Spam

Binnenkomende e-mail kan handmatig worden gemarkeerd als spam. Deze e-mail wordt vervolgens in de map Spam geplaatst. Spam bevindt zich ook in het Archief.

LET OP!

• E-mails in de map Spam worden na 100 dagen automatisch permanent verwijderd door Yuki.

• Wanneer een e-mail als spam wordt gemarkeerd, wordt de afzender automatisch op de Blacklist geplaatst. Toekomstige e-mails van deze afzender komen direct in de map Spam terecht.

  
  

Wie kan e-mail als Spam markeren?

Backoffice: kan een e-mail (met document) vanuit de workflow tijdens het boeken markeren als 'Niet te verwerken' met reden 'Spam'.

Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Backoffice document- en communicatiescherm.

Directie, Financiële administratie of Externe accountant: kan een e-mail (met document) vanuit Digitale post markeren als Spam

Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Digitale post.

Wie kan e-mails herstellen uit Spam?

Het terugzetten van een e-mail (met document) vanuit de map Spam naar de Digitale post en de backoffice workflow kan worden uitgevoerd door:

• Gebruikers met de rol Backoffice in het domein.
• Gebruikers met de rol Directie, Financiële administratie of Externe accountant.

Automatische werking Blacklist en Whitelist

Yuki automatiseert het filteren van je digitale post op basis van jouw handmatige acties. Dit werkt via een automatische Blacklist en Whitelist:

Van Digitale Post naar Spam (Blacklist)

Als een e-mail onterecht in de Digitale post terechtkomt en je markeert deze handmatig als spam:

• wordt de e-mail direct verplaatst naar de map Spam.
• wordt de afzender door Yuki automatisch op de Blacklist geplaatst.

Gevolg: Alle toekomstige e-mails van deze afzender worden voortaan automatisch in de map Spam geplaatst.

Van Spam naar Digitale Post (Whitelist)

Als een e-mail onterecht in de map Spam is beland en je zet deze handmatig weer terug:

• wordt de e-mail (inclusief document) direct teruggezet in de Digitale post en de backoffice workflow.
• wordt de afzender door Yuki automatisch van de Blacklist afgehaald en op de Whitelist geplaatst.

Gevolg: Alle toekomstige e-mails van deze afzender komen voortaan weer automatisch in de Digitale post terecht voor normale verwerking.

Wil je de Blacklist of Whitelist handmatig beheren zonder een e-mail te verplaatsen?

Voor een uitgebreide beschrijving van de Blacklist en Whitelist zie artikel Spam instellingen.

Toegang tot map Spam

Om toegang te krijgen:

• klik je op het icon Archief in de navigatiebalk
• klik je in het nu geopende scherm op Spam
  
  OF
  
  
• klik je op het icoon Postbus in de navigatiebalk
• klik je in het nu geopende scherm op Spam onder Aandacht.
  
  

Spam

BESCHIKBARE GEBRUIKERSACTIES

Vanuit Spam kan een gebruiker:

• e-mail (met document) terugzetten naar Digitale post (en backoffice workflow)
• e-mail (met document) definitief verwijderen uit Spam.

E-mail (met document) terugzetten in Digitale post (en backoffice workflow)

Om een e-mail (met document) terug te zetten in Digitale post en daarmee in de backoffice workflow:

•  beweeg je met je muis boven de desbetreffende e-mail
• klik je vervolgens op de knop Verplaats naar Inbox.
  
  

Het document (inclusief de e-mail) staat nu weer in de Digitale post en wordt opgenomen in de backoffice workflow om verwerkt te worden.

LET OP! 

Het e-mailadres van de afzender staat na deze actie nog wel op de Blacklist. Toekomstige mails van deze afzender komen dus nog steeds in de Spam terecht. Wil je dat toekomstige mails wel direct worden verwerkt? Pas dit dan aan via de Spam instellingen om de afzender op de Whitelist te plaatsen.

Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Spam instellingen.

Meerdere e-mails tegelijk terugzetten

Om meer dan één e-mail in één keer terug te zetten:

• selecteer je de desbetreffende e-mails
• klik je vervolgens bovenin het scherm op Verplaats naar Inbox.
  
  

E-mail (met document) definitief verwijderen uit Spam

Om e-mail (met document) definitief te verwijderen uit Spam:

• selecteer je de desbetreffende e-mail
• klik je vervolgens bovenin het scherm op Verwijderen.

De e-mail wordt definitief verwijderd uit Spam.

TIP!

E-mails met de naam document.htm of bericht.txt zijn vaak technisch van aard. Je kunt deze na het openen direct veilig verwijderen.