Aandachtspunten in administratie

Yuki houdt voortdurend in de gaten of de boekhouding en administratie volledig en up-to-date is. Wanneer facturen ontbreken of de aanlevering van de bank extra aandacht vereist, wordt dat bij de aandachtspunten weergegeven. Ook bepaalde aangeleverde zaken die niet zijn verwerkt, worden aan deze aandachtspunten toegevoegd..

Alleen een gebruiker met de "Backoffice' rol in het domein of de rol 'Directie', 'Financiële administratie' en 'Externe accountant' kan de aandachtspunten bekijken.

Alleen een gebruiker met de rol 'Directie', 'Financiële administratie' en 'Externe accountant' kan de aandachtspunten afhandelen.

Klik in de navigatiebalk op het icoon Postbus en bekijk in het nu geopende scherm onder Aandacht alle zaken die je aandacht nodig hebben.    

Bekijk deze zaken goed en handel ze ook af nadat je ze bekeken hebt. Neem waar nodig actie zodat je aandachtslijst steeds een indicatie is van wat je nog moet doen om je boekhouding op orde te houden.

TIP!

Maak er een uitdaging van om de teller met aandachtspunten op 0 te krijgen..

Spam

Hier vind je alle per e-mail ontvangen documenten die door jezelf of door de backoffice zijn gemarkeerd als spam en vervolgens in deze folder Spam zijn geplaatst. Alle onterecht als spam gemarkeerde documenten kunnen handmatig weer in de Digitale post en hierdoor ook in de backoffice workflow worden teruggezet.

Voor een uitgebreide beschrijving van de folder Spam zie artikel Spam.

Digitale post

In dit overzicht zie je een lijst van documenten die vanuit een externe bron aan Yuki zijn aangeboden. Dit zijn bijvoorbeeld e-mails die zijn verstuurd naar je Yuki e-mailadres of documenten die via Dropbox of Google Drive zijn aangeleverd. Ook facturen die zijn ontvangen via Peppol vind je hier terug. 

Documenten die je zelf hebt gescand of geüpload staan niet in dit overzicht. 

Het doel van dit overzicht is je te attenderen op documenten die mogelijk onterecht aan je administratie zijn aangeboden. Loop de lijst door op zoek naar documenten van "verdachte aanbieders". Vind je die niet, markeer dan alle documenten als gelezen. Vind je een verdacht document, stuur dan een vraag naar je Backoffice, zodat die maatregelen kan nemen.

Voor een uitgebreide beschrijving van documenten die via een externe bron zijn aangeboden zie artikel Digitale post.

Niet verwerkt
Soms kan de backoffice bepaalde documenten of bankbestanden niet verwerken. Dat kan diverse oorzaken hebben:

• De scan is slecht of slechts gedeeltelijk leesbaar

• Het document is al eerder aangeleverd (duplicaat)

• Het document hoort niet in de boekhouding van deze administratie

• Het bankbestand wordt niet herkend

• Andere reden.

Als de backoffice zo'n document of bestand tegenkomt, wordt deze als niet verwerkt gemarkeerd. Onder dit aandachtspunt vind je een lijst van die documenten. Beoordeel zelf of het document dan opnieuw aangeleverd moet worden. Wat terecht niet verwerkt was (duplicaat, verkeerde administratie etc.) hoef je niet nogmaals aan te leveren. Handel deze lijst regelmatig af door de desbetreffende documenten te selecteren en af te handelen.

Voor een uitgebreide beschrijving van de onverwerkte documenten zie artikel Niet verwerkte documenten.

Bank
Onder dit punt worden drie zaken gesignaleerd:

• Bankrekeningen waarvoor minimaal 1 maand geen transacties meer zijn ontvangen

• Bankrekeningen waarvan transacties ontbreken (missend afschrift of onvolledige export)

• Bankrekeningen waarvan het beginsaldo ontbreekt, waardoor het eindsaldo niet klopt.

Als er aandachtspunten in deze lijst staan, zorg dan voor de aanlevering van de ontbrekende informatie. De alerts verdwijnen dan na verwerking van de ontbrekende zaken. 

Voor een uitgebreide beschrijving van de volledigheid van de bank zie artikel Volledigheid van bank.

Inkoop en Verkoop

Hier worden de banktransacties getoond waarvan de bijbehorende facturen volgens de analyse van Yuki ontbreken. Het betreft meestal betalingen vanaf of naar een bankrekening of creditcard waarvan de bijbehorende factuur niet is aangetroffen in de administratie. 

Soms worden ook facturen getoond die mogelijk bij de banktransacties horen.

Voor een uitgebreide beschrijving van de volledigheid van de inkoop en de verkoop zie artikelen Volledigheid van inkoop en Volledigheid van verkoop.

Vraagposten

Hier worden alle documenten en banktransacties getoond die zijn geboekt op het grootboekrekeningnummer 23020 Vraagposten omdat voor de backoffice niet duidelijk is hoe deze geboekt moeten worden.

Zodra er echter door de gebruiker een toelichting is gegeven of door de backoffice een vraag is gesteld, verdwijnt het document of de banktransactie uit het overzicht.

Voor een uitgebreide beschrijving van de vraagposten zie artikel Status vraagposten.