Postbus

De Postbus is het centrale communicatiecentrum tussen de gebruikers en de backoffice van Yuki. Het fungeert als de spil van je administratie en is de vaste plek voor:

• Aanleveren: Het snel en eenvoudig uploaden van documenten, bonnetjes en banktransacties.
• Communicatie: Het direct stellen en beantwoorden van vragen aan of van de backoffice.
• Kwaliteitscontrole: Een overzichtelijk dashboard om te controleren of er nog openstaande taken, ontbrekende documenten of andere zaken zijn die je aandacht vereisen.

De Postbus functionaliteit is beschikbaar wanneer een gebruiker met de rol 'Directie' de bundel Minimal, Small, Medium, Large of Unlimited heeft gekozen via de Yuki Store in het domein. 

VOOR DE VEELGESTELDE VRAGEN OVER DEZE FUNCTIONALITEIT ZIE FAQ POSTBUS!

Toegang tot Postbus

Om toegang te krijgen tot het startscherm van de Postbus klik je in de navigatiebalk op het icoon Postbus:

Startscherm Postbus

In het menu vind je de belangrijkste functies, onderverdeeld in vier categorieën:

Aanleveren

• Aanleveren
  Je kunt je facturen, bonnen en documenten op vier verschillende manieren in Yuki aanleveren:
  • Uploaden: Direct één of meerdere bestanden tegelijk kopiëren vanaf je computer naar de Yuki Postbus.
  • Gedeelde Dropbox-map: Bestanden in je gekoppelde Dropbox-map worden automatisch door Yuki opgehaald.
  • Gedeelde Google Drive-map: Werkt hetzelfde als Dropbox; Yuki scant de gekoppelde cloudmap op nieuwe documenten.
  • E-mailen: Rechtstreeks documenten sturen naar het unieke e-mailadres voor documenten van jouw administratie.
    
    Bestanden groter dan 100 KB
    Alle bestanden in een e-mail die groter zijn dan 100 KB worden door Yuki automatisch gezien als een administratief document en komen in de verwerkingsworkflow terecht.
    Let dus op met grote afbeeldingen of logo's in je e-mailhandtekening; als deze groter zijn dan 100 KB, ziet Yuki ze als een te boeken document!
    
    
• In behandeling (overzicht)
  Dit is de actuele wachtrij. Alle documenten die klaarstaan om door de Backoffice gecontroleerd, gecategoriseerd en geboekt te worden, zie je hier. Dit loopt synchroon met de workflow van de accountant

• Historie (overzicht)
  Jouw digitale archief per periode. Hier zie je exact wanneer een document is aangeleverd en wat de huidige status is (In behandeling of al volledig Afgehandeld).

• Verwerkte transacties (overzicht)
  Hier zie je exact hoeveel en welke specifieke transacties Yuki de afgelopen maand(en) voor je heeft verwerkt en die eventueel in rekening zijn gebracht.

Vragen (communicatie tussen gebruiker en backoffice)

Via de Postbus verloopt de belangrijkste online communicatie tussen gebruikers en de backoffice. Zowel jij als de accountant kijken altijd naar exact dezelfde gegevens.

Gebruiker

Je kunt de Postbus gebruiken voor het stellen van inhoudelijke vragen of technische vragen, het melden van correcties en het doorgeven van klachten. 

Backoffice

De backoffice gebruikt de Postbus om vragen aan jou te stellen of mededelingen te doen. 

Als de backoffice bijv. niet weet hoe een document (factuur) geboekt moet worden zal de backoffice hierover een vraag aan je stellen via de Postbus. Jij kunt die vraag dan eenvoudig oppakken, het document bekijken en vervolgens een korte toelichting geven.

Aandacht

Yuki houdt voortdurend in de gaten of de boekhouding en administratie volledig en up-to-date is. Wanneer Yuki iets constateert wat aandacht vereist, wordt dit hier weergegeven. Dit betreft de volgende categorieën:

• Spam
  Yuki filtert binnengekomen e-mails die er verdacht uitzien of geen administratieve waarde hebben.
• Digitale post
  Documenten of berichten die via automatische koppelingen (zoals een e-mail of scan) zijn binnengekomen, maar nog een actie vereisen.
• Niet verwerkt
  Aangeleverde documenten die om een bepaalde reden nog niet zijn verwerkt
• Bank
  Bankrekeningen zijn niet meer up-to-date of er ontbreken banktransacties
• Vraagposten
  Documenten die zijn geboekt op vraagposten omdat er onduidelijkheid is over het document
• Ontbrekende facturen
  Er zijn betalingen aanwezig in de administratie waarvan de inkoopfacturen of verkoopfacturen ontbreken.

Formulieren

Onkostendeclaratie

Om te voorkomen dat de onkostendeclaratie van werknemers op papier moet worden aangeleverd kan de onkostendeclaratie ook direct worden ingevuld in een digitaal formulier.