In Yuki heb je de mogelijkheid om analytisch te boeken. Analytische boekingen worden extracomptabel verwerkt wat betekent dat deze dus niet daadwerkelijk op grootboekrekeningen in je administratie worden geboekt. Deze boekingen van kosten en opbrengsten worden volgens een analytisch plan (view) toegewezen aan bepaalde dimensies zoals bijvoorbeeld kostenplaatsen en kostendragers.  

 

Een bekend voorbeeld van kostenplaatsen zijn afdelingen binnen een bedrijf,  kostendragers zijn eindproducten waaraan de kosten zijn verbonden.


Als ondernemer is het interessant om inzicht te hebben in waar bepaalde kosten en opbrengsten vandaan komen zodat de bedrijfsprocessen geanalyseerd en waar nodig bijgestuurd kunnen worden.  


In een domein of een administratie kun je werken met één of twee lagen (dimensies) bovenop het rekeningschema die zelf benoemd kunnen worden en waarin binnen elke dimensie de transacties toegewezen kunnen worden aan bepaalde analytische grootboekrekeningen. Door te werken met dimensies blijft het rekeningschema van je boekhouding overzichtelijk.


Rapportage analytische boekhouding

Voor een analytische boekhouding is het ook van belang dat er rapportages kunnen plaatsvinden op basis van de dimensies met de benodigde totaaltellingen per boekingsperiode, per jaar en in vergelijking met andere periodes en jaren. 

Yuki biedt hiervoor drie overzichten:


Het feature 'Analytisch boekhouden' is geïntegreerd in de Boekhouding functionaliteit.


Yuki Analytisch boekhouden is alleen beschikbaar wanneer een gebruiker met de rol 'Directie' de bundel Large of Unlimited heeft gekozen via de Yuki Store in het domein.    


Het feature 'Analytisch boekhouden' is alleen voor een gebruiker met de rol 'Portaalbeheerder', 'Portaal backoffice', 'Directie', 'Financiële administratie' of 'Externe accountant' beschikbaar.



Analytische boekhouding opzetten

Zet je analytische boekhouding (met een of meer analytische views) op met de hulp van jouw accountant. Bepaal eerst welke gegevens je uiteindelijk wilt bekijken in de overzichten van je analytische boekhouding en hoe gedetailleerd deze gegevens moeten zijn. Gebruik deze gegevens als uitgangspunt om de analytische view(s) in Yuki op te bouwen.


Stappen die je moet doorlopen om in Yuki een analytische boekhouding in Yuki op te zetten:

  • Analytische view aanmaken
    Een analytische view is in feite een plan dat je maakt om verschillende kosten en baten aan je view toe te wijzen en deze vervolgens te analyseren. Voorbeelden van een view zijn: afdeling, project, etc.
  • Scope aanmaken
    In een scope bepaal je welke transacties moeten worden geanalyseerd binnen je analytische view. Deze vormen als het ware de invoer van je analytische boekhouding. Voorbeelden van een scope zijn: een reeks grootboekrekeningen, de naam van een relatie, etc.
    Je moet tenminste één scope aanmaken.
  • Dimensies beheren (voor meer geavanceerde overzichten)
    Om meer geavanceerde overzichten te kunnen genereren moet je een dimensie als label aan een waarde koppelen.
    Binnen elke dimensie moet een label en ten minste één optie worden vastgelegd.
  • Waarde aanmaken
    De categorieën waaraan je transacties kunt toewijzen die binnen jouw scope vallen, worden waarden genoemd. Voorbeelden van waarden voor bijvoorbeeld de analytische view 'Omzet en kosten per afdeling' zijn Verkoop, Inkoop, Administratie en Support.
    Je kunt een onbeperkt aantal waarden aanmaken.
  • Verdeelsleutel aanmaken (voor verdeling omzet en/of kosten over meerdere waarden)
    Een verdeelsleutel kan worden ingesteld als de output voor een toewijzingsregel. Binnen een verdeelsleutel moet je minstens één gewicht definiëren die een transactie automatisch over meerdere waarden verdeelt.
    Het gewicht van een verdeelsleutel bepaalt dus hoe de omzet en kosten van de transacties automatisch zullen worden verdeeld over de verschillende waarden.
    Een voorbeeld is huisvestingskosten verdelen over de verschillende afdelingen.
  • Toewijzingsregel aanmaken
    Een toewijzingsregel wijst automatisch de verwerkte transacties die binnen de door jouw aangemaakte scope vallen toe aan een waarde of een verdeelsleutel.


