Details van contract invoeren

In Yuki kun je een contract aanmaken om periodieke facturen voor een klant klaar te zetten en desgewenst automatisch te versturen.

Toegang tot nieuw contract

Je kunt vanuit drie plaatsen in Yuki een contract aanmaken:

• klik op het icoon Verkoop in de navigatiebalk
• klik op Dashboard
• selecteer vervolgens de menuoptie Contract in het dropdownmenu van de knop Aanmaken...
  
  OF
  
  
• klik op het icoon Verkoop in de navigatiebalk
• klik op Contracten
• klik vervolgens in het nu geopende scherm op de knop Nieuw contract.
  
  OF
  
  
• klik op het icoon Relaties in de navigatiebalk
• klik op Relaties
• open de desbetreffende relatiekaart
• klik  in het nu geopende scherm op Verkoopfacturen
• open een door Yuki aangemaakte verkoopfactuur
• klik vervolgens op de knop Genereer contract.

Details van contract invoeren

De gegevens van de relatie en het contract kunnen in de hieronder beschreven velden worden ingevoerd.

Relatiegegevens

Relatie (verplicht)

Selecteer de relatie (klant) voor wie het contract is bestemd of klik op de knop +Maak nieuw om een nieuwe relatie (klant) aan te maken.

Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Bedrijf (klant) aanmaken via contract of Persoon (klant of contactpersoon) aanmaken via contract.

Automatisch ingevulde klantspecifieke gegevens

De klantspecifieke (hoofd)contactpersoon, prijslijst, factuurlay-out en verzendwijze worden automatisch ingevuld indien deze aanwezig zijn op de relatiekaart van de klant.

Handmatig contract wijzigen na aanpassingen in relatiekaart

Een wijziging in de relatiekaart van de klant zoals bijv. het e-mailadres, bankrekeningnummer, incassomachtiging of betaalwijze van in- of verkoopfacturen wordt niet automatisch doorgevoerd in het contract (periodieke facturen) van die relatie. De wijziging moet handmatig worden aangepast in het desbetreffende contract.

Zodra je een relatie hebt geselecteerd of aangemaakt worden de volgende  gegevens automatisch gewijzigd of toegevoegd aan het contract:

• Visitekaartje
  Er wordt bij de relatie een visitekaartje aangemaakt, je kunt klikken op het icoon om het te bekijken:
  
  
  
• Contactpersoon

  Er wordt een veld Contactpersoon toegevoegd. Indien er een klantspecifieke contactpersoon aanwezig is op de relatiekaart van de klant wordt deze automatisch ingevuld.

• Factuurinformatie
  Onder Factuurinformatie worden de velden Onderwerp factuur, Betalingstermijn, Betaalwijze en Factuurlay-out automatisch toegevoegd. Indien er een klantspecifieke factuurlay-out aanwezig is op de relatiekaart van de klant wordt deze automatisch ingevuld.

Contactpersoon

Selecteer, indien nodig, een relatie als contactpersoon van een klant of klik op de knop +Maak nieuw om een nieuwe relatie (contactpersoon) aan te maken.

Het is alleen mogelijk om contactpersonen te selecteren die bij de klant zijn vastgelegd. Hierdoor kan de periodieke verkoopfactuur niet per ongeluk naar de verkeerde persoon worden gestuurd.

Contractgegevens

Startdatum (verplicht)

Begindatum van het contract.

Einddatum

Standaard wordt de geldigheid van een contract ingesteld als doorlopend (optie Geen is geselecteerd), Desgewenst kan hier worden aangegeven tot en met welke datum een contract geldig is.

Herhalen (verplicht)

Stel hier in of je deze verkoopfactuur automatisch wilt laten herhalen per:

• week
• maand
• kwartaal
• halfjaar
• jaar.

Genereer factuur

De periodieke factuur zal worden gegenereerd op de datum zoals die is vastgelegd bij de contractinstellingen (bij de Verkoopinstellingen). Deze datum (factuurdatum) wordt getoond op de tijdlijn. 

Het is mogelijk om deze datum handmatig aan te passen  zodat de periodieke facturen voor deze klant respectievelijk op de dag zelf, één dag voor, 7 dagen voor, 14 dagen voor of 28 dagen voor de berekende factuurdatum moeten worden gegenereerd.

Facturatie periode

Bij het gebruik van placeholders, oftewel dynamische perioden, in het onderwerp van periodieke facturen of in de omschrijving van een factuurregel, neemt Yuki standaard de waarden van de placeholders over vanuit de contractinstellingen onder Verkoopinstellingen.

Je kunt deze waarde voor deze periodieke factuur echter aanpassen door hier de periode te selecteren die daadwerkelijk wordt gefactureerd d.m.v. de periodieke facturen:

• Vorige periode
• Huidige periode
• Komende periode.

Een voorbeeld hiervan is het verzenden van periodieke facturen voor de afgelopen maand op de eerste dag van elke maand. Door 'Vorige periode' te selecteren verandert een placeholder in een in juni gegenereerde factuur bijv. van 'Factuur voor juni' in 'Factuur voor mei'.

Factuurverwerking

Geef hier aan of de door Yuki aangemaakte periodieke facturen automatisch in de administratie moeten worden verwerkt en verstuurd naar je klant.

Indien Yuki de periodieke facturen niet automatisch moet verwerken, vind je deze facturen terug in het overzicht 'Te verzenden facturen'.

Tijdlijn

De factuurdatum van de te versturen periodieke facturen wordt op de tijdlijn getoond.