Tags instellen

Een tag is in principe een etiket dat op verschillende digitale zaken kan worden geplakt. Op deze manier zijn deze makkelijk te identificeren en terug te vinden in Yuki. Eén of meerdere tag(s) kunnen worden toegevoegd aan:

• taken
• afspraken
• relaties
• documenten
• projecten
• e-mail.

Elke gebruiker met toegang tot het domein kan de gegevens van een tag bekijken of een tag aanmaken.

Alleen een gebruiker met de 'Backoffice' rol in het domein of de rol 'Directie' kan een tag wijzigen, samenvoegen met een andere tag of een tag verwijderen.

Een praktisch voorbeeld van het gebruik van tags is het aanmaken van een mailinglijst met Yuki e-mail.

Bij relaties kan per relatie een tag worden aangegeven bijvoorbeeld ‘tag1’. Wanneer je bij het opstellen van een e-mail in het veld voor de ontvanger (‘aan’) rechts op de zoekknop klikt, kun je hier klikken op 'Kies label'. Wanneer je hier ‘tag1’ selecteert, zal de e-mail naar alle relaties met deze tag worden verstuurd. Op deze manier hoeft niet elke persoon afzonderlijk te worden geselecteerd.

Je kunt ook de tag direct in het adresveld typen. De e-mail wordt dan direct naar alle relaties verstuurd. Als je een naam van een medewerker of relatie als TAG aanmaakt is er dus het risico dat de e-mail naar de mailinglijst gaat en niet naar de geadresseerde!!

TIP!

Met de functie Bulk actie in Relaties (CRM) is het mogelijk om in één keer een tag aan een aantal relaties toe te voegen.

Je vindt de tags in een domein ook terug in het archief door de kolom Tags toe te voegen.

Vanuit dit scherm kan een gebruiker:

• een tag aanmaken
• een tag wijzigen
• tags (in bulk) samenvoegen
  
• één of meer tags verwijderen.
  

Alle vastgelegde instellingen zoals o.a. de instellingen van de tags zijn op één plaats in je domein samengebracht en gecategoriseerd.

Open de instellingen van je domein door in de navigatiebalk te klikken op het icoon Instellingen en vervolgens in het nu geopende scherm op Tags.

Het volgende scherm wordt geopend:

TIP!

Wanneer Yuki WKR is geactiveerd, heb je standaard een aantal WKR tags tot je beschikking die je aan transacties kunt koppelen.

Tag aanmaken

Om een nieuwe tag aan te maken, klik je rechtsboven in het scherm op de knop Aanmaken.

Het volgende scherm wordt geopend:

Tag

Voer hier de naam van de tag in.

Omschrijving

Voer een duidelijke omschrijving van de tag in.

Inactief

Geef aan of de tag op dit moment actief of inactief is. Een inactieve tag kan niet worden geselecteerd en dus niet toegevoegd worden aan digitale zaken.

Klik vervolgens op de knop Aanmaken.

Tag wijzigen

Om een tag te wijzigen, beweeg je met de muis boven de de regel van de desbetreffende tag. Klik op de knop met de drie puntjes en selecteer de menuoptie Bewerken in het dropdownmenu.

Het volgende scherm wordt geopend:

Wijzig de naam of de omschrijving van de tag of geef aan dat de tag gedeactiveerd moeten worden en klik vervolgens op de knop Bewaren.

Tags (in bulk) samenvoegen

Om tags in bulk samen te voegen, beweeg je met de muis boven de de regel van de desbetreffende tag. Klik op de knop met de drie puntjes en selecteer de menuoptie Tag samenvoegen met... in het dropdownmenu.

Het volgende scherm wordt geopend:

Selecteer de tag waarmee desbetreffende tag moet worden samengevoegd en klik vervolgens op de knop Samenvoegen.

De volgende melding verschijnt in je scherm:

TIP!

Het is ook mogelijk om in bulk meerdere tags samen te voegen.

Selecteer de tags die je wilt samenvoegen en klik vervolgens bovenin het scherm op Samenvoegen.

Eén of meer tags verwijderen

Om één tag te verwijderen, beweeg je met de muis boven de de regel van de desbetreffende tag. Klik op de knop met de drie puntjes en selecteer de menuoptie Verwijderen in het dropdownmenu.

Het volgende scherm wordt geopend:

Klik op de knop Verwijderen om de tag daadwerkelijk te verwijderen.

De volgende melding verschijnt in je scherm:

TIP!

Het is ook mogelijk om in bulk meerdere tags te verwijderen.

Selecteer de tags die je wilt verwijderen en klik vervolgens bovenin het scherm op Verwijderen.