Volledigheid van bank (Backoffice)

Yuki controleert maandelijks of je administratie compleet is. Er wordt dan onder andere gekeken naar je bank. Alle onregelmatigheden worden in een rapport geplaatst. Het is raadzaam om dit rapport regelmatig te bekijken en actie te ondernemen om je administratie zo compleet mogelijk te maken.

Het rapport volledigheid van de bank kan drie meldingen bevatten:

• Beginsaldo onbekend: het saldo van een bankrekening aan het begin van het boekjaar is niet bekend bij Yuki, hierdoor klopt het eindsaldo niet
• Missende banktransacties: er ontbreken banktransacties in het totaal van de banktransacties die we van je ontvangen hebben (missend afschrift of onvolledige export)
• Bankrekening is niet bijgewerkt: je hebt al enige tijd geen nieuwe banktransacties (minimaal 1 maand) meer aangeleverd.

De volledigheidscontrole van de bank kan vanuit verschillende plaatsen in Yuki worden uitgevoerd:

• Beweeg met je muis boven het icoon Bank in de navigatiebalk en klik vervolgens op Volledigheidscontrole
• Klik in de navigatiebalk op het icoon Postbus en vervolgens in het nu geopende scherm onder Aandacht op Bank
• Klik in de navigatiebalk op het icoon Backoffice en vervolgens in het nu geopende scherm onder Checklist op Volledigheid van de bank.

Het volgende scherm wordt geopend:

Het resultaat van deze dagelijkse controle wordt ook getoond in de module Yuki Postbus zodat de ondernemer een duidelijk overzicht heeft van de stand van zaken voor wat betreft de bank.  

Dit rapport van de volledigheid van de bank kan ook worden verstuurd naar de ondernemer door te klikken op de knop Stuur deze lijst naar de gebruiker. 

Het is raadzaam om dit rapport regelmatig te bekijken en actie te ondernemen om de administratie zo compleet mogelijk te maken.

Welke acties moeten worden ondernomen om de administratie weer compleet te maken?

Het beginsaldo ontbreekt

Als het rapport aangeeft dat het beginsaldo ontbreekt, wil dat zeggen dat het eerste afschrift dat van de ondernemer is ontvangen een beginsaldo toonde. Yuki heeft echter niet kunnen nagaan of dat ook het juiste saldo was aan het begin van het boekjaar. Dit kan worden opgelost door de ondernemer het laatste afschrift van het voorgaande boekjaar te laten scannen (meestal van 31 december) en aanleveren. Yuki kan dan aan de hand daarvan het beginsaldo aansluiten.

Missende banktransacties (afschriften)

Er is sprake van missende afschriften (we noemen dat ook wel een gat in de afschriften) als twee opeenvolgende afschriften niet op elkaar aansluiten. De ondernemer heeft dan waarschijnlijk ooit een foutieve datum bij de export van de bank ingegeven of een afschriftnummer niet in gescand. Het verslag geeft aan van welke datum tot welke datum er geen transacties zijn ontvangen. Om deze alsnog aan te leveren moet de ondernemer naar de internetsite van de bank gaan en daar bij de export zoeken naar alle transacties vanaf en tot en met die datum. Dat exportbestand moet weer worden geüpload naar Yuki. Heeft de bank die gegevens niet meer omdat ze te lang in het verleden liggen of omdat de ondernemer die transacties niet elektronisch kan opvragen dan moeten de corresponderende papieren afschriften gescand en aangeleverd worden.

Bankrekening is niet bijgewerkt

Heeft de ondernemer al een tijd geen banktransacties meer aangeleverd dan is dit een herinnering om dat weer eens te laten doen. Mochten er sinds die tijd geen banktransacties meer zijn geweest voor die bankrekening, dan mag deze melding worden genegeerd. Het saldo zou dan moeten overeenstemmen met het laatst bekende saldo bij de bank.

Wat te doen als je de transacties niet meer hebt

Mocht de ondernemer om de één of andere reden echt niet meer beschikken over de ontbrekende informatie, dan kunnen de ontbrekende bedragen tijdelijk even weggeboekt worden. Later kan hier dan een oplossing voor worden gevonden. Desnoods kan het dan nog een keer door de ondernemer bij de bank worden opgevraagd.