Tags instellen

Het is afhankelijk van de gekozen bundel (en evt. extra toegevoegde features) en de rol(len) die je hebt als gebruiker in het domein welke instellingen je in een domein kunt vastleggen.

In Yuki kun je een aantal domeininstellingen aanpassen om o.a. je contract, de administratie(s), de gebruiker(s), de berichtgeving en het blokkeren/afsluiten van je domein te regelen.

Een tag fungeert als een digitaal label dat eenvoudig kan worden toegepast op verschillende items binnen Yuki. Dit maakt deze items gemakkelijk te identificeren en te vinden. Tags kunnen worden toegevoegd aan:

• Taken
• Afspraken
• Relaties
• Documenten
• Projecten
• E-mails.

TIP!

Wanneer Yuki WKR is geactiveerd, heb je standaard een aantal WKR tags tot je beschikking die je aan transacties kunt koppelen.

Elke gebruiker met toegang tot het domein kan de gegevens van een tag bekijken of een tag aanmaken.

Alleen een gebruiker met de 'Backoffice' rol in het domein of de rol 'Directie' kan een tag wijzigen, samenvoegen met een andere tag of een tag verwijderen.

Praktisch gebruik van tags

Een praktisch voorbeeld van het gebruik van tags is het opstellen van een mailinglijst binnen de Yuki e-mail. Per relatie kan een specifieke tag, zoals 'tag1', worden toegewezen. Tijdens het opstellen van een e-mail, kun je bij het veld voor de ontvanger op de zoekknop klikken en vervolgens 'Kies label' selecteren. Door 'tag1' te kiezen, wordt de e-mail automatisch naar alle relaties met deze tag verzonden. Op deze manier hoeft niet elke ontvanger afzonderlijk te worden geselecteerd.

Het is ook mogelijk om de tag rechtstreeks in het adresveld van de e-mail in te voeren. Hierdoor wordt de e-mail direct verzonden naar alle relaties die deze tag hebben. 

Let hierbij op dat het gebruik van een naam als tag kan leiden tot het per ongeluk verzenden van de e-mail naar de mailinglijst in plaats van de bedoelde geadresseerde.

TIPS!

• Met de functie Bulk actie in Relaties (CRM) kun je meerdere relaties tegelijk van een tag voorzien.
• Tags kunnen ook worden bekeken in het archief van een domein door de kolom 'Tags' toe te voegen.

Toegang tot domeininstellingen

Alle vastgelegde instellingen zoals o.a. de tags zijn gecentraliseerd binnen je domein en onderverdeeld in logische categorieën.

Om toegang te krijgen tot deze instellingen:

• klik je op het icoon Instellingen in de navigatiebalk

• klik je vervolgens in het nu geopende scherm in de sectie Domein op Tags.

Overzicht tags

Vanuit het scherm met het overzicht van de tags kan een gebruiker:

• een tag aanmaken
• een tag wijzigen
• tags (in bulk) samenvoegen
  
• één of meer tags verwijderen.

Tag aanmaken

Om een nieuwe tag aan te maken, klik je rechtsboven in het scherm op de knop Aanmaken.

Het volgende scherm wordt geopend:

Tag

Voer hier de naam van de tag in.

Omschrijving

Voer een duidelijke omschrijving van de tag in.

Inactief

Geef aan of de tag op dit moment actief of inactief is. Een inactieve tag kan niet worden geselecteerd en dus niet toegevoegd worden aan digitale zaken.

Klik vervolgens op de knop Aanmaken.

Tag wijzigen

Om een tag te wijzigen:

• beweeg je met de muis boven de de regel van de desbetreffende tag
• klik je op de knop met de drie puntjes
• selecteer je vervolgens de menuoptie Bewerken in het dropdownmenu.

Het volgende scherm wordt geopend:

Wijzig de naam of de omschrijving van de tag of geef aan dat de tag gedeactiveerd moeten worden en klik vervolgens op de knop Bewaren.

Tags (in bulk) samenvoegen

Om tags in bulk samen te voegen:

• beweeg je met de muis boven de de regel van de desbetreffende tag
• klik je op de knop met de drie puntjes
• selecteer je vervolgens de menuoptie Tag samenvoegen met... in het dropdownmenu.

Het volgende scherm wordt geopend:

Selecteer de tag waarmee desbetreffende tag moet worden samengevoegd en klik vervolgens op de knop Samenvoegen.

De volgende melding verschijnt in je scherm:

TIP!

Het is ook mogelijk om in bulk meerdere tags samen te voegen.

Selecteer de tags die je wilt samenvoegen en klik vervolgens bovenin het scherm op Samenvoegen.

Een of meer tags verwijderen

Om één tag te verwijderen:

• beweeg je met de muis boven de de regel van de desbetreffende tag
• klik je op de knop met de drie puntjes
• selecteer je de menuoptie Verwijderen in het dropdownmenu.

Het volgende scherm wordt geopend:

Klik op de knop Verwijderen om de tag daadwerkelijk te verwijderen.

De volgende melding verschijnt in je scherm:

TIP!

Het is ook mogelijk om in bulk meerdere tags te verwijderen.

Selecteer de tags die je wilt verwijderen en klik vervolgens bovenin het scherm op Verwijderen.