Elke stap wordt in een afzonderlijk artikel uitgebreid beschreven.


Voorbeeld analytische view 'Omzet en kosten per afdeling' 

Stel dat je binnen een organisatie met vier afdelingen werkt: Verkoop, Inkoop, Administratie en Support. 


Na het toewijzen van de transacties aan de analytische grootboekrekeningen kan er bijvoorbeeld een overzicht worden bekeken met omzet en kosten per afdeling, te weten:


Afdeling Verkoop:

  • omzet
  • totale omzet 
  • huisvestingskosten
  • verkoopkosten
  • overige bedrijfskosten
  • personeelskosten
  • etc.
  • totale kosten.


Dit overzicht kan natuurlijk ook worden bekeken voor de afdelingen Inkoop, Administratie en Support.


Anderzijds kan er bijvoorbeeld ook een overzicht worden bekeken met de kosten per grootboekrekening voor elke afdeling zoals de grootboekrekening '41000 Huur bedrijfspand'.


Grootboekrekening '41000 Huur bedrijfspand':

  • Afdeling Verkoop
  • Afdeling Inkoop
  • Afdeling Administratie
  • Afdeling Support.


Analytische view bouwen

De analytische view 'Omzet en kosten per afdeling' kan als volgt worden gebouwd:

  • Scopes:
    • Grootboekrekeningtype: Omzet
    • Grootboekrekeningtype: Kosten.
  • Dimensie: Afdeling
    Waarden: Verkoop, Inkoop, Administratie en Support.
  • Verdeelsleutels:
    • Huisvestingskosten (evenredige verdeling)
      Gewicht:
      • Waarde Afdeling Verkoop, Aandeel 25
      • Waarde Afdeling Inkoop, Aandeel 25
      • Waarde Afdeling Administratie, Aandeel 25
      • Waarde Afdeling Support, Aandeel 25.
    • Personeelskosten (verdeling op basis van aantal werknemers)
      Gewicht:
      • Waarde Afdeling Verkoop, Aandeel 6
      • Waarde Afdeling Inkoop, Aandeel 3
      • Waarde Afdeling Administratie, Aandeel 4
      • Waarde Afdeling Support, Aandeel 2.
    • Telefoon- en internetkosten (groter aandeel van afdeling Verkoop en Support)
      Gewicht:
      • Waarde Afdeling Verkoop, Aandeel 35
      • Waarde Afdeling Inkoop, Aandeel 15
      • Waarde Afdeling Administratie, Aandeel 15
      • Waarde Afdeling Support, Aandeel 35.
  • Toewijzingsregels:
    • Invoer grootboekrekeningen '80000-80008' toewijzen aan output waarde 'Afdeling Verkoop'
    • Invoer grootboekcategorie 'Kostprijs van de omzet' toewijzen aan output waarde 'Afdeling Inkoop'
    • Invoer grootboekcategorie 'Huisvestingskosten' toewijzen aan output verdeelsleutel 'Huisvestingskosten' 
    • Invoer grootboekcategorie 'Kantoorkosten' toewijzen aan output waarde 'Afdeling Administratie'
    • Invoer grootboekcategorie 'Verkoopkosten' toewijzen aan output waarde 'Afdeling Verkoop'
    • Invoer grootboekrekening 'Vakliteratuur' toewijzen aan output waarde 'Afdeling Support'
    • Invoer grootboekcategorie 'Salarissen, sociale lasten en vergoedingen' toewijzen aan output verdeelsleutel 'Personeelskosten'
    • Invoer grootboekrekening 'Telefoon- en internetkosten' toewijzen aan output verdeelsleutel 'Telefoon- en internetkosten'.