Automatische documentverwerking (IDR)

In Yuki worden aangeleverde documenten zoveel mogelijk automatisch verwerkt. Behalve gescande documenten kunnen bijvoorbeeld ook PDF, Office bestanden en UBL/XML facturen automatisch verwerkt worden.

De automatische documentverwerking gebeurt in het proces wat Intelligent Document Recognition (IDR) genoemd wordt. Dit proces kan documenten classificeren, indexeren, verwerken en valideren. Deze intelligentie vormt de basis voor YUKI RA oftewel YUKI Robotic Accounting. Hierbij wordt gebruik gemaakt van vernieuwde AI gedreven herkenningssoftware.

LET OP!

De herkenning van Word-documenten (.doc) wordt binnenkort niet meer ondersteund. We raden dan ook aan om facturen, die bijvoorbeeld in Word of Excel worden opgemaakt, op te slaan als PDF-document.

Op het moment dat één of meer van de onderstaande velden van een factuur niet wordt herkend door de IDR zal dit een trigger zijn om het document door te sturen naar de Maximale herkenning: 

• Relatie
• Documentdatum / Factuurdatum
• Referentie / Factuurnummer
• Bedrag
• Btw-bedrag.

Maximale herkenning is alleen beschikbaar wanneer een gebruiker met de rol 'Portaalbeheerder' dit heeft geactiveerd voor het domein waarin de documenten worden verwerkt.

Voor een uitgebreide beschrijving van Maximale herkenning zie artikel Maximale herkenning activeren.

De details van de gegevens van de automatische verwerking van een document kunnen worden bekeken door rechtsboven in een verwerkt document te klikken op IDR details.

Alleen een gebruiker met de rol 'Portaalbeheerder' of 'Portaal backoffice' kan de IDR details bekijken.

Het volgende scherm wordt geopend:

De IDR details bevatten vijf tabbladen:

• Details
• XML
• OCR
• Verrijking (alleen beschikbaar indien Maximale herkenning is geactiveerd voor het domein)
• Log.

Tabblad 'Details'

Op dit tabblad worden gegevens getoond over de:

• status van de job
• classificatie en standaardwaarden van het document
• indexering van de velden in het document
• automatische afhandeling van het document.

Status

De status van een job die bestaat uit de herkenning en afhandeling van een document door de IDR en/of Maximale herkenning.

Classificatie & standaardwaarden

Classificatie is het correct herkennen van het type document dat aangeleverd is. Het type van een document kan bijvoorbeeld zijn inkoopfactuur, rekeningafschrift, salarisstrook, etc.

Daarnaast wordt bij de documentsoort 'Inkoopfactuur' het resultaat getoond van de aangemaakte standaardwaarden (centrale (portaal) en lokale (domein) die van toepassing zijn op de factuur. 

Indexering

Het indexeren van een document is het ontleden van een document en het herkennen van specifieke velden in een document. Dit kan bijvoorbeeld het uitlezen van een totaalbedrag uit een factuur zijn of het herkennen van de adresgegevens van een leverancier van een factuur.

De kolom Herkenning geeft de waarden in de velden weer zoals deze zijn herkend door de IDR. 

De kolom Verrijking geeft de waarden in de velden weer zoals deze zijn herkend of verrijkt door Maximale herkenning.

De kolom Werkelijke waarde geeft de waarden in de velden weer op het moment dat de factuur automatisch door Yuki of handmatig door de backoffice wordt afgehandeld.

LET OP!

Er staat een rood vierkantje voor alle velden die niet door de IDR zijn herkend (kolom Herkenning).

Automatische afhandeling (verwerken)

Het verwerken en automatisch afhandelen van de documenten gebeurt aan de hand van de verkregen resultaten uit de classificatie en indexeringsfase van het IDR proces en Maximale herkenning (indien geactiveerd). 

Onder Notities worden de redenen vermeld waarom een document niet automatisch afgehandeld kan worden. Enkele voorbeelden zijn:

• Inkoopfacturen met een factuurbedrag boven de 100.000 euro (en het document is geen UBL).
  Deze facturen zullen altijd ter controle worden aangeboden aan de backoffice.
• De afgelopen 18 maanden is er geen document verwerkt voor dezelfde administratie/leverancier/documentsoort.
• Het document is een duplicaat.
• Het document is een deel van een bundel.
• De leverancier/klant is handmatig geblokkeerd voor automatische verwerking (zie Standaardwaarden (verwerkingsregels) leverancier of klant vastleggen).
• Etc.

Validatie

Na het verwerken van een document kan op basis van eerdere gegevens worden beslist of een document op de juiste manier automatisch verwerkt is. Daarnaast vindt een (snelle) handmatige validatie plaats door een gebruiker met de rol 'Backoffice'.

Tabblad 'XML'

Op dit tabblad worden de resultaten van de IDR getoond. Deze resultaten kunnen ook worden weergegeven in XML of worden gedownload door respectievelijk te klikken op de knop XML of Download.

Tabblad 'OCR'

Hier zie je de resultaten van de OCR.

OCR-Herkenningsregels

Voor het verbeteren van de herkenning kunnen gebruikers met de rol 'Backoffice' OCR-herkenningsregels aanmaken.

Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Lokale-OCR herkenningsregel aanmaken.

Tabblad 'Verrijking'

Op dit tabblad worden de resultaten van de verrijking door Maximale herkenning getoond. Deze resultaten kunnen ook worden weergegeven in XML door te klikken op de knop XML.

Tabblad 'Log'

Hier wordt een log bijgehouden van alle stappen die worden doorlopen om een document te classificeren en te indexeren.

Het herkenningsproces is opgedeeld in verschillende onderdelen, ook wel funnels genoemd, die overeenkomen met de velden in het boekingsscherm van een document.

Binnen elke funnel worden aan aantal checks uitgevoerd die je terug kunt vinden in het log.