Factuuraflevering

Alle vastgelegde instellingen zoals o.a. de instellingen van de factuuraflevering zijn op één plaats in je domein samengebracht en gecategoriseerd.

Open de instellingen van je domein door in de navigatiebalk te klikken op het icoon Instellingen, klik in het nu geopende scherm op Verkoopinstellingen en scroll vervolgens naar Factuuraflevering.

Na het klikken op de knop Bewerken kunnen de onderstaande instellingen voor de aflevering van de factuur bij de verkoopinstellingen worden ingevoerd.

Standaard lay-out (verplicht)

Deze verkoopfactuur lay-out wordt bij het aanmaken van een verkoopfactuur als voorkeurswaarde ingevuld.

Verzendmethode (verplicht)

De standaard verzendmethode voor de verkoopfacturen moet hier worden geselecteerd: 

• Alles per e-mail: als er geen e-mailadres bekend is of de klantspecifieke instelling staat op 'Per gewone post' wordt de factuur niet verwerkt

• Alles per gewone post: van de verwerkte facturen wordt een printbestand gemaakt. Als de klantspecifieke instelling staat op 'Per e-mail' wordt de factuur niet verwerkt

• Waar mogelijk per e-mail: afhankelijk van de klantspecifieke instelling en de aanwezigheid van een e-mailadres wordt bepaald of de factuur per e-mail of per post wordt verstuurd.
  Van de 'per post' facturen wordt een printbestand gemaakt.

• Waar mogelijk via Peppol: afhankelijk van de klantspecifieke instelling, de registratie bij Peppol en de aanwezigheid van een e-mailadres wordt bepaald of de factuur via Peppol, per e-mail of per post wordt verstuurd. 

• Niet verzenden: de facturen worden wel in de administratie verwerkt maar niet verzonden. 

UBL (verplicht)

Hier kun je aangeven of je een factuur ook gestructureerd aan je klanten wilt versturen. Een UBL factuur kan in veel boekhoudpakketten gemakkelijk worden ingelezen en voorkomt handmatig invoerwerk aan de zijde van je klant. 

Er zijn vier opties:

1. Niet toevoegen (en dus alleen de PDF als plaatje)

2. Ook meesturen als extra attachment (dus 1 attachment met het plaatje om te printen en 1 attachment met de UBL data)

3. Ook meesturen als extra attachment - PDF ingebed in UBL (dus 1 attachment met het plaatje om te printen en 1 attachment met de UBL data en daar nog eens de PDF in opgeslagen).

4. Als enige attachment - PDF ingebed in UBL (dan ontvangt de klant wel een PDF in de UBL maar die is niet gemakkelijk voor de klant leesbaar.
   Dit doe je alleen als je veel facturen stuurt naar klanten die dat volledig elektronisch verwerken.

Optie 2 is de meest compacte optie en bij optie 3 verstuur je effectief de PDF 2x zodat dit de meest complete optie is. Opties 2 en 3 komen het meest voor.

UBL-formaat

UBL kun je je voorstellen als een soort Excel file. Hierin worden dan alle velden die relevant zijn voor de factuur  vastgelegd volgens vaste afspraken over hoe de velden worden genoemd. 

Er zijn echter heel veel velden om zoveel mogelijk partijen te kunnen bedienen maar daardoor wordt het wel iets complexer. 

SimplerInvoicing heeft een beperktere set gedefinieerd. Er zijn partijen die zeer strikt alleen dit formaat inlezen. Standaard stuurt Yuki de uitgebreidere set. 

Deze voldoet aan de UBL 2.1 standaard en zou door iedereen moeten kunnen worden ingelezen.

E-mail verzendopties

Om ervoor te zorgen dat je klanten zien dat de offerte, factuur en/of herinnering van jou afkomstig is, dien je hier het e-mailadres op te geven vanwaaruit de facturen verstuurd worden. 

Dit moet een bestaand e-mailadres zijn. Na het invoeren van het e-mailadres krijg je op het betreffende adres een e-mail van Yuki om je account te bevestigen.

Daarnaast moet je aangeven via welke verstuurmethode je je offertes, facturen en/of herinneringen via e-mail wilt versturen: via de virtuele Yuki mailserver of je eigen uitgaande mailserver (SMTP). 

Voor een uitgebreide beschrijving van de e-mail verzendopties zie artikel E-mail verzendopties (e-mailaccount en mailserver).

E-mailadres voor kopieën 

Als jezelf een kopie van de verzonden verkoopfacturen wenst te ontvangen om te controleren of alle facturen correct verzonden zijn, vul dan hier het e-mailadres in waar de kopie naar verstuurd moet worden. Indien je dit leeg laat, wordt er geen kopie factuur verstuurd. Het is niet nodig om de facturen nog een keer naar Yuki te sturen. Na verwerking wordt de kopie factuur automatisch in het archief opgeslagen en in je boekhouding verwerkt.

TIP!

Klik op E-mail verzendopties om in te stellen dat de offertes, facturen en/of herinneringen via je eigen uitgaande mailserver (SMTP)verzonden worden.