Administraties (instellingen domein)

Het is afhankelijk van de gekozen bundel (en evt. extra toegevoegde features) en de rol(len) die je hebt als gebruiker in het domein welke instellingen je in een domein kunt vastleggen.

In Yuki kun je een aantal domeininstellingen aanpassen om o.a. je contract, de administratie(s), de gebruiker(s), de berichtgeving en het blokkeren/afsluiten van je domein te regelen.

Van elke administratie die is opgenomen in het domein kunnen de diverse instellingen en de gegevens in het administratieprofiel worden bekeken of gewijzigd, kunnen er nieuwe administraties worden aangemaakt en indien nodig een Fiscale eenheid worden ingesteld.

Standaard administratie

De administratie die fungeert als de hoofdadministratie binnen het domein krijgt het label Standaard. Dit houdt in dat gegevens van deze administratie automatisch worden weergegeven in alle schermen die worden geopend.

Toegang tot domeininstellingen

Alle vastgelegde instellingen zoals o.a. de administraties zijn gecentraliseerd binnen je domein en onderverdeeld in logische categorieën.

Om toegang te krijgen tot deze instellingen:

• klik je op het icoon Instellingen in de navigatiebalk

• klik je vervolgens in het nu geopende scherm in de sectie Domein op Administraties.

Overzicht administraties

Het scherm met alle in dit domein opgenomen administraties (bedrijven) wordt altijd in de weergave Standaard geopend.

In deze weergave kun je essentiële informatie over elke administratie inzien, waaronder:

• KvK-nummer
• E-mailadres voor documenten: voor het ontvangen en beheren van administratieve documenten.
• Startdatum boekhouding: wanneer de administratie financieel actief is begonnen.
• Btw-nummer
• Verantwoordelijke btw-aangifte: de gebruiker verantwoordelijk voor het indienen van de btw-aangiften.
• ICP-aangifte: wordt de ICP-aangifte wel of niet automatisch  mee verstuurd met de btw-aangifte.
• Status van de administratie: 
  • Onvolledig: de administratie is klaar voor gebruik: alle noodzakelijke gegevens zijn aangeleverd en voor deze administratie kunnen documenten worden aangeboden aan Yuki om verwerkt te worden.
  • Compleet: de administratie is nog niet gereed: basisgegevens voor deze administratie ontbreken. Hierdoor kun je voor deze administratie nog geen documenten aanbieden aan Yuki. Om de basisgegevens compleet te maken klik je op de naam van deze administratie in het domein. Je kunt dan in een aantal schermen de ontbrekende gegevens (het administratieprofiel) invullen. 
  • Inactief: de administratie is inactief: de einddatum van het contract is verstreken. Je kunt deze administratie alleen inzien en voor eigen gebruik bewerkingen uitvoeren. Je kunt echter geen documenten voor deze administratie door Yuki laten verwerken. Je kunt inactieve administraties inzien zolang er tenminste één actieve administratie in het domein is.

Vanuit het scherm met de opgenomen administraties in het domein kan een gebruiker met de rol 'Backoffice', 'Directie' of 'Financiële administratie':

• het bedrijf (administratieprofiel) bekijken
• de relatie (contactpersoon) van bedrijf bekijken
• de gegevens van een bedrijf (administratie) wijzigen
  
  LET OP!
  Een gebruiker met de rol 'Directie' of 'Financiële administratie' kan de volgende gegevens in het administratieprofiel niet wijzigen:
  • KvK-nummer
  • rechtsvorm
  • btw-nummer
  • indien van toepassing, bestuurders, aandeelhouders en deelnemingen,.

Daarnaast kan een gebruiker met de 'Backoffice' rol vanuit dit scherm ook:

• een nieuw bedrijf (administratie) aanmaken
• de Fiscale eenheid (btw) instellen of wijzigen.
• de Fiscale eenheid (VpB) instellen of wijzigen.
  
  

Weergaven

Je kunt in dit scherm ook aangeven dat één van de volgende weergaven moet worden getoond:

• Fiscale eenheid (btw)
  
  
  
• Fiscale eenheid (VpB)
  
  
  

Bedrijf (administratie) aanmaken

Nadat er een domein is aangemaakt is het zaak allerlei informatie vast te leggen over het bedrijf (of de bedrijven) waarvan je in dit domein de boekhouding gaat voeren. Tevens leg je hier een aantal zaken vast over de boekhouding zelf: vanaf wanneer die in Yuki gevoerd wordt, zaken over btw etc.

Klik rechtsboven in het scherm op de knop + Bedrijf.

Het volgende scherm wordt geopend:

Voor een uitgebreide beschrijving van de stappen die je moet doorlopen om een nieuw bedrijf in het domein aan te maken, zie artikel Administratieprofiel (bedrijf) aanmaken.

Bedrijf (administratieprofiel) bekijken

Om het administratieprofiel van een bedrijf te bekijken:

• beweeg je met de muis boven de regel van het desbetreffende bedrijf
• klik je vervolgens op de knop met de drie puntjes
• selecteer je vervolgens de menuoptie Bekijk bedrijf in het dropdownmenu.

Het administratieprofiel van het bedrijf wordt geopend.

Relatie bekijken

Om de gegevens van de contactpersoon van een bedrijf (administratie) te bekijken:

• beweeg je met de muis boven de regel van het desbetreffende bedrijf
• klik je op de knop met de drie puntjes
• selecteer je vervolgens de menuoptie Bekijk relatie in het dropdownmenu.

De relatiekaart van de contactpersoon wordt geopend.

Gegevens van bedrijf (administratie) wijzigen

Om de gegevens in het administratieprofiel van het bedrijf te wijzigen:

• beweeg je met de muis boven de regel van het desbetreffende bedrijf
• klik je op de knop met de drie puntjes
• selecteer je vervolgens de menuoptie Wijzig administratie in het dropdownmenu.

Het administratieprofiel van het bedrijf wordt geopend.

Fiscale eenheid (btw) instellen of wijzigen

Binnen Yuki is het mogelijk om de btw-aangifte te consolideren en te verzenden via een Fiscale eenheid. Een Fiscale eenheid bestaat uit verschillende fiscale eenheid onderdelen.

Het kan enkele uren duren voordat de ingestelde Fiscale eenheid beschikbaar is in het domein.

Voor een uitgebreide beschrijving, zie artikel Fiscale eenheid instellen.