Bankinconsistenties algemeen (Beta)

In het overzicht van de bankrekeningen toont de kolom Consistentie check via een icoon of er een verschil (bankinconsistentie) zit tussen de bankbestanden en de administratie.

TIP!

Laat Nmbrs Accounting altijd eerst de inconsistentie opnieuw berekenen voordat je begint met zoeken. Klik hiervoor linksboven in het scherm op de rode driehoek met het uitroepteken.

Wat is een bankinconsistentie?

Nmbrs Accounting berekent een inconsistentie door de saldi uit het laatst aangeleverde bankbestand te vergelijken met de stand op de bijbehorende grootboekrekening. Als deze niet op elkaar aansluiten, verschijnt er een waarschuwingsicoon.

De software onderscheidt twee typen inconsistenties:

• Saldo niet geverifieerd: De bank levert geen begin- of eindsaldo mee in het bestand (vaak bij bepaalde CSV-formaten).
  
  Actie
  Controleer het saldo periodiek aan de hand van officiële (papieren of pdf-) dagafschriften. Neem contact op met de accountant als er transacties ontbreken.
  
  
• Saldo is onjuist: Nmbrs Accounting signaleert een gat in de nummering of datums; het berekende saldo wijkt af van het werkelijke banksaldo.
  
  Actie
  Ga na voor welke dagen er transacties ontbreken en download/exporteer deze periode opnieuw via internetbankieren.

Toegang tot Bankinconsistenties

Om toegang te krijgen:

• klik je op het icoon Bank in de navigatiebalk
• klik je op Bankrekeningen
• klik je in het nu geopende scherm op de naam van de desbetreffende bankrekening
• open je vervolgens de weergave Afschriften.

Weergave Afschriften

Betekenis van kleuren

• Wit: Het door Nmbrs Accounting berekende begin- en eindsaldo sluit exact aan op de saldi die de bank aanlevert.
• Rood: Er is een aansluitingsverschil:
  • Het berekende beginsaldo sluit niet aan op het eindsaldo van de voorliggende afschrfitregel,
    OF
  • Het berekende eindsaldo sluit niet aan op het beginsaldo van de opvolgende afschrfitregel.

LET OP!

Zelfs als regels rood kleuren, is er geen sprake van een daadwerkelijke bankinconsistentie zolang het uiteindelijke banksaldo gelijk is aan het controle-eindsaldo van Nmbrs Accounting. Het punt waar de saldi voor het eerst uit elkaar gaan lopen, wijst de oorzaak aan.

De kolommen Controle beginsaldo van Nmbrs en Controle eindsaldo van Nmbrs zijn uitsluitend zichtbaar voor gebruikers met de rol 'Backoffice'.

Veel voorkomende oorzaken van bankinconsistenties

Een verschil in het banksaldo ontstaat doorgaans door:

• Niet aangeleverde afschriften: Een periode of afschrift is niet geïmporteerd. 
• Dubbele transactieregels in afschrift: Regels zijn meermaals aangeleverd of verwerkt. 
• Ontbrekende transacties (op dezelfde dag: Nmbrs Accounting slaat transacties van een datum over als er van die dag al eerder transacties zijn ingelezen.
• Ten onrechte als dubbel aangemerkte transactiregels: Identieke legitieme betalingen (bijv. twee keer hetzelfde bedrag op één dag) zijn automatisch overgeslagen.
• Import slaat transactieregel over: Door verschillende oorzaken in het bankbestand wordt er een regel overgeslagen.
• Combinatie van aangeleverde transactie in CSV- en MT940-formaat: Het door elkaar gebruiken van CSV- en MT940-bestanden (CSV mist vaak sluitende saldo-informatie).
• Combinatie automatische en handmatig aangeleverde transacties: Een combinatie van automatische bankkoppeling en handmatige upload (bijv. bij ABN AMRO). 
• Inconsistentie die geen inconsistentie is: Tussentijdse datums tonen rood, maar het totaalsaldo sluit aan.

Hoe bepaalt Nmbrs Accounting bankinconsistenties?

Nmbrs Accounting vergelijkt het beginsaldo van een nieuw geïmporteerd bestand met het eindsaldo van het voorgaande bestand (en met het saldo op de bijbehorende grootboekrekening):

Als er een bestand ontbreekt (bijvoorbeeld van een specifieke week of dag):

• Sluit het beginsaldo van het nieuwste bestand niet aan op de stand in de administratie. 
• Vallen de transacties uit de ontbrekende periode weg, waardoor ook het berekende controle-eindsaldo direct afwijkt van het daadwerkelijke banksaldo.
• Worden de regels in de weergave 'Afschriften' vanaf de ontbrekende datum rood gemarkeerd.

Belangrijke regels rondom import:

• Reeds geïmporteerde afschriftregels worden bij een herhaalde import automatisch genegeerd.
• Nmbrs Accounting slaat transacties van een datum over als er van die datum al eerder transacties zijn ingelezen.
• Er wordt elke dag een begin- en eindsaldo getoond indien er op die dag transacties hebben plaatsgevonden. 
• De datum in het afschriftenoverzicht toont de datum van het laatste eindsaldo in het aangeleverde bankbestand; het bijbehorende beginsaldo kan verder in het verleden liggen.
• Bovenin het scherm onder 'Controle eindsaldo van Nmbrs' staat altijd het door Nmbrs Accounting berekende doorlopende eindsaldo over alle jaren heen, niet enkel het saldo van de geselecteerde weergaveperiode.

MT940-bestanden en saldocontrole

Nmbrs Accounting kan saldi alleen automatisch valideren als de bankbestanden begin- en eindsaldi bevatten (zoals in MT940-formaat).

Belangrijke recordtypen in een MT940-bestand:

• :25:12345789 (Bankrekening)
• :28:10601/1 (Afschriftnummer minder belangrijk)
• :60F:D250415EUR9272,67 (Beginsaldo op 15-04-2025)
• :61:2504160416D30,N192NONREF (Transactieregel op 16-04-2025)
• :62F:D250416EUR9621,23 (Eindsaldo op 16-04-2025).

MT940-bestand ING en Triodos

Bevatten doorgaans één begin- en één eindsaldo per bestand/periode (ongeacht het aantal dagen waarin geboekt is).

MT940-bestand Rabobank (.swi)

Bevat voor iedere individuele kalenderdag een begin- en eindsaldo, zelfs als er op die dag géén mutaties waren.

Verschillen en dubbele regels opsporen

Wanneer het controle-eindsaldo afwijkt van het banksaldo:

1. Bereken het exacte verschil:
   

   Bereken het verschil tussen het meest recente bank-eindsaldo en het meest recente controle-eindsaldo van Nmbrs Accounting.

2. Zoek op het verschilverdrag:
   Gebruik de zoekbalk binnen de administratie om direct te controleren of er een boeking met dit specifieke bedrag bestaat.

3. Controleer afgewezen / dubbele regels:

   Klik op het icoon Bank in de navigatiebalk en klik vervolgens op Elektronische afschriften, In het nu geopende scherm klik je op de knop Dubbele regels.

   Controleer of de ontbrekende transactie hier als duplicaat is tegengehouden en herstel deze indien nodig.

Snelle controleprocedure na elke correctie

Voer na het herstellen van een oorzaak altijd deze vaste routine uit:

• Klik linksboven in het scherm op de rode driehoek met het uitroepteken om de saldoreeks direct opnieuw door te rekenen.
• Controleer in de weergave Afschriften of de meest recente regel wit kleurt.
• Bevestig dat het Controle eindsaldo van Nmbrs identiek is aan het daadwerkelijke saldo op de bankrekening.