Yuki Workflow (taken en/of facturen goedkeuren)

Het feature Yuki Workflow helpt je bij het structureren, toewijzen en bewaken van interne processen. Dit feature bestaat uit taken, slimme workflowregels en een uitbreiding op de smartphone-app. Dankzij de flexibele opzet is Yuki Workflow breed inzetbaar: van het goedkeuren van inkoopfacturen en het organiseren van bestellingen tot het opvolgen van werkopdrachten of gespreksnotities.

TIP!

Je kunt de Yuki Assistant app op je Smaprthone gebruiken om facturen goed te keuren.

Yuki Workflow is volledig geïntegreerd met de Yuki Agenda.

Yuki Workflow is alleen beschikbaar wanneer een gebruiker met de rol 'Directie' de bundel Medium, Large of Unlimited heeft gekozen via de Yuki Store in het domein.

VOOR DE VEELGESTELDE VRAGEN OVER DIT FEATURE ZIE FAQ WORKFLOW!

Inrichting: hoe zet je een workflow op?

Het opzetten van een effectieve workflow bestaat uit de volgende stappen:

• Taaksoorten aanmaken: Maak, indien nodig, specifieke taaksoorten aan voor jouw organisatie
  (zie artikel: Nieuwe taaksoort aanmaken).
• Stappen bepalen: Bepaal per taaksoort welke vaste opvolgstappen er doorlopen moeten worden.
• Regels instellen: Maak gebruik van slimme workflowregels om automatisch taken te laten genereren, bijvoorbeeld direct na het verwerken van een factuur.
  (zie artikel: Workflowregel aanmaken).
• Bewaken en uitvoeren: Monitor de openstaande taken van jezelf of van je team en keur taken of facturen tijdig goed.

Mogelijkheden van Yuki Workflow

Goedkeuren van inkoopfacturen (autorisatie)

Yuki Workflow is geïntegreerd met de Yuki Betaalservice (Betaallijst). Hierdoor kun je medewerkers of budgethouders betrekken bij het goedkeuringsproces van inkoopfacturen voordat deze daadwerkelijk in de betaallijst terechtkomen.

• Mobiel goedkeuren: Medewerkers kunnen facturen direct inzien en accorderen via hun persoonlijke takenlijst in Yuki of via de Yuki Assistant app op hun smartphone.
• Dit proces is volledig instelbaar op basis van autorisatieniveaus.
  (zie de artikelen Workflow 'facturen vrijgeven voor betaling' inrichten en Workflow 'facturen vrijgeven voor betaling' beheren).

Opvolgen van werkopdrachten

Verdeel en volg klantopdrachten eenvoudig binnen je organisatie. Je kunt workflowprocessen definiëren in vier heldere stappen waarin meerdere collega's betrokken kunnen worden:

• Stap 1: Definieer de werkopdracht.
• Stap 2: Keur de opdracht goed en zet deze door naar de juiste uitvoerder.
• Stap 3: De uitvoerder voert de taak uit en meldt deze gereed.
• Stap 4: De definitieve uitvoering wordt gecontroleerd en goedgekeurd.

Vastleggen van gespreksnotities en herinneringen

Dit feature is ook uitstekend geschikt voor kleinere administratieve taken. Leg snel gespreksnotities, telefoonnotities of actiepunten vast en wijs ze aan jezelf of een collega toe als opvolgtaak. Dit verhoogt de efficiëntie en zorgt ervoor dat er geen losse eindjes blijven liggen.