Hoe begin ik als accountant met Nmbrs Accounting?

Wanneer je als accountant of administratiekantoor start met een nieuw portaal in Nmbrs Accounting, doorloop je een vast proces: van technische inrichting en klantonboarding tot dagelijkse verwerking:

• Starten met nieuw portaal:
  • Portaal met domein(en) klaarzetten voor gebruik
  • Domein met administratie(s) beheren
  • Administratieprofiel invoeren
  • Administratie verder inrichten.
• Klant onboarden
• Aangeleverde documenten en banktransacties verwerken
• Vragen stellen aan ondernemer.

VOOR DE VEELGESTELDE VRAGEN OVER HET ACCOUNTANT PORTAAL ZIE FAQ ACCOUNTANT PORTAAL

TIP!

In een latere fase kun je op portaal- en domeinniveau de automatisering inrichten en ter controle maandelijkse controleroutines uitvoeren.

Daarnaast kun je voor analyse-doeleinden gebruik maken van geautomatiseerde analyses en managementrapportages.

Starten met nieuw portaal

Portaal met domein(en) klaarzetten voor gebruik

Het accountant portaal van Nmbrs Accounting is opgebouwd uit een flexibele hiërarchie. Kantoormedewerkers kunnen toegang krijgen tot meerdere accountant portalen, waarbij hun rechten nauwkeurig worden afgestemd via rollen op portaal- of domeinniveau.

Wanneer er een nieuw domein wordt ingericht, maakt het systeem direct de eerste administratie aan.

Binnen één domein is het mogelijk om meerdere losse administraties naast elkaar te voeren.

Dit is uitermate geschikt voor holdingstructuren of een groep van ondernemingen (bijvoorbeeld één holding en twee werkmaatschappijen binnen hetzelfde klantdomein).

Voor een uitgebreide beschrijving zie categorie Portaal met domein(en) klaarzetten voor gebruik.

Domein met administratie(s) beheren

Binnen het portaal van Nmbrs Accounting zijn diverse acties beschikbaar om contracten, toegangsrechten, interne communicatie en instellingen op domeinniveau te beheren.

Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Domein met administratie(s) beheren (via portaal).

Administratieprofiel invoeren

Nadat een nieuw domein is aangemaakt, richt je de basisgegevens in van het bedrijf (of de bedrijven) waarvoor de boekhouding wordt gevoerd. In deze fase leg je niet alleen de stamgegevens van de onderneming vast, maar ook cruciale boekhoudkundige en fiscale instellingen, zoals de startdatum in Nmbrs Accounting en de btw-parameters.

Voor een uitgebreide beschrijving zie categorie Administratieprofiel invoeren.

Administratie verder inrichten

Na het invoeren van de basisgegevens van de administratie kun je de klant direct toegang verlenen. Om de verwerking van documenten en banktransacties direct soepel te laten verlopen, wordt aanbevolen om eerst een aantal inrichtingsstappen te doorlopen.

Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Administratie verder inrichten.

Klant onboarden

Duidelijke communicatie is cruciaal voor een soepele overstap naar de nieuwe software. Door klanten tijdig te informeren, actief te begeleiden bij de inrichting en gebruik te laten maken van de proefperiode, kunnen zij zonder zorgen wennen aan het nieuwe systeem:

• Klanten informeren en voorbereiden
  Voordat je daadwerkelijk met Nmbrs Accounting kunt beginnen dien je samen met de ondernemer gedurende de opstartfase een aantal gegevens over de administratie(s) in te voeren.

  Deze opstartfase en de benodigde gegevens worden beschreven in artikel Met nieuw domein starten (ondernemer).
  
  

• Bankkoppeling laten activeren
  Vraag de klant om de zakelijke bankrekening(en) te koppelen met de software.
  
  LET OP!
  De stappen voor het activeren van een bankkoppeling verschillen per bank. Stuur de klant de specifieke handleiding van hun eigen bank (bijv. Rabobank, ABN AMRO, ING).
  
  
• Trialperiode toelichten (Small Bundel)
  • Informeer de klant over de proefperiode van 4 maanden op de Small Bundel.
  • Benadruk dat deze periode is bedoeld om in hun eigen tempo te wennen aan de nieuwe digitale werkwijze, zonder directe pakketbeperkingen.

Aangeleverde documenten en banktransacties verwerken

De Backoffice workflow zorgt ervoor dat alle aangeleverde documenten en banktransacties efficiënt op de juiste plek terechtkomen. Documenten die niet direct automatisch verwerkt kunnen worden, komen in de Bundelbak of de 'Te verwerken' workflows) terecht voor handmatige controle en verwerking.

Bundelbak

Uploads met een afbeeldingsextensie (.jpg, .jpeg, .gif, .png) komen automatisch eerst in de Bundelbak terecht.

Controleer deze bestanden en bepaal of meerdere losse foto's (bijv. voor- en achterkant van een bon) moeten worden gebundeld tot één document voordat je ze doorzet naar de verwerkingsworkflow.

LET OP!

PDF-bestanden slaan de Bundelbak over en gaan direct door naar de automatische herkenning.

Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Bundelbak.

Workflow 'Te verwerken documenten'

Alle documenten (PDF's en verwerkte bundels) die door Nmbrs Accounting niet automatisch zijn herkend of verwerkt, vallen uit naar deze workflow. De backoffice verwerkt deze documenten vervolgens handmatig.

Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Te verwerken documenten (workflow).

Workflow 'Te verwerken banktransacties'

Banktransacties die niet automatisch kunnen worden gematcht aan een openstaande post of categorie, komen terecht in de workflow 'Te verwerken banktransacties'. De backoffice wijst deze transacties handmatig toe aan de juiste grootboekrekening of relatie.

Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Te verwerken banktransacties (workflow).

Vragen stellen aan ondernemer (klant)

Vanuit het portaal kunnen alle vragen  over alle administraties die je voor de klanten voert worden beheerd. Het betreft hier dus alle openstaande en/of afgehandelde vragen van de klant en de medewerkers van het kantoor.

De Postbus in Nmbrs Accounting fungeert als de directe communicatielijn tussen de backoffice en de gebruikers in een domein. Om de privacy en efficiëntie te waarborgen, is de toegang tot deze communicatie strikt geregeld op basis van gebruikersrollen.

Voor een uitgebreide beschrijving zie categorie Vragen stellen aan ondernemer (klant).