Volledigheid inkoop (Backoffice)

Voor een volledige administratie controleert Yuki of alle inkoopfacturen en bonnetjes aanwezig zijn. Dit wordt gedaan op basis van de openstaande betalingen: alle betalingen waar geen factuur bij gevonden kon worden, worden in een rapport  geplaatst. Dagelijks wordt deze controle uitgevoerd. Het is raadzaam om dit rapport regelmatig te bekijken en actie te ondernemen om je administratie zo compleet mogelijk te maken. 

In het rapport volledigheid van de inkoop worden de volgende zaken weergegeven: 

• Openstaande betalingen waarbij geen inkoopfactuur is gevonden 
• Openstaande betalingen gegroepeerd per relatie
• Het saldo per relatie, opgebouwd uit openstaande betalingen en inkoopfacturen 
• Acties om per betaling aan te geven wat er met deze betaling moet gebeuren.

De volledigheid van de inkoop kan vanuit verschillende plaatsen in Yuki worden bekeken:

• Klik in de navigatiebalk op het icoon Postbus en vervolgens in het nu geopende scherm onder Aandacht op Inkoop
• Klik in de navigatiebalk op het icoon Backoffice en vervolgens in het nu geopende scherm onder Checklist op Volledigheid inkoop.

Het volgende scherm wordt geopend:

Het resultaat van deze dagelijkse controle wordt ook getoond in de Postbus zodat de ondernemer een duidelijk overzicht heeft van eventuele missende facturen en bonnetjes. 

Dit rapport van de volledigheid van de inkoop kan ook worden verstuurd naar de ondernemer door te klikken op de knop Stuur deze lijst naar de gebruiker. 

Het is raadzaam om dit rapport regelmatig te bekijken en actie te ondernemen om de administratie zo compleet mogelijk te maken. Je kunt de lijst met posten waar mogelijk een inkoopfactuur of bonnetje bij ontbreekt zelf bewerken. Alle betalingen waar geen inkoopfactuur of bon bij gevonden is hebben een groene achtergrond. De inkoopfacturen en bonnen die nog niet zijn gematcht met een betaling worden in het grijs getoond. 

Acties

Om te reageren op dit rapport en Yuki te helpen de administratie te completeren klik je op het icoontje aan het einde van een regel met een openstaande betaling. 

Het volgende menu met acties wordt geopend:

Er zijn verschillende mogelijkheden:

• Je wilt de factuur (of het bonnetje) handmatig boeken omdat deze niet meer wordt aangeleverd. Klik op de eerste regel in het menu. Er wordt een scherm getoond waarin je de juiste grootboekrekening en relatie kunt selecteren. Daarnaast kun je eventueel nog het gekoppelde project aanpassen.
  
  
  Na het klikken op de knop Bewaren wordt de betaling direct geboekt.
  
  
• Je wilt de betaling matchen met een openstaande factuur (of het  bonnetje). Klik dan op de tweede regel. Er verschijnt een scherm met de openstaande posten die nog gematcht moeten worden.
• Je wilt het saldo direct afboeken. Klik op de derde regel in het menu. Er wordt een scherm getoond waarin je de juiste transactiedatum en grootboekrekening kunt selecteren.
  
  
  Na het klikken op de knop Bewaren wordt het saldo direct afgeboekt.