Lokale OCR-herkenningsregels

In Yuki worden aangeleverde documenten zoveel mogelijk automatisch verwerkt. Behalve gescande documenten kunnen bijvoorbeeld ook PDF, Office bestanden en UBL/XML facturen automatisch verwerkt worden.

De automatische documentverwerking gebeurt in het proces wat Intelligent Document Recognition (IDR) genoemd wordt. Dit proces kan documenten classificeren, indexeren, verwerken en valideren. Deze intelligentie vormt de basis voor YUKI RA oftewel YUKI Robotic Accounting. 

Voor een uitgebreide beschrijving van de IDR zie artikel Automatische documentverwerking (IDR).  

TIP!

Op het moment dat een in - of verkoopfactuur niet 100% wordt herkend door de IDR (Intelligent Document Recognition) van Yuki bestaat de mogelijk om gebruik te maken van de dienst Maximale herkenning (geleverd door Lyanthe, een Visma-bedrijf). Hierdoor wordt het aantal herkende factuurvelden verhoogd en vermindert de tijd die nodig is om facturen handmatig te verwerken. 

Voor een uitgebreide beschrijving van Maximale herkenning zie artikel Maximale herkenning activeren.

Om de herkenning van documenten nog verder te verbeteren kan er echter tevens gebruik worden gemaakt van OCR in Yuki. OCR staat voor Optical Character Recognition of in het Nederlands, optische tekenherkenning (het uitlezen van tekst uit een afbeelding).

Op basis van deze herkende gegevens wordt onder andere de documentsoort en de relatie van een document bepaald. Dit levert niet altijd het gewenste resultaat op. Om de automatische verwerkingsgraad nog verder te verbeteren is het mogelijk om in een domein lokale OCR-herkenningsregels aan te maken. 

Alleen een gebruiker met de 'Backoffice' rol in het domein of de rol 'Directie', Financiele administratie' of 'Externe accountant' kan de OCR herkenningsregels bekijken.

OCR-herkenningsregels bekijken

Alle aangemaakte lokale OCR-herkenningsregels in een domein kunnen vanuit verschillende plaatsen in Yuki worden bekeken:

• Beweeg met je muis boven het icoon Archief in de navigatiebalk en klik vervolgens op OCR-herkenningsregels
• Klik in het boekingsscherm van een document op OCR-herkenningsregels
  
  
  Het volgende scherm wordt geopend:
  
  
  

In de kolom Nauwkeurigheid wordt het percentage van documenten getoond waarvan de relatie door de desbetreffende OCR-herkenningsregel correct is herkend.

Door met je muis boven het percentage te bewegen zal er een pop-up verschijnen die meer details over de nauwkeurigheid bevat

Alle kolommen in het overzicht, behalve 'Project', 'Nauwkeurigheid relatie herkenning' en 'Door' kunnen aflopend of oplopend worden gesorteerd. Alleen de criteria velden die in de OCR-herkenningsregel zijn ingevuld worden in dit overzicht als kolom getoond.

Door te klikken op > voor een OCR-herkenningsregel kun je alle Matches van de herkenningsregel bekijken.

Onder Matches staan alle documenten waarvan de gegevens voldoen aan de criteria in de desbetreffende OCR-herkenningsregel.

De knoppen Bewerken en Verwijderen om een bestaande herkenningsregel te wijzigen of te verwijderen zijn alleen beschikbaar voor een gebruiker met de 'Backoffice' rol in het domein.