Workflowregel aanmaken

Met workflowregels kun je na het verwerken van een document automatisch een taak aanmaken voor een gebruiker in je domein op basis van de informatie in het document. Op die manier kun je het document bij iemand onder de aandacht brengen of aan iemand ter goedkeuring voor betaling aanbieden.

De functie Workflowregels is enkel beschikbaar indien een gebruiker met de rol 'Directie' de bundel Medium, Large of Unlimited heeft gekozen via de Yuki Store in het domein.

Alleen een gebruiker met een 'Backoffice' rol in het domein of de rol 'Directie', 'Financiële administratie' of 'Externe accountant' kan een workflowregel aanmaken.

Beweeg met je muis boven het icoon Archief in de navigatiebalk en klik vervolgens op Workflowregels. 

Het volgende scherm wordt geopend:

Om een nieuwe workflowregel aan te maken, klik je op de knop + Nieuw.

Het volgende scherm wordt geopend:

Invoer

Selecteer eerst aan de invoerzijde aan welke criteria het document moet voldoen:

• Documentsoort: Momenteel worden enkel inkoopfacturen en declaraties ondersteund.
• Relatie: Dit veld is niet verplicht. Als je een taak wenst aan te maken voor facturen van een bepaalde leverancier of declaraties van een werknemer, selecteer hier dan die leverancier of werknemer. Laat anders het veld leeg.
• Administratie: Dit veld is niet verplicht. Als je een taak wenst aan te maken voor documenten van een bepaalde administratie, selecteer hier dan die administratie. Laat anders het veld leeg.
• Bedrag: Wil je bijvoorbeeld dat een factuur tot 10.000 euro naar persoon X gaat en alles daarboven naar persoon Y, maak dan twee workflow regels aan. De eerste is dan van 0 - 10.0000 euro, de tweede van 10.000 - (leeg veld).
• Grootboekrekening: Dit veld is niet verplicht. Als je een taak wenst aan te maken voor facturen die op een bepaalde grootboekrekening geboekt zijn, selecteer hier dan die grootboekrekening. Laat anders het veld leeg. Bijvoorbeeld alles wat op Marketingmaterialen wordt geboekt moet goedgekeurd worden door persoon X.
• Betaalwijze: Indien je enkel een taak wenst aan te maken indien de factuur nog betaald moet worden via Overschrijving, selecteer dan hier die betaalwijze.
• Prioriteit: Het kan voorkomen dat een factuur aan meerdere regels voldoet. In dat geval bepaalt de prioriteit welke regel wordt uitgevoerd en dus welke taak wordt aangemaakt. Begin dus eerst met regels van prioriteit 4 of 5 en ga daarna speciale regels aanmaken die een hogere prioriteit hebben dan de algemene regels.
  Een voorbeeld: Als je altijd alle facturen met een bedrag groter dan 10.000 euro zelf wenst goed te keuren dan maak je een regel aan waarbij je alle invoervelden leeg laat, behalve het bedrag veld. Je geeft die regel dan de hoogste prioriteit.

Output

Nadat je de invoer criteria hebt bepaald dien je enkel nog te definiëren welke taak je wenst aan te maken en voor wie (de uitvoer):

• Taaksoort: Selecteer de taaksoort die automatisch aangemaakt moet worden als aan alle criteria wordt voldaan.
• Gebruiker: Bij het definiëren van de taaksoort wordt bepaald naar wie een taak gaat als deze wordt aangemaakt.
  
  Heb je bij de taaksoort bij stap 1 (Goedkeuren) aangegeven dat de taaksoort door een handmatig te selecteren gebruiker moet worden aangemaakt, dan kun je hier bij de workflowregel bepalen welke gebruiker dat is.
  Wil je dat een taak bijvoorbeeld altijd naar de beheerder van het project gaat die aan het document gekoppeld is, dan dien je dat bij de taaksoort aan te geven.
  
  LET OP!
  De gebruiker hoeft niet te zijn aangemaakt als werknemer in een administratie in het domein. Hij of zij moet wel toegang hebben tot de administratie waarvoor de workflowregel wordt aangemaakt.