Hoe handel ik onder Aandachtspunten mijn niet verwerkte documenten af?

Alleen een gebruiker met de rol 'Directie', 'Financiële administratie' en 'Externe accountant' kan de niet verwerkte documenten afhandelen.

Klik in de navigatiebalk op het icoon Postbus en klik vervolgens in het nu geopende scherm onder Aandacht op Niet verwerkt.

Het is raadzaam om regelmatig de lijst met niet verwerkte documenten door te nemen en waar nodig af te handelen, zodat je administratie compleet is. De vereiste actie is afhankelijk van de reden van het niet verwerken:

• Onvolledig:
  • Probleem: Vaak ontbreekt er een vervolgblad. Mogelijk de achterzijde van het document.
  • Actie: Scan het gehele document (dus alle relevante pagina's) opnieuw in. Zet dit document op 'Afgehandeld'.
• Gebundeld document
  • Probleem: Je hebt meerdere bonnen tegelijk gescand of je hebt verschillende facturen in 1 PDF bestand geplaatst.
  • Actie: Lever de bonnen of facturen apart aan. Onder bepaalde condities mag je gebundeld aanleveren. 
• Niet leesbaar
  • Probleem: De scan of gemaakte foto is niet goed leesbaar, bepaalde relevante informatie kan daardoor niet geboekt worden.
  • Actie: Scan de bon of factuur opnieuw. Controleer zelf of alles op de scan of foto goed leesbaar is.
• Dubbel
  • Probleem: De factuur of bon lijkt op een document dat al eerder is geboekt. Het is waarschijnlijk dubbel.
  • Actie: Controleer in Yuki of de factuur al eerder is aangeleverd en verwerkt. Het kan ook een factuur en een herinnering zijn, of een bestelling en een factuur. Moet het document volgens jou toch geboekt worden, stel dan een vraag aan Yuki. 
• Bestand kan niet geopend worden
  • Probleem: Het bestand kan door Yuki niet geopend worden. Het bestandsformaat is onbekend of wordt niet ondersteund. Vaak ligt dat aan de extensie van het bestand. 
  • Actie: Bekijk de extensie van het bestand dat je hebt aangeleverd. Een veel voorkomende fout is dat de extensie uit twee delen bestaat zoals: document.maart.pdf
• Importbestand bevat ongeldige of onbekende gegevens
  De importbestanden voor de bank of voor memoriaalboekingen moeten aan strikte eisen voldoen. Doen ze dat niet, dan kunnen ze niet door Yuki verwerkt worden.
  • Probleem: Het aangeleverde bestand voldoet niet aan de eisen.
  • Actie: Als het om een bankbestand gaat, controleer dan of het aangeleverde formaat door Yuki wordt ondersteund. Betreft het een import voor memoriaalboekingen, controleer dan of de inhoud wel overeenkomt met de regels. 

Je hebt twee opties om de lijst af te handelen:

• Een nieuwe, complete of verbeterde versie van het document aanleveren. Heb je dat eenmaal gedaan, dan kun je het document in deze lijst verwijderen door te klikken op de knop Markeer .
• Een vraag stellen Indien je het niet eens bent met de conclusie van Yuki dat het document niet verwerkt kan worden. Maak gebruik van de knop Vraag boven het document om het document weer onder de aandacht van Yuki te brengen. Geef een korte toelichting of aanvullende informatie over het document zodat het alsnog verwerkt kan worden.