Historie (Scan/upload batches)

In Yuki kun je op verschillende manieren documenten aanleveren: door te uploaden, te mailen, te synchroniseren, via een webservice of digitaal via het Peppol-netwerk.

In het overzicht Historie zie je precies wanneer en door wie een batch (groep documenten) is aangeleverd en wat de huidige status daarvan is.

Toegang tot Historie

Om toegang te krijgen

• klik je op het icoon Postbus in de navigatiebalk
• klik je vervolgens in het nu geopende scherm op Historie.

Overzicht Historie

In dit scherm zie je de gegevens van alle aangeleverde batches.

Aanlevertype (kolom 'Type')

In de kolom Type zie je per batch op welke manier de documenten in Yuki zijn binnengekomen:

	Uploaden (handmatig toegevoegd via de computer)
	Mail (ingestuurd naar het unieke e-mailadres)
	Webservice (automatisch gekoppeld via externe software)
	Peppol (beveilgd digitaal factuurnetwerk)

Kolom Privé
Wanneer er een aantal staat in de kolom Privé betekent dit dat deze documenten per ongeluk of bewust zijn geüpload naar een van de mappen op de onderste plank van het Archief (de persoonlijke/privé mappen).

Deze documenten komen niet in de backoffice workflow terecht om te worden verwerkt in je financiële administratie. De privé documenten dienen door jezelf in de juiste map te worden geplaatst.

Filters

Je kunt in dit scherm filteren op de batches van gebruiker:

• de batches van alle gebruikers met toegang tot je domein
• alleen de batches van een specifieke gebruiker.

Batches beheren (Batches-weergave)

Wil je zien welke documenten er in een specifieke batch zitten? Klik dan op het pijltje (>) voor de batch regel of op de datum van de batch.

Het volgende scherm wordt geopend:

In dit detailscherm kun je door te klikken op één van de knoppen linksboven in het scherm alle geselecteerde documenten in één keer:

• in een specifieke map plaatsen
• samenvoegen tot één bundel
• verwijderen.

Wie mag documenten verwijderen?

Volledige rechten: Gebruikers met de rol Backoffice, Directie, Financiële administratie of Externe accountant kunnen alle documenten uit de workflow verwijderen.

Beperkte rechten: Gebruikers met een andere rol kunnen alleen documenten verwijderen die zij zelf hebben geüpload.

Document(en) weergave van batch

De batches kunnen ook worden bekeken in de Document(en) weergave. Hiervoor selecteer je deze weergave in het dropdownmenu.

Het volgende scherm wordt geopend:

In deze weergave kun je gebruik maken van de volgende knoppen::

1. Verander van schermweergave: Batches, Document(en) of Pagina's.
2. Bekijk alle documenten, alleen de documenten in behandeling of afgehandelde documenten.
3. Selecteer welke periode je wilt zien. Dit kunnen alle documenten zijn of per jaar, half jaar, kwartaal of maand.
4. Lijstweergave (details) van documenten.
5. Bekijk de documenten als thumbnails (zie bovenstaande afbeelding).
6. Bepaal de grootte van de thumbnails in je scherm: Standaard, Klein, Groot of Extra Groot.
7. Sorteer de documenten op Datum of Naam.
8. Zoek naar bepaalde documenten.
9. Bekijk documenten van een bepaalde administratie of van het gehele domein.
10. In de Thumbnail weergave staan onder elk aangeleverd document de volgende knoppen: Bewerk, verwijder of draai het document naar links of naar rechts.