Betaallijst documenten handmatig betalen

Je kunt de betaallijst gebruiken om handmatig je documenten te betalen of om een verzamelbestand (SEPA betaalbestand) te maken waarmee je een aantal documenten tegelijkertijd betaalt. 

In dit artikel kun je lezen hoe je de betaallijst kunt gebruiken voor het handmatig betalen van documenten. 

Voor een uitgebreide beschrijving van het betalen via een SEPA betaalbestand zie artikel Betaallijst documenten betalen via SEPA betaalbestand.

Alleen een gebruiker met de rol 'Financiële administratie', 'Externe accountant' of 'Directie' kan documenten handmatig betalen.

Een gebruiker kan:

• de openstaande posten van een relatie bekijken
• één of meer documenten als betaald markeren
• één of meer documenten in de wacht zetten
• de vervaldatum van één of meer documenten wijzigen
• een taak voor een document aanmaken of bewerken
• het document bekijken
• de relatie bekijken.

Beweeg met je muis boven het icoon Bank in de navigatiebalk en klik vervolgens op Betaallijst.  

Het volgende scherm wordt geopend:

Wanneer je gebruik maakt van Yuki Workflow (taken en/of facturen goedkeuren) kan er een automatische goedkeuringsprocedure voor facturen worden opgezet. In dat geval geeft de melding in de kolom Taak dan aan dat de 'ingestelde' verantwoordelijke persoon de taak om de documenten goed te keuren voor betaling nog niet heeft uitgevoerd (in behandeling).

TIP!

In de weergaven 'Te betalen', 'Wachtend op goedkeuring' en 'Onderweg' kun je de documenten filteren op Betalen voor. Geef hier aan of alle documenten worden getoond die betaald moeten worden voor, op of na de geselecteerde datum.

TIP!

Controleer voordat je een betaling uitvoert of er in de kolom Openstaand een uitroepteken voor het document staat. Dit betekent dat er bij de leverancier nog betalingen of creditnota's open staan die nog niet gematcht zijn en dus mogelijk nog met dit document verrekend kunnen worden. 

Om deze openstaande posten te bekijken en indien mogelijk te matchen voordat je verder gaat met een betaling aan deze leverancier, beweeg je met je muis boven de regel van het desbetreffende te betalen document, klik je op de knop met de drie puntjes en selecteer je vervolgens de menuoptie Bekijk openstaande posten van relatie in het dropdownmenu.

Het volgende scherm wordt geopend:

Documenten als betaald markeren 

Telkens als je betalingen handmatig aangemaakt en uitgevoerd hebt in het internetportaal van je bank, kun je in de werklijst Te betalen de desbetreffende posten selecteren en vervolgens bovenin het scherm klikken op Markeer als betaald.

De documenten verdwijnen nu uit de betaallijst. 

Door de documenten handmatig bij de bank te betalen en in Yuki te markeren als betaald, kun je goed bijhouden welke documenten betaald zijn en nog betaald moeten worden.

TIP!

Om één document te markeren als betaald, beweeg je met de muis boven de regel van het desbetreffende document, klik je op de knop met de drie puntjes en selecteer je vervolgens de menuoptie Markeer als betaald in het dropdownmenu.

Documenten in de wacht zetten

Als je bepaalde documenten tijdelijk wilt blokkeren om te voorkomen dat deze al betaald worden, kun je deze in de wacht zetten. 

Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Betaallijst documenten blokkeren of vrijgeven voor betaling.

Vervaldatum van documenten wijzigen

Vóórdat je documenten gaat betalen heb je de mogelijkheid om, indien nodig, de vervaldatum van documenten te wijzigen. Selecteer in de werklijst Te betalen alle documenten waarvan de vervaldatum gewijzigd moet worden en klik vervolgens bovenin het scherm op Wijzig vervaldatum. 

Het volgende scherm wordt geopend:

De vervaldatum kan niet worden ingesteld voor de huidige vervaldatum van het te betalen document.

Voer de nieuwe vervaldatum in en klik vervolgens op de knop Bewaren. 

De vervaldatum van alle geselecteerde facturen is nu gewijzigd.

TIP!

Om de vervaldatum van één document te wijzigen, beweeg je met de muis boven de regel van het desbetreffende document, klik je op de knop met de drie puntjes en selecteer je vervolgens de menuoptie Wijzig vervaldatum in het dropdownmenu.

Taak voor document aanmaken of bewerken

Je kunt een nieuwe taak voor een te betalen document aanmaken of een bestaande taak wijzigen of afhandelen (afhankelijk van gebruikersrol).

beweeg met je muis boven de regel van het desbetreffende te betalen document, klik op de knop met de drie puntjes en selecteer vervolgens de menuoptie Nieuwe taak of Taak bewerken in het dropdownmenu.

Voor een uitgebreide beschrijving van taken of workflowregels (automatisch aanmaken van taken o.b.v. informatie in het document) zie artikel Nieuwe taak aanmaken of Workflowregel aanmaken.

Document bekijken

• Klik op het onderwerp van het document
  OF

• Beweeg met je muis boven de regel van het desbetreffende document, klik op de knop met de drie puntjes en selecteer vervolgens Bekijk document in het dropdownmenu.
  
  
  

In het nu geopende scherm kan het document, indien nodig, worden aangepast of kunnen er bewerkingen op de factuur worden uitgevoerd.

Relatie bekijken

Beweeg met je muis boven de regel van het desbetreffende document, klik op de knop met de drie puntjes en selecteer vervolgens Bekijk relatie in het dropdownmenu.

De relatiekaart van de desbetreffende relatie wordt nu geopend.