Workflowregel aanmaken

Het feature Workflowregels is enkel beschikbaar indien een gebruiker met de rol 'Directie' de bundel Medium, Large of Unlimited heeft gekozen via de Store in het domein.

Met workflowregels kun je na het verwerken van een document automatisch een taak toewijzen aan een specifieke gebruiker binnen het domein. Dit gebeurt op basis van de gegevens in het document (zoals leverancier, bedrag of categorie).

Dit is met name handig om:

• Een document direct onder de aandacht van een specifieke collega te brengen.
• Facturen geautomatiseerd ter goedkeuring voor betaling voor te leggen.

Rechten en rollen

Alleen een gebruiker met een 'Backoffice' rol in het domein of de rol 'Directie', 'Financiële administratie' of 'Externe accountant' kan een workflowregel aanmaken.

Toegang tot Workflowregels

Om toegang te krijgen:

• klik je op het icoon Archief in de navigatiebalk
• klik je vervolgens op Workflowregels. 

Workflowregel aanmaken

Om een nieuwe workflowregel aan te maken:

• klik je in het overzicht van de workflowregels linksboven op de knop + Nieuw
  
  
  Het volgende scherm wordt geopend:
  
  

Een regel bestaat uit twee onderdelen: de Invoer (de voorwaarden) en de Uitvoer (de actie).

Invoer (Criteria bepalen)

Stel hier in aan welke voorwaarden een document moet voldoen voordat de workflowregel in werking treedt:

• Documentsoort: Selecteer het type document. Momenteel worden Inkoopfacturen en Declaraties ondersteund.
• Relatie (optioneel): Selecteer een specifieke leverancier of werknemer. Laat dit veld leeg als de regel voor alle relaties moet gelden.
• Administratie (optioneel): Selecteer de administratie waarop de regel van toepassing is. Laat dit veld leeg als de regel domeinbreed moet gelden.
• Bedrag: Geef een drempelbedrag op.
  Voorbeeld: Moeten facturen tot € 10.000 naar collega X en daarboven naar collega Y? Maak dan twee aparte regels aan:
  • Regel 1: 0 tot 10.000
  • Regel 2: 10.000 tot (laat eindbedrag leeg)
• Grootboekrekening (optioneel): Koppel de regel aan een specifieke grootboekrekening (bijv.: alle documenten op de rekening Marketingkosten toewijzen aan de marketingmanager).
• Betaalwijze (optioneel): Filter op betaalwijze, bijv. wanneer enkel documenten met de status Overschrijving gecontroleerd hoeven te worden.
• Prioriteit: Bepaalt de volgorde van uitvoering wanneer een document aan meerdere regels tegelijk voldoet.
  
  TIP!
  Geef algemene standaardregels een lagere prioriteit (bijvoorbeeld prioriteit 4 of 5).
  
  Voorbeeld: Geef specifieke uitzonderingsregels (zoals "Alle facturen boven € 10.000 altijd ter goedkeuring naar de directie") de hoogste prioriteit (prioriteit 1).

Output (Taak toewijzen)

Bepaal wat er moet gebeuren zodra een document aan alle bovenstaande criteria voldoet:

• Taaksoort: Selecteer het type taak dat automatisch moet worden aangemaakt (bijv. Goedkeuren voor betaling).
• Gebruiker: Bepaal aan wie de taak wordt toegewezen:
  • Heb je bij de taaksoort bij stap 1 (Goedkeuren) aangegeven dat de taaksoort door een handmatig te selecteren gebruiker moet worden aangemaakt, dan kun je hier bij de workflowregel bepalen welke gebruiker dat is.
  • Moet een taak dynamisch worden toegewezen (zoals automatisch naar de projectbeheerder van het gekoppelde project)? Dan stel je dit direct in binnen de instellingen van de taaksoort zelf.
    
    LET OP!
    De toegewezen gebruiker hoeft niet geregistreerd te staan als werknemer binnen de administratie, maar moet wel toegang hebben tot de betreffende administratie.