Administratie verder inrichten

Na het invoeren van de basisgegevens van de administratie kun je de klant direct toegang verlenen. Om de verwerking van documenten en banktransacties direct soepel te laten verlopen, wordt aanbevolen om eerst de onderstaande inrichtingsstappen te doorlopen.

Voorbereidende inrichting (Aanbevolen)

Doorloop de volgende stappen voordat je start met de dagelijkse verwerking:

• Financiële beginstand vastleggen
  • Voer de beginbalans in of importeer deze.
  • Importeer of voer de lijst met openstaande posten in voor debiteuren en crediteuren.
• Rekeningschema afstemmen
  • Controleer de lijst met grootboekrekeningen.
  • Activeer benodigde rekeningen, deactiveer ongebruikte rekeningen of maak nieuwe aan.
• Bankrekeningen toevoegen (bankkoppelingen activeren)
  Voeg alle relevante bankrekeningen toe aan het systeem om latere koppelingen en afschriftenverwerking mogelijk te maken.
• Relatiegegevens importeren
  Importeer het adresboek (klanten en leveranciers) om automatische herkenning van documenten te verbeteren.
• Landen en valuta activeren
  Controleer en activeer de benodigde landen en valuta indien van toepassing op de administratie.

Financiële beginstand vastleggen

Als de boekhouding van voorgaande jaren in een ander software programma werd bijgehouden en deze in Nmbrs Accounting niet met terugwerkende kracht wordt ingevoerd, is het nodig om een beginbalans in te voeren of te importeren.

Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Beginbalans invoeren en Openstaande posten debiteuren en crediteuren invoeren.

Rekeningschema afstemmen

Een correct ingericht rekeningschema vormt de basis voor een accurate boekhouding. Door overbodige rekeningen te deactiveren en ontbrekende rekeningen toe te voegen, voorkom je dat gebruikers verkeerde grootboekrekeningen selecteren bij het verwerken van documenten.

Kantoor sjabloon koppelen

Werk je met een vast rekeningschema voor je kantoor, koppel dan eerst het rekeningschema van dit domein aan het sjabloon schema van het kantoor. Heeft je kantoor meerdere sjablonen (voor industriesectoren). kies dan het sjabloon dat op dit domein van toepassing is.

Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Rekeningschema bijwerken uit ander domein.

Ontbrekende rekeningen aanmaken en activeren

Voeg nieuwe grootboekrekeningen toe voor specifieke bedrijfsprocessen:

• Omzetrekeningen: maak rekeningen aan om de omzetstromen op de juiste manier in te delen.
• Kostprijsrekeningen: maak direct de bijbehorende kostprijs- of inkooprekeningen aan.

Bekijk vervolgens aan de hand van bijvoorbeeld een recente proef- en saldibalans welke rekeningen je in de administratie nodig hebt die misschien nog niet geactiveerd zijn. Maak grootboekrekeningen aan om de omzet op de juiste manier in te delen en maak ook de bijbehorende kostprijsrekeningen aan.

Overbodige rekeningen deactiveren

Schakel rekeningen uit die niet relevant zijn voor deze onderneming om verkeerde boeking te voorkomen.

1. Voorbeeld 1: Deactiveer autokostenrekeningen als het bedrijf geen voertuigen op de balans of in gebruik heeft.
2. Voorbeeld 2: Deactiveer huurrekeningen als de onderneming een eigen pand bezit.

Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Rekeningschema (grootboekrekeningen) instellen.

Bankrekeningen aanleggen

Het tijdig aanmaken van bankrekeningen en creditcards is noodzakelijk om banktransacties en uitgaven correct te kunnen verwerken. Door direct het juiste type en eventuele beginsaldo in te stellen, wordt het juiste grootboek ingesteld en klopt de opbouw van het saldo.

Inrichtingsstappen

• Bankrekeningen en creditcards inventariseren
  • Bepaal welke zakelijke bankrekeningen in de administratie moeten worden verwerkt.
  • Inventariseer de gebruikte zakelijke creditcards waarvan de uitgaven via een van de zakelijke rekeningen worden verrekend.
• Rekening aanmaken en type bepalen
  Maak de bankrekening of creditcard aan in de administratie.
  
  LET OP!
  definieer direct het juiste rekeningtype: betaalrekening, spaarrekening en/of depositorekening
  
  Het geselecteerde type bepaalt automatisch welke grootboekrekening aan de bankrekening wordt gekoppeld.
  
  
• Beginsaldo invoeren (indien van toepassing)
  • Staat de betreffende rekening op de beginbalans? Vul dan direct het beginsaldo in bij de instellingen van de bankrekening.
  • Resultaat: Nmbrs Accounting gebruikt dit startsaldo samen met alle verwerkte transacties om het actuele eindsaldo te berekenen.

Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Rekening aanmaken (bankrekening, creditcard en/of online betalingsprovider).

Vervolgstappen

Laat de klant de bankkoppeling(en) activeren voor het automatisch importeren van afschriften

• Rabobank boekhoudkoppeling
• Boekhoudkoppeling met ABN AMRO
• Boekhoudkoppeling met ING
• Boekhoudkoppeling met Knab
• Ponto PSD2-koppelingen (Overige banken).
  
  

Relaties importeren

Stapt een bedrijf over vanuit een ander softwarepakket? Exporteer de relatiegegevens (adressen van klanten en leveranciers) uit het oude pakket en importeer deze rechtstreeks in Nmbrs Accounting. Dit voorkomt handmatige invoer en verhoogt de automatische herkenning van documenten.

Belangrijkste gegevens per relatie

Zorg ervoor dat het exportbestand uit het oude pakket in ieder geval de volgende velden bevat voor een optimale import:

• Relatiegegevens: bedrijfsnaam, relatietype (klant en/of leverancier) en relatienummer.
• Contact- en adresgegevens: adres, postcode, plaats, land en e-mailadres (voor het digitaal versturen of ontvangen van facturen).
• Financiële gegevens: IBAN/bankrekeningnummer en btw-identificatienummer.

TIP!

Exporteer de relaties/stamgegevens uit de vorige software naar een CSV- of Excel-bestand.

Controleer vervolgens of de kolommen overeenkomen met de vereiste velden in Nmbrs Accounting.

Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Relaties importeren.

Landen en valuta activeren

Om te voorkomen dat je bij het invoeren van adressen of transacties door een eindeloze lijst moet navigeren, staan in Nmbrs Accounting standaard alleen de meest voorkomende landen en valuta op 'actief'. Doet de onderneming zaken met buitenlandse partijen of in andere valuta? Dan kun je deze vooraf eenvoudig activeren.

Voor een uitgebreide beschrijving zie de artikelen Landen activeren of Valuta's activeren.