuki Assistant app)
  
  
• Bankkoppeling: de aanwezigheid van een actieve bankkoppeling waardoor banktransacties automatisch worden opgehaald.
  Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Ponto PSD2-koppelingen, Rabobank boekhoudkoppeling, Boekhoudkoppeling met ABN AMRO, Boekhoudkoppeling met ING en Boekhoudkoppeling met Knab)