Volledigheid van bank (Ondernemer)

Yuki controleert maandelijks automatisch of je administratie compleet is. Tijdens deze controle wordt er onder andere kritisch naar je bankrekeningen gekeken. Eventuele onregelmatigheden worden verzameld in een overzichtelijk rapport. 

Het is raadzaam om dit rapport regelmatig te bekijken en direct actie te ondernemen. Zo zorg je ervoor dat je administratie zo compleet mogelijk blijft en je banksaldo altijd klopt met de werkelijkheid.

Rechten en rollen

Niet elke gebruiker kan dit rapport inzien of acties ondernemen. Dit is gekoppeld aan de volgende rollen in het domein:

• Directie
• Financiële administratie
• Externe accountant.

Drie mogelijke meldingen in rapport Volledigheid van bank

Wanneer je het rapport opent, kan Yuki de volledigheid van de bank op drie punten signaleren:

• Beginsaldo onbekend: Het saldo van een bankrekening aan het begin van het boekjaar is niet bekend bij Yuki. Hierdoor sluit het uiteindelijke eindsaldo niet aan.
• Missende banktransacties: Er zit een "gat" in de aangeleverde bankgegevens. Er ontbreken transacties tussen reeds verwerkte periodes (bijv. door een missend afschrift of een onvolledige export).
• Bankrekening is niet bijgewerkt: Je hebt al langere tijd (minimaal 1 maand) geen nieuwe banktransacties meer aangeleverd voor deze rekening.

Toegang tot Volledigheid van bank

Om toegang te krijgen:

• klik,je op het icoon Postbus in de navigatiebalk
• klik je in het nu geopende scherm op Bank onder Aandacht.  

Rapport Volledigheid van bank

Wat kan ik doen om de administratie weer compleet te maken?

Als het rapport onvolledigheden signaleert, matcht het saldo in Yuki niet met de werkelijkheid. Afhankelijk van de melding in het rapport, volg je de onderstaande stappen om je administratie weer sluitend te krijgen:

Beginsaldo onbekend

Dit betekent dat het eerste bankbestand dat Yuki van je heeft ontvangen wel een saldo toont, maar Yuki kan niet controleren of dit het juiste beginsaldo is voor het huidige boekjaar.

Oplossing: Zoek het laatste bankafschrift van het vorige boekjaar op (meestal de stand per 31 december). Scan dit document of download het als pdf en upload het in Yuki. De backoffice sluit hiermee het beginsaldo handmatig aan.

Missende banktransacties (afschriften)

Er zit een "gat" tussen twee opeenvolgende bankexportbestanden of afschriften. Dit ontstaat meestal door een verkeerde datumselectie bij een handmatige export of een overgeslagen papieren afschrift. Het rapport toont exact de begin- en einddatum van de missende periode.

Oplossing:

• Log in op de internetbankieren omgeving van je bank.
• Ga naar de exportfunctie en selecteer handmatig de periode die in Yuki wordt aangegeven (van de missende begindatum tot en met de einddatum).
• Download het exportbestand en upload dit in Yuki.
• Zijn de gegevens te oud of niet digitaal beschikbaar? Scan dan de papieren bankafschriften van die specifieke periode in en upload deze.

Bankrekening is niet bijgewerkt

Je hebt al langere tijd (minimaal 1 maand) geen nieuwe banktransacties aangeleverd. Dit is een automatische herinnering van Yuki.

Oplossing: Exporteer de meest recente mutaties bij je bank en lever ze aan via de gebruikelijke weg.

Uitzondering: Zijn er in de tussentijd daadwerkelijk geen transacties geweest op deze rekening? Dan mag je deze melding negeren; je saldo in Yuki is in dat geval al up-to-date.

Wat te doen als je de transacties niet meer hebt

Mocht de informatie onvindbaar zijn en kun je de gegevens ook niet meer bij de bank opvragen, neem dan de volgende noodstap:

• Open de functionaliteit Vragen in de Postbus
• Stuur een verzoek naar de backoffice met de vraag om de ontbrekende bedragen tijdelijk weg te boeken (op een tussenrekening).
• Je accountant kan dit later definitief oplossen of de gegevens alsnog via een officiële weg bij de bank opvragen.

Rapport afhandelen of doorsturen

Wanneer het rapport via een vraag van de backoffice naar jou is toegestuurd, handel je dit als volgt af:

• Sluit het rapport: Heb je de fouten gecontroleerd en de benodigde acties ondernomen? Klik op het zwarte kruisje (X) rechtsboven het rapport om terug te keren naar de openstaande vraag.
• Beantwoord de backoffice: Typ in het reactieveld wat de stand van zaken is (bijv. welke bestanden je zojuist hebt geüpload) en klik op 'Versturen'.
• Rapport doorsturen: Moet een andere gebruiker met toegang tot het domein dit oplossen? Klik op de knop 'Doorsturen' om het rapport direct met hem of haar te delen.