Details van contract invoeren

Je kunt vanuit drie plaatsen in Yuki een contract aanmaken:

• Beweeg met je muis boven het icoon Verkoop in de navigatiebalk, klik op Sales monitor en vervolgens in het nu geopende scherm op de knop Nieuw contract.
• Beweeg met je muis boven het icoon Verkoop in de navigatiebalk, klik op Contracten en vervolgens in het nu geopende scherm op de knop Nieuw contract.
• Beweeg met je muis boven het icoon Relaties in de navigatiebalk, klik op Relaties, open vervolgens de desbetreffende relatiekaart, klik vervolgens in het nu geopende scherm op Verkoopfacturen, open een door Yuki aangemaakte verkoopfactuur en klik op de knop Genereer contract.

Om een nieuw contract aan te maken moeten de volgende stappen worden doorlopen:

• voer de details van het contract in (relatie- en contractgegevens)
• voer de factuurgegevens (factuurinformatie) van periodieke factuur in
• voeg één of meer factuurregels (artikelen) aan periodieke factuur toe
• voeg, indien nodig, aanvullende informatie aan periodieke factuur toe
• voeg, indien nodig, betaalgegevens aan periodieke factuur toe
  (alleen beschikbaar bij betaalwijze 'Incasso' en 'Wordt teruggestort')
• voeg, indien gewenst, een bijlage toe aan het contract vanaf jouw apparaat of vanuit het archief in Yuki
  (alleen beschikbaar in nieuwe verkoopmodule)
• voeg, indien nodig, notities aan periodieke factuur toe
• wijzig, indien nodig, de verzendwijze van periodieke factuur en/of het e-mailadres van klant
• bewaar het contract als een conceptcontract of een afgehandeld contract

Hieronder wordt beschreven welke details van het contract moeten worden ingevoerd.

Relatiegegevens

Relatie (verplicht)

Selecteer de relatie (klant) voor wie het contract is bestemd of klik op de knop +Maak nieuw om een nieuwe relatie (klant) aan te maken.

TIP!

De klantspecifieke (hoofd)contactpersoon, prijslijst, factuurlay-out en verzendwijze worden automatisch ingevuld indien deze aanwezig zijn op de relatiekaart van de klant.

LET OP!

Een wijziging in de relatiekaart van de klant zoals bijv. het e-mailadres, bankrekeningnummer, incassomachtiging of betaalwijze van in- of verkoopfacturen wordt niet automatisch doorgevoerd in het contract (periodieke facturen) van die relatie. De wijziging moet handmatig worden aangepast in het desbetreffende contract.

Zodra je een relatie hebt geselecteerd of aangemaakt worden een aantal gegevens automatisch gewijzigd of toegevoegd aan het contract:

• er wordt bij de relatie een visitekaartje aangemaakt, je kunt klikken op het icoon om het te bekijken:
  
  
  
• er wordt een veld Contactpersoon toegevoegd. Indien er een klantspecifieke contactpersoon aanwezig is op de relatiekaart van de klant wordt deze automatisch ingevuld.

• onder Factuurinformatie worden de velden Onderwerp factuur, Betalingstermijn, Betaalwijze en Factuurlay-out automatisch toegevoegd. Indien er een klantspecifieke factuurlay-out aanwezig is op de relatiekaart van de klant wordt deze automatisch ingevuld. 

  
  

Contactpersoon

Selecteer, indien nodig, een relatie als contactpersoon van een klant of klik op de knop +Maak nieuw om een nieuwe relatie (contactpersoon) aan te maken.

Het is alleen mogelijk om contactpersonen te selecteren die bij de klant zijn vastgelegd. Hierdoor kan de periodieke verkoopfactuur niet per ongeluk naar de verkeerde persoon worden gestuurd.

Contractgegevens

De gegevens van het contract kunnen in de hieronder beschreven velden worden ingevoerd.

Startdatum (verplicht)

Begindatum van het contract.

Einddatum

Standaard wordt de geldigheid van een contract ingesteld als doorlopend (optie Geen is geselecteerd), Desgewenst kan hier worden aangegeven tot en met welke datum een contract geldig is.

Herhalen (verplicht)

Stel hier in of je deze verkoopfactuur automatisch wilt laten herhalen per:

• week
• maand
• kwartaal
• halfjaar
• jaar.

Genereer factuur

De periodieke factuur zal worden gegenereerd op de datum zoals die is vastgelegd bij de contractinstellingen (bij de Verkoopinstellingen). Deze datum (factuurdatum) wordt getoond op de tijdlijn. 

Je kunt hier deze datum handmatig wijzigen zodat de periodieke facturen voor deze klant op de dag zelf, één dag voor, 7 dagen voor, 14 dagen voor of 28 dagen voor de berekende factuurdatum moeten worden gegenereerd.

Facturatie periode

Wanneer je gebruik maakt van een placeholder (dynamische periode) in het onderwerp van je periodieke facturen of in de omschrijving van een factuurregel wordt de waarde van de placeholder 'standaard' automatisch overgenomen van de contractinstellingen (bij de Verkoopinstellingen). 

Je kunt deze waarde voor deze periodieke factuur echter aanpassen door hier de periode te selecteren die daadwerkelijk wordt gefactureerd d.m.v. de periodieke facturen:

• Vorige periode
• Huidige periode
• Komende periode.

Een voorbeeld hiervan is het op de eerste van elke maand versturen van periodieke facturen voor de afgelopen maand. Door de optie 'Vorige periode' te selecteren wordt de waarde van de placeholder in een periodieke factuur die bijvoorbeeld is gegenereerd in juni niet 'Factuur voor juni' maar 'Factuur voor mei'.

Factuurverwerking

Geef hier aan of de door Yuki aangemaakte periodieke facturen automatisch in de administratie moeten worden verwerkt en verstuurd naar je klant.

Indien Yuki de periodieke facturen niet automatisch moet verwerken, vind je deze facturen terug in het overzicht 'Te verzenden facturen'.

Tijdlijn

De factuurdatum van de te versturen periodieke facturen wordt op de tijdlijn getoond.