Digitale post

In dit overzicht zie je een lijst van documenten die vanuit een externe bron aan Yuki zijn aangeboden. Dit zijn bijvoorbeeld e-mails die zijn verstuurd naar je Yuki e-mailadres of documenten die via Dropbox of Google Drive zijn aangeleverd. Ook facturen die zijn ontvangen via Peppol vind je hier terug.

Documenten die je zelf hebt gescand of geüpload staan niet in dit overzicht.

Een gebruiker met een 'Backoffice' rol in het domein kan dit overzicht bekijken.

Een gebruiker  met de rol 'Directie', 'Financiële administratie' of 'Externe accountant' kan dit overzicht bekijken, de documenten (digitale post) markeren als gelezen, e-mails in Spam plaatsen maar echter geen documenten verwijderen.

Het doel van dit overzicht is je te attenderen op documenten die mogelijk onterecht aan je administratie zijn aangeboden. Loop de lijst door op zoek naar documenten van "verdachte aanbieders". Vind je die niet, markeer dan alle documenten als gelezen. Vind je een verdacht document, stuur dan een vraag naar je Backoffice, zodat die maatregelen kan nemen.

Vanuit dit overzicht kun je beslissen wat je met deze binnengekomen documenten wilt doen. Je kunt hier doorklikken en het document zelf alvast bewerken.

De digitale post kan vanuit verschillende plaatsen in Yuki worden bekeken:

• Klik in de navigatiebalk op het icoon Postbus en vervolgens in het nu geopende scherm op Digitale post
• Beweeg met je muis boven het icoon Archief in de navigatiebalk en klik vervolgens op Digitale post.

Het volgende scherm wordt geopend:

In de kolom Status zie je de huidige status van het document in de administratie. Het document in het bovenstaande screenshot is al automatisch of handmatig afgehandeld en verwerkt in de administratie.

In dit scherm kun je de volgende knoppen gebruiken:

1. Top 100: laat de eerste 100 of een ingevoerd aantal documenten zien
2. Periode selectie: laat de digitale post van alle jaren, een bepaald jaar, half jaar, kwartaal of maand zien
3. Markeer als gelezen (niet beschikbaar voor gebruiker met 'Backoffice' rol in het domein): het binnengekomen document heb je gezien en is verder akkoord. Het document verdwijnt uit het overzicht van binnengekomen e-mails. Het is puur een signaallijst. De documenten worden sowieso door Yuki verwerkt ook als je het document niet markeert als gelezen. 
4. Vraag aan de Backoffice (niet beschikbaar voor gebruiker met 'Backoffice' rol in het domein) : over het binnengekomen document wil je een vraag stellen aan de Backoffice.
5. Spam (niet beschikbaar voor gebruiker met 'Backoffice' rol in het domein): plaats de ten onrechte in de Digitale Post terecht gekomen e-mails (met documenten) in Spam. Spam bevindt zich in het Archief en in de Postbus.
   
   LET OP!
   Alle e-mails van deze afzender(s) worden vanaf dat moment automatisch door Yuki in Spam geplaatst.
   Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Spam.
   
   Het e-mailadres van de afzender wordt op dat moment automatisch door Yuki op de blacklist geplaatst.
   Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Spam instellingen.
   
   Een e-mail  kan niet naar Spam worden verplaatst wanneer:
   • deze is aangeleverd via Google Drive of Dropbox
   • deze al is verwerkt en afgehandeld door Yuki (zie kolom 'Status')
   • deze meer dan één bijlage bevat waarvan er één al is verwerkt en afgehandeld door Yuki
   • het beveiligingsniveau van het document dit niet toelaat voor de gebruiker.
     
     
6. Taak aanmaken (niet beschikbaar voor gebruiker met 'Backoffice' rol in het domein): er moet een taak aangemaakt worden voor het document. In de taak kunnen verdere details worden opgenomen.
7. Doorsturen (niet beschikbaar voor gebruiker met 'Backoffice' rol in het domein) : één of meerdere personen moeten geattendeerd worden op een binnengekomen document. Er kunnen geen verdere details worden opgenomen.

LET OP!

Een gebruiker met de 'Backoffice' rol in het domein kan een document dat via e-mail is ontvangen markeren als spam door dit document in de backoffice workflow te openen en vervolgens onder Kan niet verwerkt worden de menuoptie Spam te selecteren. Het document zal hierdoor in Spam worden geplaatst.

Documenten verwijderen 

De backoffice kan een document verwijderen door het desbetreffende document te openen en in het nu geopende scherm te klikken op de knop Verwijderen.

De gebruiker kan een document laten verwijderen door een vraag naar de backoffice te sturen met het verzoek een document te verwijderen door te klikken op de knop Vraag.