Elektronische onkostendeclaratie aanmaken

Met het elektronische onkostenformulier kun je eenvoudig privé betaalde onkosten registreren en declareren. Dit formulier is ideaal om:

• Tijd en kosten te besparen: Verzamel kleine bonnetjes op één formulier in plaats van ze allemaal los te scannen en te uploaden.
• Medewerkers te faciliteren: Geef werknemers de mogelijkheid om hun zakelijke onkosten digitaal en overzichtelijk in te dienen.

Rechten en rollen

Gebruikers gekoppeld als werknemer

Zij kunnen een onkostendeclaratie invullen.

Directie

Zij kunnen een onkostendeclaratie invullen en definitief versturen waarna deze (indien van toepassing) op de betaallijst terechtkomt.

Toegang tot Onkostendeclaratie

Om toegang te krijgen:

• klik je op het icoon Postbus in de navigatiebalk
• klik je in het nu geopende scherm onder Formulieren of Onkostendeclaratie.
  
  OF
  
  
• klik je op het icoon Personeel in de navigatiebalk
• klik je in het nu geopende scherm onder Acties op Onkostendeclaratie.
  
  

Onkostendeclaratie

BESCHIKBARE GEBRUIKERSACTIES

Vanuit dit scherm kan een gebruiker:

• de algemene gegevens van de onkostendeclaratie invullen
• de declaratieregels toevoegen
• de onkostendeclaratie controleren en versturen.

Algemene gegevens van onkostendeclaratie invullen

Vul in het bovenste gedeelte van het scherm de algemene gegevens in:

• Bedrijf: Dit veld is alleen zichtbaar als er meerdere administraties in je domein actief zijn. Kies hier de juiste administratie waarin de kosten geboekt moeten worden.
• Werknemer: Selecteer de medewerker aan wie de declaratie vergoed moet worden. Let op: de werknemer moet al zijn aangemaakt in de functionaliteit Personeel.
• Bankrekening: Vul het IBAN-nummer in waarop het bedrag moet worden teruggestort.
• Omschrijving: Geef de declaratie een duidelijke naam (dit wordt de documentnaam in het archief, bijv. 'Declaratie december 2026').
• Van datum / Tot datum: Deze datums zijn puur informatief om de periode van de onkosten aan te duiden.

Declaratieregels toevoegen

Voer vervolgens per bon of uitgave een regel in:

• Declaratiesoort: Kies het type uitgave. Dit bepaalt automatisch op welke kostenrekening de boeking terechtkomt.
• Factuurbedrag: Vul het totale bedrag in (inclusief btw en eventuele fooi). Het bedrag wordt altijd in euro's gedeclareerd.
  
  Vreemde valuta
  Heb je in een andere valuta betaald? Reken het bedrag dan eerst om naar euro's. Je kunt hiervoor de valuta calculator van Yuki gebruiken, rechts bovenaan in elk scherm.
  
  
• Btw-bedrag: Neem het btw-bedrag exact over van de bon (of het deel dat je mag terugvorderen).
  
  LET OP!
  De Belastingdienst zal bepaalde btw niet accepteren, zoals de btw op sigaretten die op een tankbon staan.
  
  
• Omschrijving: Voeg optioneel een toelichting toe (bijv. de naam van de klant met wie je hebt geluncht).
  
  
  

Onkostendeclaratie als concept opslaan

Ben je klaar, maar is de onkostendeclaratie nog niet compleet? Klik dan op de knop Bewaren. De onkostendeclaratie krijgt de status 'Concept' en staat veilig opgeslagen in de ordner Personeel/Declaraties zonder dat deze direct verwerkt wordt.

Onkostendeclaratie controleren en versturen

Zodra de onkostendeclaratie klaar is voor definitieve verwerking en betaling, moet een gebruiker met de rol Directie deze versturen. Dit kan vanuit twee plaatsen:

• Via het Archief
  • klik op het icoon Archief in de navigatiebalk en klik op Archiefkast.
  • open de map Personeel en ga naar het tabblad Declaraties.
  • klik op het pijltje (>) voor de juiste onkostendeclaratie om deze te openen.
  • klik op de knop  Bewerken en vervolgens op de knop Versturen.
    
    
    
• Via de Taken (voor Managers)
  Wanneer er een manager is ingesteld op het tabblad Werknemer, krijgt deze automatisch de taak 'Declaratie goedkeuren'.
  • klik op het icoon Agenda in de navigatiebalk en klik op Taken.
  • klik op het pijltje (>) voor de taak Declaratie goedkeuren.
  • klik op de naam van de onkostendeclaratie om het document te openen.
  • klik op de knop Bewerken en vervolgens op de knop Versturen.
    
    

Boeking van verstuurde onkostendeclaratie

Zodra de onkostendeclaratie is verstuurd, voert Yuki automatisch de volgende acties uit:

• Archivering: Het document wordt definitief opgeslagen in de map van de medewerker onder 'Personeel/Declaraties'.
• Financiële verwerking: Standaard ontstaat er een openstaande post voor de medewerker op de grootboekrekening '20000 RC personeel'. De kosten (inclusief btw) worden op de bijbehorende kostenrekeningen geboekt.

Uitzondering

Wanneer een werknemer in een administratie ook is vastgelegd als eigenaar, vennoot, partner of bestuurder van die administratie, wordt een onkostendeclaratie niet geboekt op RC personeel:

• éénmanszaak, VOF of Maatschap: onkostendeclaraties van de eigenaar, vennoten en partners worden als 'privéstorting' geboekt.
• BV / NV (en overige rechtsvormen): onkostendeclaraties van de bestuurder(s) zoals een directeur, aandeelhouder etc. worden op de juiste Rekening Courant (RC) geboekt.

LET OP!

Zorg ervoor dat in het administratieprofiel bij de rechtsvorm de juiste personen correct zijn gekoppeld als eigenaar, vennoot, partner of bestuurder. Hierdoor maakt Yuki automatisch de juiste grootboekrekeningen ('Privé...' of 'RC...') aan.

Fysieke bonnen bewaren

Voor de Belastingdienst is het verplicht om de oorspronkelijke bonnetjes te bewaren. Dit mag digitaal óf in een fysieke map op kantoor.

Wil je de bonnen als bijlage digitaal bewaren in Yuki? Doorloop dan deze stappen om te voorkomen dat ze per ongeluk dubbel (en tegen extra kosten) worden verwerkt:

• Maak een eigen tabblad aan in de map Personeel (bijv, Bijlagen)
• Scan de bijbehorende bonnetjes (bijv. als één verzameld pdf-bestand) en upload dit bestand rechtstreeks in het zojuist aangemaakte tabblad 'Bijlagen'
• Geef de upload een duidelijke omschrijving waarin je expliciet verwijst naar het onderwerp of de datum van de bijbehorende onkostendeclaratie.