Dropbox

Je scans en documenten kun je nu op een eenvoudige manier aanleveren door ze met ons te delen via Dropbox. Of het nu gaat om documenten die Yuki moet verwerken of documenten die je zelf wilt archiveren, het aanleveren van je documenten is in een handomdraai geregeld.

Om scans en documenten via Dropbox aan te leveren doorloop je de volgende drie stappen:

1. Dropbox-mappen aanmaken
2. Map delen met Yuki
3. Documenten in de juiste map plaatsen (optioneel).

Stap 1. Dropbox-mappen aanmaken

Om te beginnen maak je binnen je eigen Dropbox-omgeving een map aan op een locatie naar keuze (bijv. C:\Dropbox\<domeinnaam>).

Yuki herkent je administratie aan de mapnaam. Gebruik daarom de volgende naamgeving voor de hoofdmap:

<administratienaam> (bedrijf) : <domeinnaam>

TIP!

Wil je liever een andere naam gebruiken voor je map? Pas dan het e-mailadres voor documenten aan in je administratieprofiel binnen Yuki.

Stap 2. Map delen met Yuki

Nadat je de map hebt aangemaakt, moet je deze delen met het Yuki Dropbox-account.

Om de map te delen met Yuki:

• klik je met de rechtermuisknop op de zojuist aangemaakte map in Dropbox.
• kies je Dropbox en daarna Share this folder... (Map delen).
  
  
  Een Dropbox webpagina wordt geopend.
  
  
  
• nodig je hier de gebruiker dropbox@yuki.nl uit.
• schakel je de optie 'Allow members to invite other people' (Leden mogen anderen uitnodigen) uit.

Je unieke verificatiecode toevoegen

In het veld voor de persoonlijke boodschap van de uitnodiging moet je jouw unieke Yuki-code invullen. Deze code gebruikt Yuki om te verifiëren dat het om een legitiem verzoek gaat van een bestaande Yuki klant.

Zonder deze verificatiecode kan Yuki daarom het verzoek niet goedkeuren. 

Om deze code in het domein te vinden:

• log je in  in Yuki
• klik je op het icoon Postbus in de navigatiebalk
• klik je in het nu geopende scherm indien nodig op Aanleveren
• klik je vervolgens op de knop Dropbox
  
  
  
• scroll je in het nu geopende scherm naar beneden. In de gele balk vind je jouw unieke verificatiecode.
  
  

Wanneer Yuki je verzoek heeft gecontroleerd en geaccepteerd, ontvang je hier automatisch een bevestigingsmail van vanuit Dropbox.

Stap 3. Documenten in de juiste map plaatsen (optioneel)

Standaard komen alle documenten die je via Dropbox deelt terecht in de map 'Uitzoeken Yuki'. Wil je dat documenten direct in de juiste map of op het juiste tabblad in Yuki worden geplaatst? Dan kun je dit sturen met je mappenstructuur in Dropbox.

Zorg ervoor dat je submappen exact dezelfde naam geeft als de mappen en tabbladen in het Yuki Archief.

Voorbeeld van een mappenstructuur:

C:\Dropbox\<domeinnaam>\Inkoop (Map)

C:\Dropbox\<domeinnaam>\Inkoop\Facturen (Tabblad)

C:\Dropbox\<domeinnaam>\Inkoop\Bonnen (Tabblad)

Aandachtspunten

• Automatisch opgeruimd: Zodra Yuki een bestand succesvol heeft verwerkt, wordt het bestand automatisch verwijderd uit je Dropbox-map. Je hoeft deze mappen dus zelf niet leeg te maken.
• Bestandsgrootte: Bestanden groter dan 25 MB worden niet verwerkt en direct verwijderd.
• Onbekende mappen: Bestanden die in een onbekende (sub)map worden geplaatst, worden om veiligheidsredenen verwijderd.
• Status controleren: Bestanden die Yuki succesvol heeft ontvangen, vind je direct terug als digitale post in je Postbus.

Meer hulp nodig?

Meer informatie over Dropbox en links om Dropbox te downloaden kun je vinden op www.dropbox.com.