Bundelbak

Een onderdeel van de Backoffice Workflow is de bundelbak. 

Een aantal documenten die worden geüpload (met extensie JPG, GIF of PNG, dus géén PDF) komen eerst in de bundelbak terecht. Deze documenten moeten goed worden bekeken om te bepalen of ze eerst gebundeld moeten worden voordat ze kunnen worden doorgezet naar de workflow vanwaaruit ze kunnen worden verwerkt door de backoffice.

Om te beginnen met het bundelen van documenten beweeg je met je muis boven het icoon Backoffice in de navigatiebalk en klik je vervolgens op Backoffice workflow. Klik in het nu geopende scherm op het icoon Bundelbak.

In de bundelbak ga je op zoek naar documenten die in meerdere pagina's zijn geüpload dus bijvoorbeeld een factuur van twee pagina's die in twee losse pagina's is binnengekomen. Dit is niet altijd eenvoudig om te zien. Let vooral op:

• twee pagina's van dezelfde leverancier waarbij de ene pagina geen totaalbedrag heeft en de andere wel
• bijlagen die bij een factuur horen 
• aanduidingen zoals 'Pagina 1/2', '2/2' etc.

In dit scherm kun je de volgende knoppen gebruiken:

1. Zet alle (gebundelde) documenten ter verwerking in de workflow.
2. Berg de geselecteerde documenten op in een ordner.
3. Voeg de geselecteerde documenten samen tot een bundel.
4. Verwijder de geselecteerde documenten.
5. Verander van schermweergave: Batches, Document(en) of Pagina's.
6. Lijstweergave (details) van documenten.
7. Bekijk de documenten als thumbnails (zie bovenstaande schermafbeelding).
8. Bepaal de grootte van de thumbnails in je scherm: Standaard, Klein, Groot of Extra Groot.
9. Sorteer de documenten op Datum of Naam.

Onder elk document in de bundelbak zie je de volgende knoppen:

Bewerk, verwijder of draai het document naar links of naar rechts.

Heb je twee pagina's gevonden die bij elkaar horen dan kun je deze op twee manieren samenvoegen:

• door pagina 2 met je muis te verslepen naar pagina 1.  Daarmee wordt pagina 2 onder pagina 1 opgeborgen en zijn er twee documenten gebundeld tot één document.
• door de pagina's die bij elkaar horen te selecteren (vinkje in checkbox) en vervolgens op de knop Voeg de geselecteerde documenten samen tot een bundel te klikken.

Gebundelde documenten zijn te herkennen aan het symbool linksboven het gebundelde document (bijvoorbeeld '2').

Eenmaal gebundelde documenten kun je weer ontkoppelen door te klikken op het schaartje onder het gebundelde document.

Heb je alle documenten goed bekeken en samengevoegd of verwijderd voor zover nodig, dan zet je de documenten door naar de 'Document(en)' workflow door linksboven in de bundelbak op de knop Markeer alle documenten als afgehandeld te klikken. 

Je komt automatisch in de workflow terecht voor het verwerken van documenten.