Niet verwerkte documenten

Het kan voorkomen dat bepaalde documenten of bestanden die je naar Yuki stuurt niet verwerkt kunnen worden door de backoffice. Dat kan een aantal oorzaken hebben: 

• het document is niet volledig

• het bestand bevat meerdere facturen of bonnetjes

• het document is geheel of gedeeltelijk onleesbaar

• het document is al eerder aangeleverd en verwerkt

• het bestand kan door Yuki niet geopend worden

• het importbestand bevat foutieve gegevens

• het document hoeft volgens Yuki niet in de administratie verwerkt te worden.

Deze documenten worden door de backoffice gemarkeerd als niet verwerkt.

Alleen een gebruiker met de rol 'Directie', 'Financiële administratie' en 'Externe accountant' kan de niet verwerkte documenten afhandelen.

Hoe weet ik welke documenten niet zijn verwerkt?

Om de documenten of bestanden te bekijken die niet verwerkt konden worden, klik je in de navigatiebalk op het icoon Postbus en vervolgens in het nu geopende scherm op Niet verwerkt. 

De lijst van onverwerkte documenten wordt geopend, met rechts in het scherm een scherm voorbeeld van het document. Je kunt met de pijltjestoetsen door de lijst bladeren.

Welke actie moet ik ondernemen?
Het is raadzaam om regelmatig de lijst door te nemen en waar nodig af te handelen, zodat je administratie compleet is. De vereiste actie is afhankelijk van de reden van "niet verwerken".

• Onvolledig:
  • Probleem: Vaak ontbreekt er een vervolgblad. Mogelijk de achterzijde van het document.
  • Actie: Scan het gehele document (dus alle relevante pagina's) opnieuw in. Zet dit document op 'Afgehandeld'.
• Gebundelde documenten
  • Probleem: Je hebt meerdere bonnen tegelijk gescand of je hebt verschillende facturen in 1 PDF bestand geplaatst.
  • Actie: Lever de bonnen of facturen apart aan. Onder bepaalde condities mag je ze gebundeld aanleveren. 
• Scan niet leesbaar
  • Probleem: De scan of gemaakte foto is niet goed leesbaar, bepaalde relevante informatie kan daardoor niet geboekt worden.
  • Actie: Scan de bon of factuur opnieuw. Controleer zelf of alles op de scan of foto goed leesbaar is.
• Duplicaat
  • Probleem: De factuur of bon lijkt op een document dat al eerder is geboekt. Het is waarschijnlijk dubbel.
  • Actie: Controleer in Yuki of de factuur al eerder is aangeleverd en verwerkt. Het kan ook een factuur en een herinnering zijn, of een bestelling en een factuur. Moet het document volgens jou toch geboekt worden, stel dan een vraag aan Yuki. 
• Onjuist bestandsformaat
  • Probleem: Het bestand kan door Yuki niet geopend worden. Het bestandsformaat is onbekend of wordt niet ondersteund. Vaak ligt dat aan de extensie van het bestand. 
  • Actie: Bekijk de extensie van het bestand dat je hebt aangeleverd. Een veel voorkomende fout is dat de extensie uit twee delen bestaat zoals: document.maart.pdf
• Onjuiste data
  De importbestanden voor de bank of voor memoriaalboekingen moeten aan strikte eisen voldoen. Doen ze dat niet, dan kunnen ze niet door Yuki verwerkt worden.
  • Probleem: Het aangeleverde bestand voldoet niet aan de eisen.
  • Actie: Als het om een bankbestand gaat, controleer dan of het aangeleverde formaat door Yuki wordt ondersteund. Betreft het een import voor memoriaalboekingen, controleer dan of de inhoud wel overeenkomt met de regels. 

De lijst met onverwerkte documenten regelmatig afhandelen

Het is raadzaam om de lijst van onverwerkte documenten regelmatig af te handelen. Je hebt daarin twee opties:

• Een nieuwe, complete of verbeterde versie van het document aanleveren.
  Heb je dat eenmaal gedaan, dan kun je het document in deze lijst verwijderen door te klikken op de knop Markeer als gelezen. Het document verdwijnt uit het overzicht van niet verwerkte documenten.
• Een vraag stellen Indien je het niet eens bent met de conclusie van Yuki dat het document niet verwerkt kan worden. Maak gebruik van de knop Vraag om het document weer onder de aandacht van Yuki te brengen. Geef een korte toelichting of aanvullende informatie over het document zodat het alsnog verwerkt kan worden.