Overzicht 'Standaardwaarden'

In het Yuki accountant portaal is een overzicht beschikbaar waarmee je gericht de automatiseringsgraad kunt verhogen.  

Het overzicht 'Standaardwaarden' toont alle standaardwaarden (centrale verwerkingsregels) die op dit moment in het portaal voor facturen van leveranciers zijn aangemaakt.

Alleen een gebruiker met de rol 'Portaalbeheerder' kan vanuit het overzicht 'Standaardwaarden' standaardwaarde(n) aanmaken.

Een gebruiker met de rol 'Portaal backoffice' heeft geen toegang tot het overzicht 'Standaardwaarden'.

Centrale verwerkingsregels

In het portaal zijn er voor het verhogen van de automatische verwerking van inkoopfacturen twee typen verwerkingsregels die je kunt instellen: standaardwaarden en UBL-regels. 

Standaardwaarden

• Doel: Deze worden ingesteld op leveranciersniveau om het automatische invullen van gegevens bij factuurverwerking te vergemakkelijken.
• Werking: Wanneer een inkoopfactuur van een specifieke leverancier binnenkomt, worden vooraf gedefinieerde waarden automatisch ingevuld, zoals grootboekrekeningen en andere relevante gegevens.

UBL-regels (alleen voor UBL/PDF- en UBL-facturen) 

• Doel: Deze regels zijn specifiek voor inkoopfacturen die in het UBL-formaat aangeleverd worden.
• Werking: Ze maken het mogelijk om op regelniveau factuurregels op verschillende grootboekrekeningen te boeken, wat zorgt voor een gedetailleerdere en flexibelere verwerking.
  
  LET OP!
  Voordat je op regelniveau met UBL-regels kunt gaan splitsen, moet er eerst een standaardwaarde bestaan.

LET OP!

Pas wanneer een gevalideerde relatie is aangemaakt als leverancier in een domein binnen het portaal, vaak nadat de eerste inkoopfactuur van dit bedrijf is verwerkt, kan er op portaalniveau een standaardwaarde worden aangemaakt voor de leveranier.

Automatische verwerking van facturen in meerdere domeinen

Door de standaardwaarden zullen in elk domein in het portaal de geüploade inkoopfacturen van de desbetreffende leverancier automatisch volgens de instellingen van deze centrale verwerkingsregels worden verwerkt.

Verschil lokale en centrale verwerkingsregels

Wanneer een document wordt geüpload, controleert Yuki eerst of er een centrale verwerkingsregel (standaardwaarde) bestaat in het portaal. Indien aanwezig, wordt de factuur volgens die regel verwerkt. 

Vervolgens controleert Yuki of er een lokale verwerkingsregel binnen dat domein bestaat. Als dat het geval is, krijgt de lokale verwerkingsregel prioriteit en vult Yuki de documentgegevens volgens deze standaardwaarde in en wordt het document vervolgens verwerkt.

LET OP!

Lokale verwerkingsregels (lees standaardwaarden) in een domein zijn dus leidend en overschrijven de centrale verwerkingsregels in een portaal.

Voorwaarden aan leveranciers

Er zijn enkele extra voorwaarden waaraan de gebruikte leverancier van een standaardwaarde moet voldoen:

• Bij het aanmaken van een standaardwaarde kun je alleen een leverancier kiezen die al bekend/gebruikt is in één van de bestaande domeinen.
• De leverancier moet een replicatie link hebben naar de centrale database van Yuki, waardoor de software de juiste leverancier kan herkennen (dit geldt voor 99% van de gevallen).
  
  TIP!
  Als een standaardwaarde in het portaal niet correct werkt, kan dat komen doordat het adres lokaal in het domein wordt opgeslagen zonder een automatische replicatie link naar de centrale database.
  
  Voor een uitgebreide beschrijving van het leggen van een replicatielink zie artikel Replicatie link met centrale database van Yuki leggen.

Toegang tot overzicht 'Standaardwaarden'

Alle overzichten in het accountant portaal zijn gecentraliseerd binnen je portaal en onderverdeeld in logische secties.

Om toegang te krijgen tot deze overzichten:

• klik je in het accountant portaal op Beheer
• klik je in het nu geopende scherm op Overzichten
• klik je vervolgens op Standaardwaarden.

