Digitale post

Het overzicht Digitale post toont alle documenten die vanuit een externe bron aan Yuki zijn aangeboden. 

Welke documenten staan in Digitale post?

• E-mails gestuurd naar je Yuki-e-mailadres.
  
  TIP!
  Alle e-mails die binnenkomen in Yuki worden standaard automatisch op de Whitelist gezet. Je kunt e-mailadressen handmatig beheren (Blacklisten of Whitelisten) via de Spam instellingen.
  
  Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Spam instellingen.
  
  
• Documenten aangeleverd via Dropbox of Google Drive.
• Digitale facturen ontvangen via het Peppol-netwerk.

Welke documenten staan niet in Digitale post?

Documenten die je zelf rechtstreeks hebt gescand of geüpload.

Signaallijst

Digitale post is een belangrijke signaallijst om te controleren of er geen onterechte of verdachte documenten in je administratie belanden:

• Controleer de lijst: Loop de binnengekomen documenten door en let specifiek op "verdachte aanbieders".
• Geen bijzonderheden? Markeer alle documenten in één keer als gelezen.
• Verdacht document gevonden? Stuur direct een vraag naar de backoffice, zodat zij de nodige acties kunnen nemen.

Rechten en rollen

Directie, Financiële administratie of Externe accountant

Je hebt volledige toegang tot dit overzicht. Je kunt documenten inzien, bewerken, markeren als gelezen en e-mails naar de map Spam verplaatsen. 

Je kunt zelf geen documenten definitief verwijderen.

Backoffice

Je kunt dit overzicht uitsluitend inzien om mee te kijken, maar je kunt hier geen acties zoals 'Markeren als gelezen' of 'Naar Spam verplaatsen' uitvoeren.

Je kunt documenten definitief verwijderen door de desbetreffende documenten te openen en in het nu geopende scherm te klikken op de knop Verwijderen.

Toegang tot Digitale post

Om toegang te krijgen:

• klik je op het icoon Archief in de navigatiebalk

• klik je in het nu geopende scherm op Digitale post

  
  

  OF
  
  

• klik je op het icoon Postbus in de navigatiebalk

• klik je in het nu geopende scherm op Digitale post onder Aandacht.

Digitale post

Vanuit dit scherm kun je beslissen wat je met deze binnengekomen documenten wilt doen. 

Kolom 'Status' 

In de kolom Status zie je de huidige status van het document in de administratie. Het document in het bovenstaande screenshot is al automatisch of handmatig afgehandeld en verwerkt in de administratie.

Functionaliteiten en knoppen

In dit scherm kun je de binnengekomen documenten bekijken of de volgende knoppen gebruiken::

1. Top 100: laat de eerste 100 of een ingevoerd aantal documenten zien
2. Periode selectie: laat de digitale post van alle jaren, een bepaald jaar, half jaar, kwartaal of maand zien
3. Markeer als gelezen (niet beschikbaar voor gebruiker met 'Backoffice' rol in het domein): het binnengekomen document heb je gezien en is verder akkoord. Het document verdwijnt uit dit overzicht.
   
   LET OP!
   Dit is puur een signaallijst. De documenten worden sowieso door Yuki verwerkt ook als je het document niet markeert als gelezen.
   
   
4. Vraag aan de Backoffice (niet beschikbaar voor gebruiker met 'Backoffice' rol in het domein): stel direct een vraag aan de backoffice over het geselecteerde document.
   
   Om een document definitief te laten verwijderen kun je een vraag stellen met het verzoek om een document te verwijderen.
   
   
5. Spam (niet beschikbaar voor gebruiker met 'Backoffice' rol in het domein): verplaats onterechte in de Digitale post terechtgekomen e-mails (met documenten) direct in Spam. Spam bevindt zich in het Archief en in de Postbus.
   
   LET OP!
   Zodra je dit doet, wordt de afzender direct op de Blacklist geplaatst. Alle toekomstige e-mails van deze afzender komen voortaan automatisch in de Spam terecht.
   
   Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Spam instellingen of Spam.
   
   Wanneer kan de knop 'Spam niet worden gebruikt?
   • document is aangeleverd via Google Drive of Dropbox
   • document is al volledig verwerkt en afgehandeld door Yuki (zie kolom 'Status')
   • document bevat meer dan één bijlage waarvan er minimaal één is verwerkt en afgehandeld door Yuki
   • het beveiligingsniveau van het document dit niet toelaat voor de gebruikersrol.
     
     
6. Taak aanmaken (niet beschikbaar voor gebruiker met 'Backoffice' rol in het domein): maak een interne taak aan die gekoppeld is aan het document, inclusief verdere details.
7. Doorsturen (niet beschikbaar voor gebruiker met 'Backoffice' rol in het domein): stuur een document door om één of meerdere personen erop te attenderen (hier kunnen geen extra details aan worden toegevoegd).