Maximale herkenning activeren

Op het moment dat een in - of verkoopfactuur niet 100% wordt herkend door de IDR (Intelligent Document Recognition) van Yuki bestaat de mogelijk om gebruik te maken van de dienst Maximale herkenning (geleverd door Lyanthe, een Visma-bedrijf). Hierdoor wordt het aantal herkende factuurvelden verhoogd en vermindert de tijd die nodig is om facturen handmatig te verwerken. 

Voor een uitgebreide beschrijving van de IDR zie artikel Automatische documentverwerking (IDR).

Indien één of meer van onderstaande velden van een factuur niet wordt herkend door Yuki zal dit een trigger zijn om het document door te sturen naar Maximale herkenning: 

• Relatie
• Documentdatum / Factuurdatum
• Referentie / Factuurnummer
• Bedrag
• Btw-bedrag.

De bovenstaande velden worden evenals het veld 'Vervaldatum', 'IBAN-nummer' en 'Debiteurnummer' indien mogelijk herkend door de Maximale herkenning waarna het verrijkte document weer wordt teruggestuurd naar Yuki.

In een administratie is op drie plaatsen zichtbaar dat een factuur door de Maximale herkenning is verrijkt:

• In de kolom 'IDR status' in de te verwerken documenten workflow
  (artikel Te verwerken documenten (workflow))
• bij de historiegegevens in het boekingsscherm van een factuur
  (artikel Backoffice invoerscherm)
• bij de IDR details van een factuur.
  (artikel Automatische documentverwerking (IDR)).  

Tijdens de verwerking door de Maximale herkenning blijven de facturen in de te verwerken documenten workflow in Yuki staan waardoor je ook altijd zelf handmatig kunt verwerken.

Maximale herkenning wordt geactiveerd voor een portaal en alle subportalen in dat portaal. De Algemene voorwaarden worden aan het einde van de activering naar het opgegeven e-mailadres toegestuurd.

LET OP!

Tijdens het proces van Maximale herkenning kunnen de gegevens mogelijk de EU verlaten voor extra verificatie. Je kunt daarom op elk moment één of meer domeinen uitsluiten van de Maximale herkenning.

Alleen een gebruiker met de rol 'Portaalbeheerder' kan Maximale herkenning voor een portaal en alle subportalen activeren of deactiveren. 

Dit geldt dan voor alle domeinen en administraties waartoe de portaalbeheerder toegang heeft.

Een gebruiker met de rol 'Portaal backoffice' kan de instellingen van Maximale herkenning alleen bekijken.

Vanuit dit scherm moet een gebruiker met de rol 'Portaalbeheerder':

• Maximale herkenning voor portaal en subportalen activeren
• Maximale herkenning voor één of meer domeinen deactiveren.

Daarnaast kan een portaalbeheerder vanuit dit scherm desgewenst ook:

• Maximale herkenning voor één of meer domeinen activeren
• Maximale herkenning voor portaal en subportalen deactiveren.

Een portaalbeheerder en een gebruiker met de rol 'Portaal backoffice' kunnen beiden:

• de domeingegevens bekijken
• een domein direct openen.

In het accountant portaal klik je rechtsboven in je scherm op het icoon Instellingen. 

Klik vervolgens in het nu geopende scherm op Maximale herkenning.

Het volgende scherm wordt geopend:

Maximale herkenning activeren voor portaal en subportalen

Klik op de knop Activeer maximale herkenning om dit voor het hele portaal en de subportalen te activeren. Het volgende scherm wordt geopend:

Voer het e-mailadres in van de eigenaar van het portaal om hem of haar op de hoogte te stellen van het feit dat Maximale herkenning voor alle domeinen in het portaal en subportalen is geactiveerd. De Voorwaarden van Maximale herkenning worden als attachment aan de door Yuki te versturen e-mail toegevoegd.

Je hebt de mogelijkheid om één of meer domeinen in het portaal of een subportaal desgewenst uit te sluiten van Maximale herkenning. 

Klik vervolgens op de knop Activeren.

Het volgende scherm wordt geopend:

In dit scherm zie je alle domeinen die op dit moment in het portaal en de subportalen aanwezig zijn.

Je kunt in de scherm de getoonde gegevens filteren op Alleen uitgesloten domeinen.

Maximale herkenning is nu geactiveerd voor alle domeinen in het portaal en de subportalen behalve de domeinen die je bij het activeren hebt uitgesloten van Maximale herkenning.

Maximale herkenning deactiveren voor één of meer domeinen

Om Maximale herkenning voor een domein te deactiveren, beweeg je met je muis boven het desbetreffende domein, klik je op de knop met de drie puntjes en selecteer je Deactiveer maximale herkenning in het dropdownmenu.

Het volgende scherm wordt geopend:

Klik vervolgens op de knop Deactiveren.

Maximale herkenning voor dit domein is nu gedeactiveerd.

Maximale herkenning activeren voor één of meer domeinen

Om Maximale herkenning voor een domein alsnog te activeren, beweeg je met je muis boven het desbetreffende domein, klik je op de knop met de drie puntjes en selecteer je Activeer maximale herkenning in het dropdownmenu

Het volgende scherm wordt geopend:

Klik vervolgens op de knop Activeren.

Maximale herkenning voor dit domein is nu geactiveerd.

Maximale herkenning deactiveren voor portaal en subportalen

Om Maximale herkenning te deactiveren, klik je op de knop Deactiveren.

Het volgende scherm wordt geopend:

Domeingegevens bekijken

Om de gegevens van een domein te bekijken, beweeg je met je muis boven het desbetreffende domein, klik je op de knop met de drie puntjes en selecteer je Bekijk domeingegevens.

Domein direct openen

Om een domein direct te openen, beweeg je met je muis boven het desbetreffende domein, klik je op de knop met de drie puntjes en selecteer je Ga naar domein.