Administratie verder inrichten

Na het invoeren van de administratiegegevens kan je in principe de klant toegang verlenen tot het domein en hem/haar vragen documenten aan te leveren en starten met het verwerken van documenten en banktransacties. Het kan echter verstandig zijn voor een betere start om de administratie eerst verder in te richten en voor te bereiden op een efficiënte afhandeling van documenten en banktransacties. Hiervoor kun je de volgende stappen overwegen:

• beginbalans en lijst openstaande posten debiteuren en crediteuren invoeren of importeren
• grootboekrekeningen activeren, deactiveren of aanmaken
• bankrekeningen aanleggen
• adressen importeren
• landen en valuta activeren.

Beginbalans en lijst openstaande posten debiteuren en crediteuren

Als de boekhouding van voorgaande jaren in een ander software programma werd bijgehouden en deze in Yuki niet met terugwerkende kracht wordt ingevoerd, is het nodig om een beginbalans in te voeren of te importeren.

Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Beginbalans invoeren.

Grootboekrekeningen activeren, deactiveren of aanmaken

Werk je met een vast rekeningschema voor je kantoor, koppel dan eerst het rekeningschema van dit domein aan het sjabloon schema van het kantoor. Heeft je kantoor meerdere sjablonen (voor industriesectoren). kies dan het sjabloon dat op dit domein van toepassing is.

Bekijk vervolgens aan de hand van bijvoorbeeld een recente proef- en saldibalans welke rekeningen je in de administratie nodig hebt die misschien nog niet geactiveerd zijn. Maak grootboekrekeningen aan om de omzet op de juiste manier in te delen en maak ook de bijbehorende kostprijsrekeningen aan.

Deactiveer rekeningen die niet van toepassing zijn op de boekhouding van het bedrijf om fouten zoveel mogelijk te voorkomen. Denk bijvoorbeeld aan rekeningen voor huur of auto-gerelateerde rekeningen als men een eigen pand heeft of geen auto's in het bedrijf heeft.

Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Rekeningschema (grootboekrekeningen) instellen.

Bankrekeningen aanleggen

Weet je al welke zakelijke bankrekeningen het bedrijf heeft (en die in de boekhouding verwerkt moeten worden) maak die bankrekeningen dan al aan. Doe hetzelfde voor zakelijke creditcards die in het bedrijf gebruikt worden (en waarvan de uitgaven op één van de bankrekeningen van het bedrijf geboekt worden). Let op dat je bij het aanmaken van een bankrekening direct goed definieert of de rekening een betaalrekening, een spaarrekening of een depositorekening is. Dat heeft invloed op de grootboekrekening die aan de rekening gekoppeld wordt.

Komt de rekening ook voor op een beginbalans vul dan bij de desbetreffende bankrekening het beginsaldo in. Op die manier weet de software wat het startsaldo van de rekening was, die tezamen met alle transacties het eindsaldo vormen.

Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Rekening aanmaken (bankrekening, creditcard en/of online betalingsprovider).

Adressen importeren

Werd de boekhouding voorheen al in een ander softwarepakket gevoerd, bekijk dan of je eenvoudig de adressen van klanten en leveranciers uit dat pakket kunt exporteren en weer kunt importeren in Yuki. De belangrijkste gegevens per relatie zijn:

• Volledige naam
• Adres, postcode en woonplaats
• Relatienummer of -code
• Btw-nummer
• E-mailadres (dat soms op de factuur staat).

Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Adressen importeren.

Landen en valuta activeren

Om te voorkomen dat je bij het invoeren van een adres uit een oneindig lange lijst van landen moet kiezen zet Yuki enkel veel voorkomende landen op 'actief'. Als je weet dat het bedrijf met bedrijven uit andere landen zaken doet, zet die landen dan ook in de lijst van actieve landen. Doe hetzelfde als gewerkt moet worden met vreemde valuta. 

Voor een uitgebreide beschrijving zie de artikelen Landen activeren of Valuta's activeren.