Administratie(s) registreren of afmelden bij Peppol vanuit portaal

PEPPOL is een Europees initiatief om e-facturering te standaardiseren. Het maakt het mogelijk e-facturen veiliger te versturen naar en te ontvangen van je relaties die zich ook in het beveiligde Peppol-netwerk bevinden. 

Voor meer informatie over Peppol zie https://peppolautoriteit.nl/ en https://peppol.eu/.

Yuki X Peppol over de voordelen van het gebruik van Peppol in Yuki!  

Een e-factuur (UBL factuur) is een elektronische factuur. Op een e-factuur staan de vereiste gegevens altijd op een vaste plek met een eigen codering. Daardoor is het voor Yuki mogelijk een e-factuur automatisch te verwerken.

Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel UBL.

Om voor de ontvangst en/of verzending van e-facturen gebruik te kunnen maken van het Peppol-netwerk moet een onderneming (lees administratie in Yuki) zich via een zogenaamd Access Point registreren. 

Een gebruiker met de rol 'Portaalbeheerder' of 'Portaal backoffice' kan een administratie registreren of afmelden bij Peppol.

LET OP!

Een ondernemer kan via de instellingen van het domein de administratie van zijn of haar bedrijf ook bij Peppol te registreren. In dat geval is de registratie vanuit het portaal niet meer nodig.

Op het moment dat een administratie via Yuki wordt geregistreerd bij Peppol dient Yuki als het Access Point tot het Peppol-netwerk.

LET OP!

• Elk bedrijf (administratie in Yuki) moet afzonderlijk worden geregistreerd.
• Een administratie kan maar één zogenaamd Access Point naar Peppol hebben. Om de administratie via Yuki te kunnen registreren bij Peppol moet deze administratie dus, indien van toepassing, eerst bij het bestaande Access Point worden afgemeld.
  

VOOR DE VEELGESTELDE VRAGEN OVER DEZE FUNCTIONALITEIT ZIE FAQ PEPPOL!

Ontvangen van e-facturen via Peppol

Het ontvangen van e-facturen is altijd beschikbaar in een domein zodra er één of meer administraties zijn geregistreerd bij Peppol.

Na de registratie van een bedrijf bij Peppol:

• zullen een aantal 'nieuwe' leveranciers die zijn aangesloten bij het Peppol-netwerk automatisch hun e-facturen (verkoopfacturen) naar de administratie gaan versturen.
  
  Zorg ervoor dat voor deze e-facturen op portaal- of domeinniveau resp. de benodigde standaardwaarden (centrale verwerkingsregels) of OCR herkenningsregels worden aangemaakt.

  
  

  Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Standaardwaarden (centrale verwerkingsregels) voor portaal instellen of Lokale OCR-herkenningsregels.
  
  LET OP!

  Yuki adviseert om een bericht te sturen naar alle leveranciers waarvan niet automatisch e-facturen via Peppol worden ontvangen.
  
  
• kan de ondernemer (gebruiker met de rol 'Directie') de ontvangst van een bericht van Yuki instellen zodra een e-factuur wordt ontvangen of niet succesvol wordt afgeleverd via Peppol
  (zie artikel Berichten van Yuki instellen)
  
• vind je de via Peppol ontvangen facturen terug bij de Historie of je Digitale post in de Postbus
  (zie artikel Historie (scan/upload batches) of Digitale post). 

Versturen van e-facturen via Peppol

Het versturen van e-facturen is niet beschikbaar in een domein waarin een gebruiker met de rol 'Directie' heeft gekozen voor de Minimal versie van Yuki.

Na de registratie van een bedrijf bij Peppol:

• wordt de standaard verzendmethode van verkoopfacturen automatisch aangepast naar 'Waar mogelijk via Peppol'
  (zie artikel Factuuraflevering)
• kan de ondernemer bij het aanmaken van een nieuwe verkoopfactuur de verzendwijze 'Via Peppol' selecteren
  (zie artikel Factuurdatum en/of verzendwijze wijzigen) 
• kan de ondernemer de via Peppol verstuurde facturen terugvinden bij het activiteitenlogboek in de Verkoop functionaliteit
  (zie artikel Activiteitenlogboek facturen).

Het scherm om een administratie te registreren of af te melden bij Peppol wordt als volgt geopend:

• automatisch direct na het aanmaken van een nieuw domein
• in het accountant portaal klikken op Beheer en vervolgens op Administraties. Klik vervolgens op de naam van de administratie.
• in het accountant portaal klikken op Beheer en vervolgens op Administraties. Beweeg met je muis vervolgens boven de regel van de desbetreffende administratie, klik op de knop met de drie puntjes en selecteer vervolgens Bekijk administratiegegevens in het menu.

Het volgende scherm wordt geopend:

Vanuit dit scherm kan een gebruiker:

• een administratie registreren bij Peppol
• de voorkeuren van e-facturering wijzigen
• een administratie afmelden bij Peppol.

Administratie registreren bij Peppol

Om de administratie bij Peppol te registreren, klik je in de sectie Peppol op Registreren.

Het volgende scherm wordt geopend:

Om een administratie te registreren voor ontvangst en/of verzending van e-facturen via Peppol moet in Yuki het KvK-nummer en het btw-nummer verplicht zijn ingevoerd.

LET OP!

Is een bedrijf niet btw-plichtig dan moet alleen het KvK-nummer verplicht zijn ingevoerd.

Klik op de knop Registreren om de administratie te registreren bij Peppol.

De volgende melding verschijnt in je scherm: 

Daarnaast wordt de standaard verzendmethode van de verkoopfacturen in de administratie in Yuki direct aangepast:

De desbetreffende administratie is nu geregistreerd bij Peppol waardoor vanaf dit moment, afhankelijk van de geselecteerde voorkeuren voor e-facturering, e-facturen ontvangen en/of verstuurd kunnen worden.

LET OP!

Als je bij het registreren van de administratie bij Peppol de onderstaande melding krijgt, kun je via de link  https://directory.peppol.eu/public/locale-en_US/menuitem-search zoeken bij welk toegangspunt de administratie al is geregistreerd en daar de administratie afmelden.

Voorkeuren e-facturering wijzigen

Klik in het bovenstaande scherm in de sectie Peppol op de knop Bewerken.

Het volgende scherm wordt geopend:

Verwijder in dit geval het vinkje voor Verstuur facturen en klik op de knop Bewaren om de gewijzigde voorkeuren van e-facturering te bewaren.

Administratie afmelden bij Peppol

Op elk moment kan een administratie worden afgemeld bij Peppol. 

Klik in de sectie Peppol op Afmelden.

De volgende melding verschijnt in je scherm:

Klik op de knop Afmelden om de Peppol-verbinding daadwerkelijk te verbreken.

De volgende melding verschijnt in je scherm:

De desbetreffende administratie is nu afgemeld bij Peppol waardoor vanaf dit moment geen e-facturen meer ontvangen en/of verstuurd kunnen worden.