Aandachtspunten in administratie

Yuki controleert continu of je boekhouding en administratie volledig en up-to-date zijn. Als er facturen ontbreken, bankgegevens extra aandacht vereisen of documenten niet verwerkt kunnen worden, zie je dit terug bij de Aandachtspunten.

Rechten en rollen

Niet iedereen kan de aandachtspunten bekijken of afhandelen. Dit is opgebouwd op basis van de volgende rollen:

• Bekijken: Backoffice, Directie, Financiële administratie, Externe accountant
• Afhandelen: Directie, Financiële administratie, Externe accountant

Toegang tot Aandachtspunten

Om toegang te krijgen:

• klik je op het icoon Postbus in de navigatiebalk
• bekijk je vervolgens in het nu geopende scherm onder Aandacht alle zaken die je aandacht nodig hebben.

Aandachtspunten

Bekijk deze zaken goed en handel ze ook af nadat je ze bekeken hebt. Neem waar nodig actie zodat je aandachtslijst steeds een indicatie is van wat je nog moet doen om je boekhouding op orde te houden.

TIP!

Maak er een uitdaging van om de teller met aandachtspunten op 0 te krijgen..

Hieronder vind je een uitleg van de verschillende soorten aandachtspunten.

Spam

Hier vind je e-mails en documenten die door jou of de backoffice als spam zijn gemarkeerd.

Herstellen: Staat er per ongeluk een belangrijk document tussen? Je kunt documenten handmatig vanuit deze map terugzetten naar de Digitale post, zodat ze alsnog in de backoffice workflow worden opgenomen.

Voor een uitgebreide beschrijving van de folder Spam zie artikel Spam.

Digitale post

Hier staan documenten die vanuit een externe bron aan Yuki zijn aangeboden (zoals e-mails naar je Yuki-mailadres, Dropbox, Google Drive of Peppol). Documenten die je zelf hebt gescand of geüpload, staan hier niet tussen.

Actie: Controleer de lijst op "verdachte aanbieders" om te voorkomen dat er onterechte documenten in je administratie belanden.

Geen bijzonderheden? Markeer alle documenten als gelezen.

Verdacht document gevonden? Stuur een vraag naar de backoffice zodat zij maatregelen kunnen nemen.

Voor een uitgebreide beschrijving van documenten die via een externe bron zijn aangeboden zie artikel Digitale post.

Niet verwerkt

Soms kan de backoffice bepaalde documenten of bankbestanden niet verwerken. Dit gebeurt bijv. bij een slechte of onleesbare scan, een duplicaat, een document dat in een andere administratie hoort, of een onbekend bankbestand.

Als de backoffice zo'n document of bestand tegenkomt, wordt deze als niet verwerkt gemarkeerd.

Actie: Beoordeel de documenten in deze lijst. Bepaal of het document opnieuw (en beter) moet worden aangeleverd. Documenten die terecht zijn afgekeurd (zoals duplicaten) hoef je niet opnieuw te sturen. 

Selecteer de documenten en handel de lijst regelmatig af.

Voor een uitgebreide beschrijving van de onverwerkte documenten zie artikel Niet verwerkte bestanden.

Bank

Binnen dit aandachtspunt worden drie specifieke problemen gesignaleerd:

• Bankrekeningen waarvoor al minimaal één maand geen transacties zijn ontvangen.
• Bankrekeningen waarvan transacties ontbreken (missend afschrift of onvolledige export).
• Bankrekeningen waarvan het beginsaldo ontbreekt (waardoor het eindsaldo niet klopt).

Actie: Lever de ontbrekende bankinformatie of afschriften aan. Zodra de backoffice dit heeft verwerkt, verdwijnen de meldingen automatisch.

Voor een uitgebreide beschrijving van de volledigheid van de bank zie artikel Volledigheid van bank.

Vraagposten

Hier zie je documenten en banktransacties die tijdelijk op de grootboekrekening '23020 Vraagposten' zijn geboekt, omdat de backoffice niet weet hoe ze deze moeten verwerken.

Actie: Zodra je een toelichting geeft of zodra de backoffice een specifieke vraag stelt, verdwijnt het desbetreffende document of de banktransactie uit dit overzicht.

Voor een uitgebreide beschrijving van de vraagposten zie artikel Status vraagposten.

Ontbrekende facturen

Yuki analyseert je banktransacties en creditcardbetalingen. Als er een betaling wordt gevonden waarvan de bijbehorende inkoop- of verkoopfactuur ontbreekt, verschijnt deze hier. Soms doet Yuki al direct een suggestie voor een factuur die erbij zou kunnen horen.

Actie: Zoek de ontbrekende factuur op en upload deze in de administratie om de betaling te matchen.

Voor een uitgebreide beschrijving van de volledigheid van de inkoop en de verkoop zie artikel Ontbrekende facturen.