Gegevens overzicht 'Standaardwaarden'

In dit scherm zie je alle standaardwaarden en UBL-regels die op dit moment voor leveranciers in het portaal zijn aangemaakt.

Vanuit het overzicht van de standaardwaarden in het portaal kan een gebruiker:

• een nieuwe standaardwaarde (op documentniveau) voor leverancier aanmaken
• een  UBL-regel (op regelniveau) voor leverancier aanmaken
• een standaardwaarde of UBL-regel voor leverancier bekijken
• een standaardwaarde of UBL-regel voor leverancier wijzigen
• een standaardwaarde of UBL-regel voor leverancier kopiëren
• een standaardwaarde of UBL-regel activeren of deactiveren
• een standaardwaarde of UBL-regel voor leverancier verwijderen.
  
  

Standaardwaarde of UBL-regel voor leverancier aanmaken

Er kunnen op twee verschillende niveaus standaardwaarden (centrale verwerkingsregels) worden aangemaakt nl. op:

• Documentniveau (standaardwaarde)
• Regelniveau (UBL-regel), alleen beschikbaar voor UBL documenten.

Om een standaardwaarde aan te maken klik je op de knop Aanmaken... en vervolgens selecteer je Standaardwaarde of UBL-regel in het dropdownmenu.

Voor een uitgebreide beschrijving van het aanmaken van een standaardwaarde of UBL-regel in het portaal zie artikel Standaardwaarde (centrale verwerkingsregel) voor portaal aanmaken of UBL-regel (centrale verwerkingsregel) voor portaal aanmaken.

Standaardwaarde of UBL-regel voor leverancier bekijken

Om een standaardwaarde of UBL-regel voor een leverancier te bekijken:

• klik je op Document of Regel in de kolom Standaardwaarde van de desbetreffende leverancier
  OF
• beweeg je met je muis boven de regel van de desbetreffende leverancier, klik je op de knop met de drie puntjes en selecteer je vervolgens Bekijk standaardwaarde in het dropdownmenu.

Standaardwaarde of UBL-regel voor leverancier wijzigen

Om een standaardwaarde of UBL-regel voor een leverancier te wijzigen:

• klik je op Document of Regel in de kolom Standaardwaarde van de desbetreffende leverancier
  OF
• beweeg je met je muis boven de regel van de desbetreffende leverancier, klik je op de knop met de drie puntjes en selecteer je vervolgens Wijzig standaardwaarde in het dropdownmenu.

In het nu geopende scherm klik je op de knop Bewerken om de standaardwaarde of de UBL-regel te wijzigen.

Standaardwaarde of UBL-regel kopiëren

Om een standaardwaarde of UBL-regel te kopiëren:

• klik je op Document of Regel in de kolom Standaardwaarde van de verwerkingsregel die je wilt kopiëren. In het nu geopende scherm klik je vervolgens op de knop Duplicaat.
  OF
• beweeg je met je muis boven de regel van de desbetreffende leverancier, klik je op de knop met de drie puntjes en selecteer je vervolgens Kopiëren in het dropdownmenu.

Standaardwaarde of UBL-regel activeren of deactiveren

Om een standaardwaarde of UBL-regel te activeren of deactiveren:

• klik je op Document of Regel in de kolom Standaardwaarde van de verwerkingsregel die je wilt activeren of deactiveren. In het nu geopende scherm klik je vervolgens op de knop Activeren of Deactiveren.
  OF
• beweeg je met je muis boven de regel van de desbetreffende leverancier, klik je op de knop met de drie puntjes en selecteer je vervolgens Activeren of Deactiveren in het dropdownmenu.

Standaardwaarde of UBL-regel verwijderen

Om een standaardwaarde of UBL-regel te verwijderen:

• klik je op Document of Regel in de kolom Standaardwaarde van de verwerkingsregel die je wilt verwijderen. In het nu geopende scherm klik je vervolgens op de knop Verwijderen.
  OF
• beweeg je met je muis boven de regel van de desbetreffende leverancier, klik je op de knop met de drie puntjes en selecteer je vervolgens Verwijderen in het dropdownmenu.