Rechten per gebruikersrol in domein

In Yuki is het beheer van gebruikers en hun rechten erg belangrijk voor het effectief en veilig beheer van gegevens binnen een domein. 

Hier zijn de belangrijkste aspecten met betrekking tot gebruikers;

• Toegangsbeheer
  Voor elke gebruiker binnen een domein kan worden bepaald tot welke administratie(s) ze toegang hebben. Dit zorgt ervoor dat gebruikers alleen toegang hebben tot relevante gegevens die nodig zijn voor hun werk.
• Rollen en rechten
  Rollen in Yuki worden gebruikt om de rechten van een gebruiker te regelen. Door specifieke rollen toe te wijzen, kunnen gebruikers specifieke rechten krijgen.
• Toevoegen extra gebruikers
  Het toevoegen van extra gebruikers aan een domein is mogelijk wanneer een gebruiker met de rol 'Directie' de bundel Medium, Large, of Unlimited heeft gekozen in de Yuki Store. Dit gebeurt tegen extra maandelijkse kosten per toegevoegde gebruiker.
  
  Alleen een gebruiker met de rol 'Directie' kan één of meer rollen toekennen aan de extra gebruikers in het domein.
  
  Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Gebruikersrollen in domein toekennen of wijzigen.
  
  
• Toegang verlenen of ontzeggen
  Een gebruiker met de rol 'Directie' heeft de bevoegdheid om op elk gewenst moment toegang van gebruikers tot specifieke administraties binnen het domein te verlenen of te ontzeggen.
  
  Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Toegangscontrole van administratie(s) in domein.

Toegang tot overzicht gebruikers en hun rol(len)

Om toegang te krijgen:

• klik je boven de navigatiebalk op het icoon Wissel domein en vervolgens op Mijn domein
  OF
• klik je op het icoon Instellingen in de navigatiebalk
  
  
• klik je vervolgens in het nu geopende scherm in de sectie Domein op Gebruikers.
  
  

Overzicht rechten per gebruikersrol

Het scherm met de gebruikersgegevens van het domein wordt altijd in de weergave Standaard geopend.

In dit scherm zie je de loginnaam en de rollen (met de daarbij behorende rechten) die elke gebruiker op dit moment in het domein heeft.

Hieronder worden de (extra) rechten per rol beschreven.

Rechten per rol

Yuki kent momenteel de volgende rollen:

• Backoffice
  
  LET OP!
  Enkel wanneer de accountant het Zelfboeker feature voor jouw domein heeft geactiveerd, kan een gebruiker met de rol “Directie” in het domein de rol “Backoffice” toewijzen aan een gebruiker.
  
  Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Rol 'Backoffice' (zelfboeker) aan gebruiker(s) in je domein toekennen.
  
  
• Kijkgebruiker
• Uploadgebruiker
• Verkoop
• Inkoop
• Financiële administratie
• Externe accountant
• HRM
• Directie
• Security manager
• Procuratie.

LET OP!

De accountant kan In het Yuki accountant portaal speciale rollen toekennen aan de backoffice, zie artikel Backoffice rollen toekennen of wijzigen).

Hieronder worden per rol de (extra) rechten beschreven.

Speciale rol Kijkgebruiker (alleen in combinatie met andere rol)

Een gebruiker met deze rol kan in een domein uitsluitend gegevens inzien. Het aanmaken, wijzigen of uploaden van documenten is met deze rol niet mogelijk. 

De rol 'Kijkgebruiker' moet met één van de andere rollen gecombineerd worden. Wil je bijv. iemand alle financiële gegevens laten inzien zonder deze te kunnen wijzigen dan geef je deze persoon zowel de rol 'Financiële administratie' als de rol 'Kijkgebruiker'.

Alleen een gebruiker met de rol 'Directie' kan de rol 'Kijkgebruiker' combineren met een van de andere rollen.

LET OP!

Voor het toekennen van de rol 'Kijkgebruiker' maak je eerst een gebruiker aan met de gewenste rol.

Na het opslaan van deze gebruiker kun je vervolgens in de relatiekaart van de desbetreffende gebruiker d.m.v. het potloodje via het tabblad 'Extra' de rol 'Kijkgebruiker' toekennen.

Rechten Uploadgebruiker

• Uploaden van documenten via de webversie van Yuki of de Yuki Assistant app
• Mailen van documenten naar Yuki
• Vragen stellen aan de accountant of andere domeingebruikers via Yuki
• Documenten bekijken met het beveiligingsniveau 'alle gebruikers'
• Nieuwe documenten aanmaken
• Projecten bekijken en nieuwe projecten aanmaken
• Relaties bekijken, aanmaken en wijzigen
• Eigen e-mailbox beheren
• Agenda bekijken en nieuwe afspraken maken
• Taken bekijken en aanmaken.

Rechten Verkoop

Iemand met de rol 'Verkoop' heeft alle rechten van de rol 'Uploadgebruiker' plus de volgende rechten: 

• Verkoopfacturen aanmaken en versturen
• Verkoop- en omzetlijsten bekijken
• Verkoopinformatie per klant bekijken
• Openstaande facturen per klant bekijken.

