Administratie blokkeren en afsluiten

Het is afhankelijk van de gekozen bundel (en evt. extra toegevoegde features) en de rol(len) die je hebt als gebruiker in het domein welke instellingen je in een domein kunt vastleggen.

In Yuki kun je een aantal domeininstellingen aanpassen om o.a. je contract, de administratie(s), de gebruiker(s), de berichtgeving en het blokkeren/afsluiten van je domein te regelen.

Je hebt in Yuki de mogelijkheid om een administratie tot een bepaalde datum te blokkeren of af te sluiten.

LET OP!

Bij het blokkeren of afsluiten van een boekjaar van een administratie die onderdeel is van een Fiscale eenheid, moeten alle bijbehorende btw-aangiften de status 'Historisch' of 'Afgesloten' hebben.

Alleen een gebruiker met de rol 'Portaal backoffice controller', 'Backoffice controller' van het domein of de rol 'Externe accountant' kan een administratie blokkeren of afsluiten.

Een gebruiker met de rol 'Directie' kan de datums van de blokkering en/of de afsluiting van de administratie(s) alleen bekijken.

Voorwaarden en effect van blokkeren

Voorwaarde

Een administratie kan worden geblokkeerd wanneer alle btw-aangiften en aangiften loonheffing in de administratie aanwezig zijn. Alle btw-aangiften moeten de status 'Historisch' of 'Afgesloten' (verstuurd naar en bevestigd door de Belastingdienst) hebben. De suppletie mag de status 'Concept' hebben. 

Effect

Het is mogelijk om een administratie tot een bepaalde datum te blokkeren in Yuki. Dit betekent dat vanaf die datum geen nieuwe transacties meer worden verwerkt die invloed hebben op boekingen van vóór of op die datum. Hiermee vergrendel je de financiële gegevens tot de gekozen datum, zodat er geen wijzigingen meer kunnen plaatsvinden.

Alleen een gebruiker met de rol 'Portaal backoffice controller', 'Backoffice controller' van het domein of de rol 'Externe accountant' kan nog wel transacties wijzigen of toevoegen.

Voorwaarden en effect van afsluiten

Voorwaarde

Een administratie kan alleen worden afgesloten indien ook de suppletie de status 'Historisch' of 'Afgesloten' heeft.

Effect

Als je een volledig boekjaar wilt afsluiten in Yuki om ervoor te zorgen dat er gedurende dat jaar geen wijzigingen meer door welke gebruiker dan ook kunnen worden aangebracht, moet de administratie worden afgesloten. Dit is een strengere vorm van blokkering die alle toekomstige bewerkingen in dat boekjaar verhindert.

Na het afsluiten van een boekjaar kan geen enkele gebruiker binnen dat specifieke boekjaar nog aanpassingen doen.

TIP!

De afsluitdatum kan als kolom worden toegevoegd aan het overzicht Administraties in het accountant portaal.

Toegang tot domeininstellingen

Alle vastgelegde instellingen zoals o.a. de blokkeren en afsluiten instellingen zijn gecentraliseerd binnen je domein en onderverdeeld in logische categorieën.

Om toegang te krijgen tot deze instellingen:

• klik je op het icoon Instellingen in de navigatiebalk

• klik je vervolgens in het nu geopende scherm in de sectie Domein op Blokkeren en afsluiten.

Blokkeren en/of afsluiten instellen

Geef aan welke administratie je wilt blokkeren of afsluiten (als je meerdere administraties hebt in één domein) en voer daar de laatste dag in van de periode die je wilt gaan controleren (bijvoorbeeld 31-12-2017 voor boekjaar 2017).

Je kunt een blokkering of een afsluiting weghalen door de datum te vervangen door een eerdere datum of de datum in zijn geheel te verwijderen en dan vervolgens te klikken op de knop Bewaren.