Volledigheid van inkoop (Ondernemer)

Voor een sluitende boekhouding controleert Yuki dagelijks of alle inkoopfacturen en bonnetjes aanwezig zijn. Dit gebeurt op basis van je banktransacties: alle afschrijvingen en betalingen waar (nog) geen bijbehorend document bij is gevonden, worden automatisch verzameld in het rapport Volledigheid van de inkoop.

Het is raadzaam om dit rapport regelmatig te controleren en openstaande posten direct te verwerken om je administratie zo compleet mogelijk te maken.

Wat toont dit rapport?

In het rapport worden de volgende zaken weergegeven: 

• Ontbrekende documenten: openstaande betalingen waarbij geen inkoopfactuur of bon is gedetecteerd.
• Groepering: openstaande posten overzichtelijk gesorteerd per relatie (leverancier).
• Saldi: het actuele openstaande saldo per relatie, opgebouwd uit openstaande betalingen en reeds verwerkte facturen.
• Actiemenu's: directe opties om per betaling de status of reden op te geven.

Rechten en rollen

Niet elke gebruiker heeft dezelfde rechten om dit rapport in te zien of af te handelen. Hieronder vind je het overzicht van de mogelijkheden per rol:

Financiële administratie of Externe accountant

Zij kunnen het rapport inzien, acties selecteren via het potlood-icoon, betalingen splitsen en transacties direct naar de kosten, omzet of btw boeken.

Directie

Hij of zij kan het rapport inzien en via het potlood-icoon acties toewijzen (zoals 'privé uitgave' of 'factuur volgt'), 

Toegang tot Volledigheid van inkoop

Om toegang te krijgen:

• klik je op het icoon Postbus in de navigatiebalk
• klik je in het nu geopende scherm onder Aandacht op Inkoop.

Rapport Volledigheid van inkoop

In dit scherm zie je de openstaande posten met een verschillende achtergrondkleur:

• Groen: betalingen (banktransacties) waarvan de bijbehorende inkoopfactuur of bon nog ontbreekt.
• Grijs: inkoopfacturen of bonnen die al wel zijn geüpload, maar nog niet succesvol zijn gematcht met een betaling

BESCHIKBARE GEBRUIKERSACTIES

Vanuit dit rapport kan een gebruiker:

• de openstaande betalingen afhandelen
• de vraag van de backoffice beantwoorden.

Openstaande betalingen afhandelen

Om te reageren op dit rapport en Yuki te helpen je administratie te completeren klik je op het potloodje aan het einde van een regel met een openstaande betaling.

Het volgende menu met drie mogelijke opties (acties) wordt geopend:

Optie 1. Ik heb de factuur/bon nog

Kies deze optie als je het document nog in je bezit hebt en binnenkort gaat aanleveren.

Gevolg: De regel kleurt direct lichtgrijs. Yuki weet nu dat de factuur onderweg is. De eerstvolgende keer dat je het rapport opent, staat er een icoontje achter de betaling ter herinnering.

Optie 2. Het betreft een privé uitgave (alleen bij uitgaande betalingen)

Als een zakelijke bankrekening is gebruikt voor een privéaankoop, hoef je geen factuur aan te leveren.

Gevolg: Selecteer deze optie en geef aan ten laste van wiens rekening of rekening-courant de uitgave geboekt moet worden. Klik op de knop  Bewaren om de betaling direct naar privé af te boeken.

Optie 3. Overige reden (Inclusief handmatige toelichting)

Voldoen bovenstaande opties niet? Kies dan voor deze optie om een handmatige toelichting te typen voor de backoffice.

Voorbeeld: Dit is handig als een factuur al wel in Yuki staat, maar per ongeluk bij een verkeerde leverancier is geboekt.

TIP! (alleen voor gebruiker met rol 'Financiële administratie' of 'Externe accountant')

Als je klikt op de omschrijving van de openstaande betaling (in plaats van op het potloodje), opent een uitgebreid scherm. Hier kun je de betaling direct handmatig splitsen of gebruikmaken van de knop 'Acties'.

Vraag van backoffice beantwoorden

Heb je alle openstaande betalingen in het rapport van een actie voorzien? Om de backoffice vervolgens te informeren::

• klik je op het zwarte kruisje (x) rechtsboven het rapport om terug te keren naar de oorspronkelijke vraag.
• Het rapport ververst; achter elke betaling waarvoor je hebt aangegeven de factuur nog aan te leveren, verschijnt nu een pijltje. Dit dient als handige checklist voor welke documenten je nog moet scannen of uploaden.
  
  
  
• typ je je reactie of update in het tekstveld
• klik je op Versturen.

TIP!

Wil je dat een andere gebruiker binnen je domein de ontbrekende facturen en bonnen verzameld? Je kunt het ontvangen rapport eenvoudig doorzetten naar een collega via de knop 'Doorsturen'.