Lokale OCR-herkenningsregels (Beta)

In Yuki worden aangeleverde documenten zoveel mogelijk automatisch verwerkt. Behalve gescande documenten kunnen bijvoorbeeld ook PDF, Office bestanden en UBL/XML facturen automatisch verwerkt worden.

De automatische documentverwerking gebeurt in het proces wat Intelligent Document Recognition (IDR) genoemd wordt. Dit proces kan documenten classificeren, indexeren, verwerken en valideren. Deze intelligentie vormt de basis voor YUKI RA oftewel YUKI Robotic Accounting. 

Voor een uitgebreide beschrijving van de IDR zie artikel Automatische documentverwerking (IDR).

TIP!

Op het moment dat een in - of verkoopfactuur niet 100% wordt herkend door de IDR (Intelligent Document Recognition) van Yuki bestaat de mogelijk om gebruik te maken van de dienst Maximale herkenning (geleverd door Lyanthe, een Visma-bedrijf). Hierdoor wordt het aantal herkende factuurvelden verhoogd en vermindert de tijd die nodig is om facturen handmatig te verwerken. 

Voor een uitgebreide beschrijving van Maximale herkenning zie artikel Maximale herkenning activeren.

Om de herkenning van documenten nog verder te verbeteren kan er echter tevens gebruik worden gemaakt van OCR in Yuki. OCR staat voor Optical Character Recognition of in het Nederlands, optische tekenherkenning (het uitlezen van tekst uit een afbeelding).

Op basis van deze herkende gegevens wordt onder andere de documentsoort en de relatie van een document bepaald. Dit levert niet altijd het gewenste resultaat op. Om de automatische verwerkingsgraad nog verder te verbeteren is het mogelijk om in een domein lokale OCR=herkenningsregels aan te maken. 

Alleen een gebruiker met de 'Backoffice' rol in het domein of de rol 'Directie', Financiële administratie' of 'Externe accountant' kan de OCR-herkenningsregels bekijken.

Alleen een gebruiker met de 'Backoffice' rol in een domein kan lokale OCR-herkenningsregels aanmaken, wijzigen of verwijderen. 

Vanuit dit scherm kan een gebruiker:

• de OCR-herkenningsregel bekijken
• de relatie bekijken.

Vanuit dit scherm kan een gebruiker met de 'Backoffice' rol:

• een nieuwe OCR-herkenningsregel aanmaken
• een OCR-herkenningsregel wijzigen
• OCR-herkenningsregels in bulk verwijderen.

Klik op het icoon Archief in de navigatiebalk en klik vervolgens op OCR-herkenningsregels.

OF

Klik in het boekingsscherm van een document op OCR-herkenningsregels.

Het volgende scherm wordt geopend:

De criteria velden die in de OCR-herkenningsregel zijn ingevuld worden in dit overzicht als kolom getoond. 

In de kolom Nauwkeurigheid wordt het percentage van documenten getoond waarvan de relatie door de desbetreffende OCR-herkenningsregel correct is herkend.

Door met je muis boven het percentage te bewegen zal er een pop-up verschijnen die meer details over de nauwkeurigheid bevat.

In de kolom Matches staat het aantal documenten waarvan de gegevens voldoen aan de criteria in de desbetreffende OCR-herkenningsregel. 

OCR-herkenningsregel bekijken

Om de details van de OCR-herkenningsregel te bekijken, beweeg je met de muis boven de regel van de desbetreffende OCR-herkenningsregel. Klik op de knop met de drie puntjes en selecteer vervolgens de menuoptie Bekijk OCR-herkenningsregel in het dropdownmenu.

Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Lokale OCR-herkenningsregels (en matches).

Relatie bekijken

Om de relatie van de OCR-herkenningsregel te bekijken, beweeg je met de muis boven de regel van de desbetreffende OCR-herkenningsregel. Klik op de knop met de drie puntjes en selecteer vervolgens de menuoptie Bekijk relatie in het dropdownmenu.

De relatiekaart van de relatie wordt geopend.

OCR-herkenningsregel aanmaken

Om een OCR-herkenningsregel aan te maken, klik je op de knop Nieuwe OCR-herkenningsregel.

Het volgende scherm wordt geopend:

Voor een uitgebreide beschrijving van het aanmaken van een nieuwe OCR-herkenningsregel zie artikel Lokale OCR-herkenningsregel aanmaken.

OCR-herkenningsregel wijzigen

Om een OCR-herkenningsregel te wijzigen, beweeg je met de muis boven de regel van de desbetreffende OCR-herkenningsregel. Klik op de knop met de drie puntjes en selecteer vervolgens de menuoptie Wijzig OCR-herkenningsregel in het dropdownmenu.

Wijzig in het nu geopende scherm de gegevens van de OCR-herkenningsregel en klik vervolgens op de knop Bewaren.

OCR-herkenningsregels in bulk verwijderen

Om OCR-herkenningsregels in bulk te verwijderen, selecteer je de OCR-herkenningsregels die je wilt verwijderen en klik je vervolgens bovenin het scherm op Verwijderen.

Het volgende scherm wordt geopend:

Klik op de knop Verwijderen om de OCR-herkenningsregels daadwerkelijk te verwijderen.

TIP!

Om één OCR-herkenningsregel te verwijderen, beweeg je met de muis boven de regel van de desbetreffende OCR-herkenningsregel. Klik op de knop met de drie puntjes en selecteer vervolgens de menuoptie Verwijderen in het dropdownmenu.

Het volgende scherm wordt geopend:

Klik op de knop Verwijderen om de OCR-herkenningsregel daadwerkelijk te verwijderen.