Elektronische onkostendeclaratie aanmaken

Yuki heeft een elektronisch formulier ontwikkeld waarin je als gebruiker zelf alle kleine onkosten die je privé hebt betaald kunt invullen en declareren. Je kunt dat formulier voor verschillende doeleinden gebruiken:

• Je wilt niet alle kleine bonnetjes uploaden maar alles verzamelen om kosten en tijd (scannen) te besparen.

• Je wilt je werknemers de gelegenheid geven om hun onkosten elektronisch in te dienen.

Alleen werknemers en gebruikers met de rol 'Directie' kunnen deze onkostendeclaratie invullen! 

Alleen gebruikers met de rol 'Directie' kunnen de onkostendeclaratie versturen zodat deze, indien hiervan gebruik wordt gemaakt, in de betaallijst terechtkomt.

Een verwerkte elektronische onkostendeclaratie wordt standaard bij de desbetreffende werknemer in de ordner 'Personeel/Declaraties' geplaatst.

Daarnaast wordt er tevens een taak aangemaakt voor een gebruiker met de rol 'Directie' om de declaratie goed te keuren wanneer deze gebruiker als manager bij de werknemer op het tabblad 'Werknemer' is ingevuld. 

Er ontstaat een openstaande post voor het desbetreffende personeelslid (rekening '20000 RC personeel'), de kosten (inclusief btw) worden op de desbetreffende grootboekrekening(en) geboekt.

Een onkostenformulier kan vanuit verschillende plaatsen in Yuki worden aangemaakt:

• Klik in de navigatiebalk op het icoon Postbus en vervolgens in het nu geopende scherm op Onkostendeclaratie. 

• Klik in de navigatiebalk op het icoon Personeel en klik vervolgens op Onkostendeclaratie. 

Het volgende scherm wordt geopend:

In het invoerscherm specificeer je de onkostendeclaratie door de onderstaande velden correct in te vullen:

• Bedrijf: alleen zichtbaar wanneer er meerdere administraties in je domein aanwezig zijn. Je moet hier aangeven in welke administratie de declaratie geboekt moet worden.

• Werknemer: selecteer de werknemer aan wie de declaratie vergoed moet worden. De werknemer moet al zijn ingevoerd als personeelslid in de module Personeel.

• Bankrekening: vul de bankrekening in waarop de declaratie uitbetaald moet worden.

• Omschrijving: voer een korte omschrijving in. Dit wordt de omschrijving van het document in je archief bijv. 'Declaratie december 2019'.

• Van datum: deze datum is puur informatief.

• Tot datum: deze datum is puur informatief.

Declaraties toevoegen

Je kunt nu je diverse declaraties per regel invoeren. 

• Declaratiesoort: selecteer het soort uitgave. Dit bepaalt waar de uitgave op geboekt wordt.

• Factuurbedrag: vul het totale bedrag van de uitgave in. Dit bedrag is inclusief btw (en eventuele fooi). Het bedrag wordt altijd gedeclareerd in Euro's.
  
  Mocht je in een andere valuta betaald hebben, reken het dan zelf om naar Euro's. Hiervoor kun je de valuta calculator van Yuki gebruiken. Deze vind je rechts bovenaan in elk Yuki scherm.
  
  

• Btw-bedrag: voer de btw in zoals die op de bon vermeld staat (of dat deel dat je wenst terug te vorderen). Denk eraan dat de fiscus bepaalde btw niet accepteert zoals bijv. sigaretten op een benzinebon.

• Omschrijving: geef eventueel wat extra toelichting omtrent de uitgave. Bijvoorbeeld, met welke klant je hebt gegeten.

Als je de onkostendeclaratie hebt ingevoerd kun je deze bewaren door te klikken op de knop Bewaren. De onkostendeclaratie staat nu in 'Concept' in de ordner 'Personeel/Declaraties'. De declaratie wordt dan nog niet verwerkt.

De onkostendeclaratie versturen

Alleen een gebruiker met de rol 'Directie' kan de onkostendeclaratie versturen zodat deze, indien hiervan gebruik wordt gemaakt, in de betaallijst terechtkomt.

Is de declaratie eenmaal klaar om verwerkt, automatisch geboekt en vervolgens afgehandeld te worden dan kan deze vanuit verschillende plaatsen in Yuki worden verstuurd:

• Beweeg met de muis boven het icoon Archief in de navigatiebalk en klik vervolgens op Archiefkast, Klik in het nu geopende scherm op de ordner Personeel en open vervolgens het tabblad Declaraties. Klik op > voor de desbetreffende declaratie om deze te openen, klik op de knop Bewerken en vervolgens op de knop Versturen.
  
  
  
• Beweeg met de muis boven het icoon Agenda in de navigatiebalk en klik vervolgens op Taken. Klik in het nu geopende scherm op > voor de desbetreffende taak (Declaratie goedkeuren) en klik vervolgens op de naam van de declaratie om het document te openen:
  
  
  Klik vervolgens in het nu geopende scherm op de knop Bewerken en tenslotte op de knop Versturen.

Boeking

Wanneer een werknemer in een administratie ook is vastgelegd als eigenaar, vennoot, partner of bestuurder van die administratie, wordt een declaratie niet geboekt op RC personeel:

• In een éénmanszaak, VOF en een maatschap worden de declaraties van de eigenaar, vennoten en partners als 'privéstorting' geboekt.

• In andere rechtsvormen worden de declaraties van de bestuurder(s) zoals een directeur, aandeelhouder etc. op de juiste Rekening Courant rekening geboekt. 

Het is in Yuki dus belangrijk om bij de rechtsvorm van een administratie (zie administratieprofiel invoeren) de juiste personen in te voeren als eigenaar, vennoot, partner of bestuurder. Hierdoor worden automatisch de bijbehorende grootboekrekeningen 'Prive...' of 'RC...' aangemaakt.

De bonnetjes als bijlage bewaren

Voor de Belastingdienst is het noodzakelijk de oorspronkelijke bonnetjes te bewaren. Het is voldoende om de originelen in een map op kantoor te bewaren. Je kunt er ook voor kiezen om de bonnetjes bij een declaratie in te scannen en ze in Yuki te bewaren. Om te voorkomen dat Yuki deze dubbel verwerkt (en in rekening brengt), kun je het beste hiervoor een eigen tabblad in de ordner 'Personeel' aanmaken (bijvoorbeeld 'Bijlagen'). Vanuit dit tabblad kun je dan de bonnetjes (bijv. als één PDF bestand) als bijlage uploaden. Voor je eigen informatie is het dan handig om in de omschrijving van die bijlage te verwijzen naar het onderwerp van je declaratieformulier.