Workflow 'facturen vrijgeven voor betaling' beheren

Als de workflow eenmaal goed is ingesteld kun je starten om het vrijgeven van facturen voor betaling in de praktijk te brengen.

De volgende personen hebben hier een rol in:

• Degene die de workflow initieert en bewaakt
• Degene (meestal manager of inkoper) die facturen moet goedkeuren
• Degene die de betalingen uitvoert (SEPA betaalbestand).

Degene die de workflow initieert en bewaakt

Dit is de persoon (of personen) in het bedrijf die ervoor zorgt dat elke factuur onder de aandacht komt bij de juiste persoon (manager) die kan bepalen of een factuur vrijgegeven kan worden voor betaling. Deze persoon heeft de volgende taken:

• Taak aanmaken: initieer voor elke factuur die nog goedgekeurd moet worden een taak voor de juiste persoon.
• Taak controleren: controleer regelmatig (bijvoorbeeld wekelijks) of de uitstaande taken niet te lang in de wacht staan bij de managers.
• Facturen vrijgeven: zorg ervoor dat alle goedgekeurde taken ook worden vrijgegeven en in de betaallijst terecht komen.

Taak aanmaken

Doorloop de volgende stappen om ervoor te zorgen dat er voor elke goed te keuren factuur een taak voor de juiste persoon wordt geïnitieerd:

• Beweeg met je muis boven het icoon Bank in de navigatiebalk en klik vervolgens op Betaallijst.
• Zorg ervoor dat de kolom Taak in de betaallijst wordt getoond. Pas indien nodig de getoonde kolommen aan door te klikken op de knop Pas de getoonde kolommen aan.
• Filter de betaallijst door in het dropdownmenu In behandeling te selecteren.
  
  

n de kolom Taak zie je nu één van de volgende symbolen:

	Nog geen taak aanwezig
	Taak staat te wachten bij manager ter goedkeuring
	Taak is goedgekeurd en kan worden vrijgegeven
	Taak is afgekeurd. Factuur mag nog niet betaald worden
	Taak heeft al de status Vrijgegeven

Om een taak aan te maken voor een factuur, klik je op het witte bolletje (Geen taak). Het volgende scherm wordt geopend:

Het veld Taak voor: is alleen zichtbaar wanneer de taaksoort 'Vrijgeven voor betaling' is ingesteld op Handmatige selectie. Typ eventueel een toelichting in het veld Notities, bijvoorbeeld "Met spoed beoordelen, factuur staat al een tijdje open". De rest is al ingevuld. Klik op de knop Bewaren. De taak is nu verstuurd. Die persoon krijgt een mail (als dat bij de taaksoort 'Vrijgeven voor betaling' zo is ingesteld) en ziet de vraag en het bijbehorende document.

Taak controleren

Om een taak te bekijken klik je op één van de andere symbolen. Je krijgt dan het document te zien met daarnaast de taak. Je kunt daar direct weer actie ondernemen zoals een tweede goedkeuring vragen, meer informatie opvragen of de taak vrijgeven en daarmee de factuur vrijgeven.

Facturen vrijgeven

Je kunt op twee manieren de facturen vrijgeven:

• Eén voor één: Je opent de taken die zijn goedgekeurd. Je controleert of aan alle voorwaarden is voldaan en zo ja, dan klik je op de knop Vrijgeven. Het document dat eraan hangt wordt dan automatisch weer vrijgegeven.
• In bulk: Je vinkt in de lijst 'In Behandeling' de facturen aan waarvan je ziet dat ze zijn goedgekeurd. Je klikt vervolgens op de knop Vrijgeven voor betaling.

Spreek goed af met de manager hoe de procedure moet gaan werken:

• Welke facturen mogen al zelf door jou worden vrijgegeven bijvoorbeeld facturen met een klein bedrag of bepaalde vaste facturen?
• Welke facturen moeten door wie worden goedgekeurd?
• Welke facturen moeten eventueel door twee personen goedgekeurd worden voordat ze mogen worden vrijgegeven?

Degene die facturen moet goedkeuren

Degene die facturen moet goedkeuren werkt het beste vanuit zijn of haar persoonlijke takenlijst. Het is aan te bevelen een icoon op je desktop te plaatsen voor de taken. Je ziet dan direct hoeveel taken je nog open hebt staan. Die knop geeft je ook direct toegang tot het overzicht met je openstaande taken. Die lijst kun je ook bereiken via Taken in de module Agenda. Kom je niet zo vaak in Yuki dan kun je ook elke keer een mail krijgen als je een taak ontvangt. Je kunt die ook volgen op de Smartphone app van Yuki.

Als je een taak opent zie je links in je scherm het document en rechts de taak. Beoordeel de factuur, geef altijd even wat commentaar (bijvoorbeeld "Beoordeeld en OK")  en klik op de knop 'Goedkeuren'. Is de taak eigenlijk niet voor jou dan kun je hem ook doorsturen naar een andere persoon of terugsturen naar de degene die de taak heeft aangemaakt. Selecteer die persoon bij 'Taak voor', geef wat commentaar en klik op de knop 'Bewaren'.

Degene die betalingen uitvoert (SEPA betaalbestand)

Deze persoon werkt het beste vanuit de Betaallijst (in de Bank functionaliteit). Selecteer in de betaallijst de weergave 'Betaalbaar gesteld'. Zorg ervoor dat de kolom 'Taak' in de betaallijst wordt getoond. Controleer of de zaken die je wenst te betalen goedgekeurd zijn (icoon met open handje). Als je toch wat meer wilt weten over de taak , klik dan op dat icoon om de bijbehorende taak te openen. Als je klaar bent, selecteer dan de facturen die je wenst te betalen, selecteer de bankrekening van waaruit je wenst te betalen en klik op de knop 'Bereid betaling voor'.