Postbus

De Postbus in Yuki is het communicatiecentrum tussen de gebruikers en de backoffice. Het is de centrale plaats voor het aanleveren van documenten en banktransacties, voor het stellen van vragen en om te kijken of er nog zaken zijn waar aandacht voor vereist is. 

De Postbus functionaliteit is beschikbaar wanneer een gebruiker met de rol 'Directie' de minimale versie van Yuki (Minimal) of de bundel Small, Medium, Large of Unlimited heeft gekozen via de Yuki Store in het domein. 

Klik in de navigatiebalk op het icoon Postbus en het startscherm van de Postbus wordt geopend:

In dit startscherm zie je een vervolgmenu met de belangrijkste functies van de Postbus. 

Aanleveren

Aanleveren

Documenten en transacties voor je boekhouding kunnen op diverse manieren aangeleverd worden:

• Uploaden van 1 of meerdere bestanden tegelijk

• Uitwisselen via een gedeelde Dropbox folder

• Uitwisselen via een gedeelde Google Drive folder

• mailen naar het e-mailadres van de administratie.
  
  LET OP!
  Alle bestanden in de e-mail die groter zijn dan 100 KB komen als document in de te verwerken documenten workflow in Yuki terecht.

In behandeling

De documenten die verwerkt dienen te worden, worden weergegeven in dit overzicht. Dit komt overeen met de workflow van de backoffice. 

Historie

In dit overzicht zie je alle aangeleverde documenten per geselecteerde periode. Hier is onder andere te zien wanneer een document is aangeleverd en wat de status ervan is (in behandeling of afgehandeld). 

Verwerkte transacties

Indien je in meer detail wilt weten welke transacties over de afgelopen maand(en) in rekening zijn gebracht, vind je hier een detailoverzicht waarin staat aangegeven hoeveel en welke transacties Yuki voor je heeft verwerkt.

Vragen

Vragen (communicatie tussen gebruiker en backoffice)

Via de Postbus verloopt de belangrijkste online communicatie tussen gebruikers en de backoffice. Vanuit de gebruiker kunnen hier vragen over de werking van de software of de verwerking van documenten hier gesteld worden. Tevens kun je hier een klacht indienen en foutieve verwerkingen melden. Ook de backoffice gebruikt de postbus om vragen aan jou te stellen of mededelingen te doen. Als de backoffice bijvoorbeeld niet weet waar een document (factuur) over gaat en deze dus niet goed kan boeken, zal de backoffice hierover een vraag aan je stellen via de Postbus. Jij kunt die vraag dan eenvoudig oppakken, het document bekijken en vervolgens een korte toelichting geven.

Aandacht

Yuki houdt voortdurend in de gaten of de boekhouding en administratie volledig en up-to-date is. Wanneer Yuki iets constateert wat aandacht vereist, wordt dit hier weergegeven’. Dit betreft de volgende categorieën:

• Spam
• Digitale post
• Niet verwerkt
• Bank
• Inkoop
• Verkoop
• Vraagposten. 

Voor een uitgebreide beschrijving van deze categorieën en de afhandeling hiervan zie artikel Aandachtspunten in administratie.

Formulieren

Scan formulieren

Hier vind je twee standaardformulieren die het eenvoudiger kunnen maken om bepaalde informatie of documenten aan te leveren ter verwerking door de backoffice. Zo is er een scanformulier voor het aanleveren van losse bonnetjes of een standaardformulier voor een kasstaat (Excel of PDF).

Onkostendeclaratie

Om te voorkomen dat de onkostendeclaratie van werknemers op papier moet worden aangeleverd kan de onkostendeclaratie ook direct worden ingevuld in een digitaal formulier.