Status vraagposten

Gewijzigd op Di, 9 Jun om 9:58 AM

Wanneer de backoffice niet weet hoe een document of banktransactie geboekt moet worden, plaatsen zij deze (tijdelijk) op de grootboekrekening '23020 Vraagposten'. In dit artikel lees je hoe je deze vraagposten controleert en afhandelt.

Toegang en rollen

Alleen gebruikers met de rol Directie, Financiële administratie of Externe accountant kunnen het rapport 'Status vraagposten' inzien en afhandelen.

Toegang tot Status vraagposten

Om toegang te krijgen:

klik je op het icoon Postbus in de navigatiebalk
klik je vervolgens in het nu geopende scherm onder Aandacht op Status vraagposten

Rapport Status vraagposten

In dit scherm zie je de gegevens van alle vraagposten.

BESCHIKBARE GEBRUIKERSACTIES

Vanuit dit rapport kan een gebruiker:

actie ondernemen voor vraagpost(en)
de vraag van backoffice beantwoorden.

Acties ondernemen voor vraagpost(en)

Om actie te ondernemen voor een vraagpost, klik je op het icoon met het potloodje om aan te geven wat er met het document of de banktransactie moet gebeuren.

Document

Afhankelijk van het documenttype wordt het volgende menu met mogelijke acties geopend:

Mogelijke acties:

Handmatig boeken: Kies zelf de juiste grootboekrekening om het document direct definitief te verwerken.
Toelichting geven: Kun je het document niet zelf boeken? Typ een toelichting voor de backoffice. Zij zullen het document opnieuw beoordelen met jouw informatie.

Banktransactie

Afhankelijk van de banktransactie (af- of bijschrijving) wordt het volgende menu met acties geopend:

Mogelijke acties:

Betaling aan leverancier: Boek de betaling direct op de juiste crediteur.
Terugbetaling aan klant: Boek de ontvangst direct op de juiste debiteur.
Privéopname / -storting: Wordt gebruikt voor mutaties van en naar de bankrekening van de eigenaar van het bedrijf. De exacte boeking hangt af van de rechtsvorm:
- Zonder rechtspersoonlijkheid (bijv. eenmanszaak): wordt geboekt op de privérekening.
- Met rechtspersoonlijkheid (bijv. BV): wordt geboekt op de Rekening-Courant (RC).

Direct op kosten boeken: Gebruik dit voor kosten (inclusief btw) die rechtstreeks vanaf de bank geboekt mogen worden, dus zonder dat hier een losse bon of factuur voor wordt aangeleverd.
Toelichting geven: Geef een duidelijke toelichting mee als je de transactie niet kunt plaatsen. De backoffice zal opnieuw naar de transactie kijken.

Vraag van backoffice beantwoorden

Heb je alle openstaande vraagposten in het rapport van een actie voorzien? Om de backoffice vervolgens te informeren:

klik je op het zwarte kruisje (rechtsboven het rapport) om terug te keren naar de oorspronkelijke vraag van de backoffice
typ je je reactie of statusupdate in het tekstveld
klik je op Versturen.

TIP!

Wil je dat een andere gebruiker binnen je domein naar de vraagposten kijkt? Je kunt het ontvangen rapport eenvoudig doorzetten naar een collega via de knop 'Doorsturen'.