Rechten Inkoop

Iemand met de rol 'Inkoop' heeft alle rechten van de rol 'Uploadgebruiker' plus de volgende rechten: 

• Inkooplijst bekijken
• Inkoopfacturen en declaraties bekijken
• Saldilijst leveranciers bekijken.

Rechten Financiële administratie

Iemand met de rol 'Financiële administratie' heeft alle rechten van de rol 'Inkoop' plus de volgende rechten:

• Aandachtspunten in administratie bekijken en afhandelen (Postbus)
• Financiële monitor bekijken
• Bankafschriften bekijken
• Winst- en verliesrekening bekijken
• Balans bekijken
• Doorzoomen naar grootboekkaarten
• Alle documenten bekijken in de archiefmappen 'Verkoop', 'Inkoop', 'Bank', 'Personeel', 'Belasting' en 'Overig financieel'. In de map Personeel alleen de financiële documenten
• Factuurbewerkingen doen vanaf het document (zie artikel Factuurbewerkingen)
• Bladeren tussen grootboekkaarten (vorige en volgende)
• Acties vanuit de grootboekkaart uitvoeren
• Acties vanuit debiteuren- en crediteurenkaart uitvoeren (matchen, afboeken, betaalwijze veranderen etc.)
• Acties vanuit een banktransactie uitvoeren (matchen, boeken en splitsen).

Rechten Externe accountant

Een 'Externe accountant' heeft de rechten van iemand met de rol 'Financiële administratie'. Tevens geeft deze rol toegang tot diverse extra overzichten en functies:

• Aandachtspunten in administratie bekijken en afhandelen (Postbus)
• Journaalposten bekijken
• Memoriaalboekingen aanmaken
• Openstaande posten matchen
• Vanuit grootboekkaart bewerkingen uitvoeren (zoals kosten spreiden, grootboekrekening wijzigen, btw-code wijzigen etc.) (zie artikel Nabewerkingsfuncties grootboekrekening) 
• Proef- en saldibalans bekijken
• Financiële gegevens exporteren
• XML auditfile aanmaken
• Administraties bevriezen
• Standaardwaarden bij relaties aanmaken/wijzigen.

Rechten HRM

Iemand met de rol 'HRM' heeft alle rechten van de rol 'Uploadgebruiker' plus de volgende rechten: 

• Inzage in de archiefmap 'Personeel'.
• Aanmaken tabbladen in archiefmap 'Personeel'. Op die manier kunnen vertrouwelijke documenten zoals salarisgegevens, arbeidscontracten en beoordelingsgesprekken afgeschermd worden van de basisgebruiker.

Extra rechten Directie

Iemand met de rol 'Directie'  heeft alle rechten van de rollen 'HRM', 'Inkoop', 'Verkoop' en 'Financiële administratie' (behalve Factuurbewerkingen doen vanaf het document). Tevens geeft deze rol toegang tot diverse extra functies:

• Aandachtspunten in administratie bekijken en afhandelen (Postbus)
• Aanmaken van taaksoorten
• Aanmaken werksoorten
• Aanmaken archiefmappen (Dit is de enige rol met dit recht)
• Aanmaken tabbladen in archiefmappen (HRM mag dit ook maar alleen in de ordner 'Personeel')
• Gebruikers toevoegen, aanpassen en verwijderen
• Toegangscontrole regelen
• Boeken van banktransacties die nog open staan op debiteuren of crediteuren. Via de Postbus kan men deze direct in de kosten of omzet boeken.

Hij of zij heeft niet automatisch de rechten van 'Externe accountant'. Wil hij of zij deze rechten ook, dan moet ook de rol 'Externe accountant' toegewezen worden aan deze gebruiker.

Speciale rol Security manager

Deze rol kan alleen worden toegekend door een gebruiker met de rol 'Directie'.

De eigenaar van een domein zit niet in de rol 'Security Manager' maar heeft wel altijd de bijbehorende rechten. 

De rol 'Security Manager' is bedoeld om naast de eigenaar nog iemand anders rechten te geven om de Procurement rollen uit te delen. 

Tevens geeft deze rol toegang tot diverse extra functies:

• Instellen betaallijst beveiliging
• Activeren betalingskorting.

LET OP!

Voor het toekennen van de rol 'Security manager' maak je eerst een gebruiker aan met de gewenste rol.

Na het opslaan van deze gebruiker kun je vervolgens in de relatiekaart van de desbetreffende gebruiker d.m.v. het potloodje via het tabblad 'Extra' de rol 'Kijkgebruiker' toekennen.

Speciale rol Procuratie

Deze rol,kan alleen worden toegekend door een gebruiker met de rol 'Directie'.

Indien betaallijst beveiliging is ingeschakeld, is deze rol in combinatie met de rol 'Financiële administratie' vereist om SEPA betaalbestanden te mogen aanmaken.

LET OP!

Voor het toekennen van de rol 'Procuratie' maak je eerst een gebruiker aan met de rol 'Financiële administratie'.

Na het opslaan van deze gebruiker kun je vervolgens in de relatiekaart van de desbetreffende gebruiker d.m.v. het potloodje via het tabblad 'Extra' de rol 'Kijkgebruiker' toekennen.