Backoffice document- en communicatiescherm

Aan de rechterzijde van het backoffice verwerkingsscherm vind je de sectie document & communicatie. Hier vind je waardevolle informatie voor het automatiseren van documenten, kun je statussen meegeven aan het document en wordt de communicatie die bij het document is gevoerd zichtbaar. 

Document

De 'Document' sectie vind je rechtsboven in je scherm.

•  Vraag aan gebruiker: Het document wordt gekoppeld aan de vraag die je aan een gebruiker stelt.
•  Open btw-calculator: Bereken snel het btw-bedrag op basis van een bedrag (incl. of ex.) of btw-percentage.
  
  
  
• IDR details: Details van de IDR verwerking zoals de status, de classificatie en verwerkingsregels, de indexering en de automatische afhandeling.
• OCR-details: De OCR-tekst van het document wordt weergegeven. Op basis van deze tekst kunnen de OCR-herkenningsregels worden aangemaakt.
• OCR-herkenningsregels: Voor het verbeteren van de herkenning van documenten kunnen gebruikers met de rol  'Backoffice' lokale OCR-herkenningsregels aanmaken.
• Xml-data: Data van een UBL/XML factuur.
• Gebruikersweergave
• Backoffice werkzaamheid: Historie van de activiteiten van de gebruiker in dit document.
• Backoffice status: Er zijn vier verschillende statussen van het document:
  • Open
  • Data-entry voltooid
  • In behandeling
  • Afgehandeld

Communicatie

Indien er onduidelijkheden zijn, er vragen opkomen of scans onleesbaar zijn, kan dat direct bij het document worden meegegeven. Je kunt gebruik maken van de knoppen: 

• Kan niet verwerkt worden: Via het dropdownmenu kan worden aangegeven waarom een document of bestand niet in de administratie kan worden verwerkt:
  
  
• Onvolledig
• Scan niet leesbaar
• Onjuist bestandsformaat
• Gebundelde documenten
• Onjuiste data
• Duplicaat
• Andere reden
• Spam (alleen beschikbaar wanneer document per e-mail is aangeleverd).
  
  De gebruiker ziet dit terug onder Aandachtspunten in de Postbus en kan vervolgens een beter document aanleveren dat wel kan worden verwerkt.

• Stel een vraag: De vraag die je hier stelt, komt bij de gebruiker terecht. De vraag die je hier stelt wordt gekoppeld aan het document zodat je altijd weet waar de desbetreffende communicatie betrekking op heeft.