Automatiseringsmonitor

De Automatiseringsmonitor geeft een inzicht in de automatische verwerkingsgraad van documenten in het domein.

De automatische verwerkingsgraad van de afgelopen 30 dagen wordt getoond op basis van de scores van de volgende drie indicatoren:

• Automatiseringsconfiguratie:
  • Controles van algemene configuratie
  • Controles van kwaliteit van relaties
  • Controles van OCR-herkenningsregels.
• Prestatie 
• Andere indicatoren:
  • UBL-facturen
  • Bonnen geupload door Yuki Assistant app
  • Bankkoppeling.

LET OP!
Alle controles worden door de Automatiseringsmonitor één keer per dag uitgevoerd.

Klik op de video om 'Automatiseringsmonitor' te bekijken!  

Alleen een gebruiker met een 'Backoffice' rol in het domein kan de Automatiseringsmonitor bekijken en indien nodig acties uitvoeren om de score van de automatische verwerkingsgraad van documenten te verhogen.

Om de automatische verwerkingsgraad van documenten in een domein te verhogen, kun je daarvoor via één van de controles van de automatiseringsconfiguratie de benodigde acties uitvoeren.

De desbetreffende controles worden elk in een apart artikel uitvoerig beschreven. 

Beweeg met je muis boven het icoon Backoffice in de navigatiebalk en klik vervolgens op Automatiseringsmonitor.

Het volgende scherm wordt geopend:

Hieronder volgt een beschrijving van de drie indicatoren.

Automatiseringsconfiguratie

Hier wordt de totaalscore van de automatiseringsconfiguratie in het domein getoond. Deze score is het gemiddelde van de scores van de controles die vallen onder de algemene configuratie, de kwaliteit van de relaties en de OCR-herkenningsregels in het domein.

Om de details van één van de controles te bekijken en indien nodig actie te ondernemen om de score van de automatische verwerkingsgraad van documenten te verhogen, klik je op de link Suggesties in de tegel van de algemene configuratie, kwaliteit van relaties of OCR herkenningsregels. 

Algemeen

De totaalscore van Algemeen is het gemiddelde van de scores van de twee onderstaande controles die op de standaardwaarden en instellingen die automatisering verhinderen zijn uitgevoerd:

• Niet automatisch verwerken
• Ontbrekend KvK-nummer.

Voor een uitgebreide beschrijving van de algemene configuratie in het domein zie artikel Algemeen (Automatiseringsmonitor).

Kwaliteit van relaties 

De totaalscore van de Kwaliteit van relaties is het gemiddelde van de scores van de vijf onderstaande controles die op de relatiekaarten en relaties zijn uitgevoerd:

• Dezelfde relatienaam
• Hetzelfde btw-nummer
• Hetzelfde KvK-nummer
• Ontbrekende informatie
• Ongebruikte relaties.

Voor een uitgebreide beschrijving van de kwaliteit van de relaties in het domein zie artikel Kwaliteit van relaties (Automatiseringsmonitor).

OCR-herkenningsregels

Om de automatische verwerkingsgraad van documenten (op basis van IDR en indien geactiveerd Maximale herkenning) in Yuki nog verder te verbeteren, kunnen er in een domein document herkenningsregels worden aangemaakt op basis van OCR-data die gevonden wordt in een document. OCR staat voor Optical Character Recognition of in het Nederlands, optische tekenherkenning (het uitlezen van tekst uit een afbeelding).

Op basis van deze herkende gegevens wordt onder andere de documentsoort en de relatie van een document bepaald. 

Voor een uitgebreide beschrijving van de OCR-herkenningsregels in een domein zie artikel Lokale OCR-herkenningsregels.

De totaalscore van de sectie OCR-herkenningsregels is het gemiddelde van de scores van de zes onderstaande controles die op de OCR-herkenningsregels zijn uitgevoerd:

• Ontbrekende regels voor relaties
• Ontbrekende regels voor facturen
• Ontbrekende regels voor documenttype
• Onjuiste input
• Onjuiste relaties
• Onjuist documenttype.

Voor een uitgebreide beschrijving van de OCR-herkenningsregels in het domein zie artikel OCR-herkenningsregels (Automatiseringsmonitor).

Prestatie

Volledige automatisering

Hier wordt het automatiseringspercentage van de afgelopen 30 dagen getoond.

Proces trechter

In de procestrechter wordt van links naar rechts het aantal en percentage getoond van de:

• facturen die zijn aangeleverd
• facturen die juist zijn geclassificeerd
• facturen waarvan de relatie is herkend
• facturen waarvan de bedragen juist zijn herkend
• facturen waarvan de grootboekrekeningen juist zijn herkend
• facturen die uiteindelijk automatisch zijn verwerkt.

Andere indicatoren

Andere indicatoren die de automatische verwerkingsgraad van documenten in een domein beïnvloeden zijn:

• UBL-facturen
  Het aantal ontvangen UBL-facturen in de afgelopen 30 dagen
  (voor een uitgebreide beschrijving zie artikel UBL-factuur)
• Bonnen geupload door Yuki Assistant
  Het aantal bonnen geupload via de Yuki Assistant app
  (voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Yuki Assistant app)
• Bankkoppeling
  De aanwezigheid van een actieve bankkoppeling waardoor banktransacties automatisch worden opgehaald.
  Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Ponto PSD2-koppelingen, Rabobank boekhoudkoppeling, Boekhoudkoppeling met ABN AMRO, Boekhoudkoppeling met ING en Boekhoudkoppeling met Knab)