Standaardwaarden (centrale verwerkingsregels) voor portaal instellen

Alleen een gebruiker met de rol 'Portaalbeheerder' heeft de mogelijkheid om vanuit het Yuki accountant portaal standaardwaarden (lees centrale verwerkingsregels) voor een leverancier aan te maken.

LET OP!

Pas wanneer een gevalideerde relatie is aangemaakt als leverancier in een domein binnen het portaal, vaak nadat de eerste factuur van dit bedrijf is verwerkt, kan er op portaalniveau een standaardwaarde worden aangemaakt voor het bedrijf.

Hierdoor zullen in elk domein in het portaal de geüploade inkoopfacturen van de desbetreffende leverancier automatisch volgens de instellingen van deze centrale verwerkingsregels worden verwerkt.

Een gebruiker met de rol 'Portaal backoffice' heeft geen toegang tot de instellingen van de standaardwaarden.

De functie maakt het mogelijk om facturen van leveranciers die leveren aan meerdere domeinen in het portaal in elk domein in één keer automatisch af te handelen. Nadat je een inkoopfactuur in één van de domeinen in het portaal hebt geboekt, kun je voor de leverancier een standaardwaarde aanmaken. 

Als er vervolgens een factuur van dezelfde leverancier in een ander domein geüpload wordt zal deze volgens de centrale verwerking in het portaal verwerkt worden.

Verschil lokale en centrale verwerkingsregels

Wanneer een document wordt geüpload in een domein kijkt Yuki eerst bij de gevonden leverancier of er in het portaal een standaardwaarde (centrale verwerkingsregel) aanwezig is. Zo ja, dan wordt het document volgens deze regel verwerkt.

Daarna wordt door Yuki echter gekeken of er in het domein een standaardwaarde (lokale verwerkingsregel) voor deze leverancier is aangemaakt. Zo ja, dan zal Yuki de gegevens van het document volgens deze standaardwaarde invullen en het document vervolgens boeken. 

LET OP!

Standaardwaarden (lokale verwerkingsregels) in een domein zijn dus leidend en 'overrulen' de standaardwaarden (centrale verwerkingsregels) in het portaal. 

Er zijn een aantal extra voorwaarden waaraan de gebruikte leverancier van een standaardwaarde moet voldoen:

• Bij het aanmaken van een standaardwaarde kun je alleen een leverancier kiezen die al bekend/gebruikt is in één van de bestaande domeinen.
• De betreffende leverancier moet een 'replicatie link' hebben met de centrale database van Yuki, hierdoor kan de herkenningssoftware namelijk de juiste leverancier ophalen uit de database (dit is in 99% van de relaties het geval).

TIP!

Wanneer een standaardwaarde in het portaal niet goed werkt kan dit liggen aan het feit dat het adres lokaal in het domein is opgeslagen en er geen automatische replicatie link naar de centrale database van Yuki aanwezig is. 

Voor een uitgebreide beschrijving van het leggen van een replicatielink zie artikel Replicatie link met centrale database van Yuki leggen.

Vanuit dit scherm kan een gebruiker met de rol 'Portaalbeheerder':

• een nieuwe standaardwaarde (op documentniveau) voor leverancier aanmaken
• een  UBL-regel (op regelniveau) voor leverancier aanmaken
• een standaardwaarde of UBL-regel voor leverancier bekijken
• een standaardwaarde of UBL-regel voor leverancier wijzigen
• een standaardwaarde of UBL-regel voor leverancier kopiëren
• een standaardwaarde of UBL-regel activeren of deactiveren
• een standaardwaarde of UBL-regel voor leverancier verwijderen.

In het accountant portaal klik je rechtsboven in je scherm op het icoon Instellingen.

Klik vervolgens in het nu geopende scherm op Standaardwaarden.

Het volgende scherm wordt geopend:

Standaardwaarde of UBL-regel voor leverancier aanmaken

Er kunnen op twee verschillende niveaus standaardwaarden (centrale verwerkingsregels) worden aangemaakt nl. op:

• Documentniveau (standaardwaarde)
• Regelniveau (UBL-regel), alleen beschikbaar voor UBL documenten.

Om een standaardwaarde aan te maken klik je op de knop Aanmaken... en vervolgens selecteer je Standaardwaarde of UBL-regel in het dropdownmenu.

Voor een uitgebreide beschrijving van het aanmaken van een standaardwaarde of UBL-regel in het portaal zie artikel Standaardwaarde (centrale verwerkingsregel) voor portaal aanmaken of UBL-regel (centrale verwerkingsregel) voor portaal aanmaken.

Standaardwaarde of UBL-regel voor leverancier bekijken

Om een standaardwaarde of UBL-regel voor een leverancier te bekijken:

• klik je op Document of Regel in de kolom Standaardwaarde van de desbetreffende leverancier
  OF
• beweeg je met je muis boven de regel van de desbetreffende leverancier, klik je op de knop met de drie puntjes en selecteer je vervolgens Bekijk standaardwaarde in het dropdownmenu.

Standaardwaarde of UBL-regel voor leverancier wijzigen

Om een standaardwaarde of UBL-regel voor een leverancier te wijzigen:

• klik je op Document of Regel in de kolom Standaardwaarde van de desbetreffende leverancier
  OF
• beweeg je met je muis boven de regel van de desbetreffende leverancier, klik je op de knop met de drie puntjes en selecteer je vervolgens Wijzig standaardwaarde in het dropdownmenu.

In het nu geopende scherm klik je op de knop Bewerken om de standaardwaarde of de UBL-regel te wijzigen.

Standaardwaarde of UBL-regel kopiëren

Om een standaardwaarde of UBL-regel te kopiëren:

• klik je op Document of Regel in de kolom Standaardwaarde van de verwerkingsregel die je wilt kopiëren. In het nu geopende scherm klik je vervolgens op de knop Duplicaat.
  OF
• beweeg je met je muis boven de regel van de desbetreffende leverancier, klik je op de knop met de drie puntjes en selecteer je vervolgens Kopiëren in het dropdownmenu.

Standaardwaarde of UBL-regel activeren of deactiveren

Om een standaardwaarde of UBL-regel te activeren of deactiveren:

• klik je op Document of Regel in de kolom Standaardwaarde van de verwerkingsregel die je wilt activeren of deactiveren. In het nu geopende scherm klik je vervolgens op de knop Activeren of Deactiveren.
  OF
• beweeg je met je muis boven de regel van de desbetreffende leverancier, klik je op de knop met de drie puntjes en selecteer je vervolgens Activeren of Deactiveren in het dropdownmenu.

Standaardwaarde of UBL-regel verwijderen

Om een standaardwaarde of UBL-regel te verwijderen:

• klik je op Document of Regel in de kolom Standaardwaarde van de verwerkingsregel die je wilt verwijderen. In het nu geopende scherm klik je vervolgens op de knop Verwijderen.
  OF
• beweeg je met je muis boven de regel van de desbetreffende leverancier, klik je op de knop met de drie puntjes en selecteer je vervolgens Verwijderen in het dropdownmenu.