Maandcontrole

Gewijzigd op Tue, 21 Nov 2023 om 09:23 AM

Elke maand moet de administratie door de backoffice worden gecontroleerd op de volgende zaken:

De maandcontrole wordt uitgevoerd op basis van de Checklist van de backoffice medewerker.

TIP!

De uitgevoerde maandcontrole kun je vastleggen door de Kwaliteitsmonitor te openen en vervolgens te klikken op de knop 'Open verslag'

In het portaal kun je de status van de controles bekijken door:

onder Workflow te klikken op Kwaliteit
onder Beheer bij Overzichten het overzicht Kwaliteit te openen.

Klik in de navigatiebalk op het icoon Backoffice en scroll in het nu geopende scherm naar de Checklist.

Alvorens er gestart kan worden met het afsluiten van een boekjaar (jaarwerk) moeten deze maandelijkse controles uitgevoerd zijn.

Inconsistenties

Hier controleert Yuki het domein op inconsistenties. Na een paar minuten verschijnt er een lijst met meldingen.

De belangrijkste inconsistentie betreft het ontbreken van banktransacties. Controleer in de boekhouding/bank of de meldingen correct zijn.

Bank

Hier zie je de aanwezige bankrekeningen, creditcards en online betalingsproviders.

Indien er banktransacties ontbreken bij een bepaalde bankrekening verschijnt er een rode driehoek bij deze bankrekening.

Indien de banktransacties zonder banksaldo (in het elektronisch bankbestand) zijn aangeleverd dan verschijnt er een rood vraagteken. Het banksaldo van de rekening is dan niet geverifieerd.

Het is raadzaam om vreemde valuta rekeningen maandelijks te herwaarderen.

Volledigheid van de bank

Hier wordt een overzicht gegeven van de ontbrekende banktransacties. Controleer eerst in de boekhouding/bank of de meldingen correct zijn. Vervolgens kan je hier een vraag stellen aan de klant waarin je verzoekt om de ontbrekende banktransacties aan te leveren.

Tussenrekeningen

Hier kan je posten die geboekt zijn op grootboekrekening '23000 Betalingen onderweg' matchen.

De overboekingen van de diverse bankrekeningen staan op datum volgorde gerangschikt.

Selecteer rechts een afschrijving van de ene bankrekening. Rechtsboven verschijnt nu in een geel kader 'Nog te matchen...'.
Selecteer vervolgens links de bijschrijving van de andere bankrekening. Nu verschijnt rechtsboven in een geel kader 'Volledig gematcht'.
Klik vervolgens in de werkbalk op de knop ‘Koppelen’.

Hier kunnen ook de tussenrekeningen voor pin, creditcard of iDeal worden gematcht.

Kleine verschillen kunnen worden afgeboekt naar betalingsverschillen of bankkosten.

Volledigheid van inkoop, verkoop en vraagposten

Nadat de inkoop, verkoop en/of vraagposten zoveel mogelijk zijn opgeschoond kan je hier door middel van de knop Stuur deze lijst naar de gebruiker een vraag naar de klant sturen waarin je verzoekt om de ontbrekende inkoop- of verkoopfacturen aan te leveren.

Vervolgens kan je de klant door middel van de knop Breng deze lijst onder aandacht van de gebruiker verzoeken om een toelichting te geven op de vraagposten.

Debiteuren en crediteuren

Nadat de debiteuren en crediteuren zoveel mogelijk zijn opgeschoond kan je hier door middel van de knop Stuur deze lijst naar de gebruiker een vraag naar de klant sturen.

Belastingdienst

Hier staan alle openstaande posten/transacties vermeld voor de Belastingdienst betreffende de volgende grootboekrekeningen:

16000 Crediteuren: dit is voor het boete- en rentedeel van naheffingsaanslagen, aanmaningen en dwangbevelen omzetbelasting (F…) en loonbelasting (A…).
17110 Belastingschulden LB: hierop zijn de aangiften loonheffing geboekt.
24000 Belastingschulden btw: hierop zijn de aangiften omzetbelasting geboekt.

Zorg ervoor dat bij alle banktransacties aangaande de Belastingdienst de relatie 'Belastingdienst' is toegevoegd waardoor deze transacties in dit overzicht verschijnen.

Te betalen salarissen

Hier wordt op maandniveau de aansluiting gecontroleerd tussen salarisstroken en de loonjournaalpost per maand. Van belang is natuurlijk dat de maandelijkse loonjournaalpost en alle salarisstroken aanwezig zijn.

Indien het saldo van een bepaalde maand ‘0’ is dan sluit het totaal van de salarisstroken aan met de loonjournaalpost per maand.

Een saldo in een bepaalde maand kan de volgende oorzaken hebben:

De loonjournaalpost is niet correct of ontbreekt
Eén of meerdere salarisstroken zijn niet correct of ontbreken.

Loonheffingen

Hier wordt op maandniveau de aansluiting gecontroleerd tussen de aangifte loonheffing en de loonjournaalpost per maand. Van belang is natuurlijk dat de maandelijkse loonjournaalpost en de aangifte loonheffing aanwezig zijn.

Indien het saldo van een bepaalde maand '0' is dan sluit de aangifte loonheffing aan met de loonjournaalpost per maand.

Een saldo in een bepaalde maand kan de volgende oorzaken hebben:

De loonjournaalpost is niet correct of ontbreekt
De aangifte loonheffing is niet correct of ontbreken.

RC personeel

Hier staan de salarisstroken open die nog gematcht kunnen worden met een betaling (gele icoontjes) en de openstaande onkostendeclaraties (licht oranje icoontjes).

Daarnaast zie je hier ook betalingen van salarissen en onkostendeclaraties waarvan de salarisstroken en/of declaraties nog ontbreken.

Nadat dit overzicht is opgeschoond kan je een vraag stellen aan de klant door te klikken op de knop Stuur deze lijst naar de gebruiker.

RC administraties

Dit is de rekening-courant verhouding tussen de verschillende administraties in het domein. Het saldo moet hier altijd '0' zijn.

Duplicaat facturen

Hier kan je controleren of facturen meerdere keren in een administratie zijn geboekt.

Je kunt kiezen uit inkoopfacturen, verkoopfacturen of onkostendeclaraties. Het overeenkomst percentagestaat standaard op 75% of hoger.

Links voor elke vergelijkingsregel kan je klikken op het witblauwe icoontje. Hierdoor verschijnen de facturen nu naast elkaar op je scherm en kan je ze met elkaar vergelijken. Indien de facturen identiek zijn kunnen ze worden samengevoegd.

Verwijderde transacties

Hier zie je alle transacties die zijn verwijderd.

Relatiecontrole

Hier worden dubbele relaties weergegeven. In de werkbalk kan je verschillende vergelijkingen maken en indien van toepassing de relaties samenvoegen.

Verwerkte documenten

Hier zie je een overzicht van alle verwerkte documenten in een domein.

Administratiecontroles

Hier kun je een overzicht bekijken van alle controles die al zijn uitgevoerd in de administratie. In de grafiek zie je het verloop van de score van de kwaliteitsmonitor.