Lokale OCR-herkenningsregel aanmaken

Om de automatische verwerkingsgraad van documenten (op basis van IDR en indien geactiveerd Maximale herkenning) in Yuki nog verder te verbeteren, kunnen er in een domein document herkenningsregels worden aangemaakt op basis van OCR data die gevonden wordt in een document. OCR staat voor Optical Character Recognition of in het Nederlands, optische tekenherkenning (het uitlezen van tekst uit een afbeelding).

Voor een uitgebreide beschrijving van de IDR zie artikel Automatische documentverwerking (IDR). 

Voor een uitgebreide beschrijving van Maximale herkenning zie artikel Maximale herkenning activeren.

Op basis van deze herkende gegevens wordt onder andere de documentsoort en de relatie van een document bepaald. 

Alleen een gebruiker met de 'Backoffice' rol in een domein kan lokale OCR-herkenningsregels aanmaken.

Een lokale OCR-herkenningsregel kan vanuit twee plaatsen in Yuki worden aangemaakt:

• Beweeg met je muis boven het icoon Archief in de navigatiebalk, klik op Herkenningsregels en vervolgens in het nu geopende scherm op de knop Open een nieuwe kaart
• In het boekingsscherm van een document in Yuki vind je in de vaste sectie Document de OCR-details en de OCR- herkenningsregels.
  
  

Lokale OCR-herkenningsregel aanmaken

Om een OCR-herkenningsregel aan te maken doorloop je de volgende stappen:

• Klik rechts in het boekingsscherm van een document op OCR-details, Yuki toont nu de gevonden OCR-tekst in het document.
  
  
  
• Zoek een unieke tekstregel en kopieer deze tekst vervolgens volledig
• Sluit het OCR tekst scherm
• Klik nu op OCR-herkenningsregels
  
  In het nu geopende scherm maak je de werkelijke OCR-herkenningsregel aan voor het desbetreffende document.
  
  
  
• Klik op de knop Nieuw. Het volgende scherm wordt geopend:
  
  
  
• Je plakt nu onder Criteria de gekopieerde tekst in het eerste OCR data veld OCR-data 1.
• Geef vervolgens onder Resultaat aan om wat voor soort document het gaat en aan welke relatie dit moet worden gekoppeld.
  
  
  
• Klik op de knop Bewaren.

TIP!

Om een bestaande herkenningsregel te wijzigen of te verwijderen, klik je in een geopende herkenningsregel op de knoppen Bewerken of Verwijderen.

Indien de door Yuki gevonden OCR-gegevens in het document overeenkomen met de ingevoerde OCR-data in de OCR-herkenningsregel zal het gekozen resultaat in het document worden toegepast. De documentsoort zal worden aangepast en het document zal worden gekoppeld aan de ingevoerde  relatie.

Ook de standaardwaarden van de relatie (bij documentsoort 'Inkoopfactuur' of 'Verkoopfactuur') zullen automatisch worden ingevuld.

Criteria van OCR-herkenningsregel

De overige velden worden als EN-EN criteria toegepast. Het invoeren van meerdere criteria zal het resultaat uit de OCR-herkenningsregel dus verkleinen.

• OCR-data 1/2/3: in de OCR-data velden kan criteria ingevoerd worden waarmee bepaald wordt of het document in aanmerking komt voor de herkenningsregel. Gebruik de gehele regel van de gevonden data in de OCR-details. Laat dus geen gegevens weg die in de gehele regel worden gevonden.
• KvK-nummer: in dit veld is het mogelijk een KvK-nummer als criteria mee te geven.
• Btw-nummer: in dit veld is het mogelijk een btw-nummer als criteria mee te geven.
• Website: in dit veld is het mogelijk een website als criteria mee te geven.
• IBAN: in dit veld is het mogelijk een IBAN als criteria mee te geven.
• Prioriteit: door de prioriteit in te stellen is het mogelijk bepaalde herkenningsregels voorrang te geven op andere herkenningsregels bijvoorbeeld als er gebruik wordt gemaakt van meerdere herkenningsregels met gedeeltelijk dezelfde data criteria.

Resultaat van OCR-herkenningsregel

• Documentsoort: er moet één van de zes documentsoorten gekozen worden als resultaat van de herkenningsregel. De beschikbare documentsoorten zijn:
  • Inkoopfactuur.
  • Verkoopfactuur.
  • Bankafschrift.
  • Salarisstrook.
  • Aangifte loonheffing. 
  • Declaratie. 
• Relatie: als hier een relatie wordt geselecteerd dan wordt het document gekoppeld aan de ingevoerde relatie. 
• Project: door hier een project te selecteren kan het document automatisch worden toegewezen aan het desbetreffende project.